Gerenciamento de Projetos: 11 melhores práticas para uma gestão mais eficiente

Mais de 50% dos projetos falham na execução. Por isso, muitos gerentes de projeto buscam melhorar suas práticas para que seus projetos permaneçam no caminho certo e alcancem o sucesso. Para te ajudar nessa caminhada, separamos 11 sugestões de boas práticas para um gerenciamento de projetos mais eficiente. Aproveite!

1.      Planeje o escopo do projeto com o máximo de detalhes possível

O escopo do projeto é o documento que descreve o que, porque e como o projeto será executado. Ele vai servir de referência e consulta para todos os envolvidos no projeto, e por isso precisa ser detalhado o máximo possível. É fundamental definir com clareza quais são os objetivos do projeto, quem são os responsáveis pela execução, quais recursos são necessários, qual é o prazo final e assim por diante.

Se isso não for feito com detalhes e antes de o projeto começar, é muito provável que surjam dúvidas no meio do caminho e, com as falhas de comunicação, a execução pode começar a sair dos trilhos.

2.      Certifique-se de que mudanças no escopo sejam validadas pela diretoria

Ainda falando sobre escopo, você precisa prestar atenção a mais um detalhe: as mudanças. É natural que sejam feitas mudanças no escopo ao longo da execução, já que podem surgir obstáculos ou vias mais fáceis para chegar até o objetivo final.

O importante é que as mudanças feitas no escopo passem pela aprovação da diretoria, que pode ter opiniões diferentes sobre as mudanças propostas. Se uma mudança no escopo não passar pela validação e ir direto para a execução, pode ser que um diretor chegue no meio do caminho e não a aprove. Nesse caso, o retrabalho vai entrar em cena e atrasar a entrega do projeto. Por isso é tão importante receber a aprovação primeiro!

3.      Identifique os limites no início

Tão importante quanto definir o que deve ser feito no projeto é determinar o que não deve ser feito. Afinal, existem limites que devem ser respeitados, como a quantidade de recursos humanos, financeiros e de tempo. Por isso, uma boa prática no gerenciamento de projetos é identificar esses limites antes mesmo de começar a executar o projeto. A declaração do escopo é o melhor lugar para descrever os limites e as exclusões do projeto. Leia mais sobre isso no nosso post sobre escopo do projeto.

4.      Determine os riscos antes de começar a execução do projeto

Grande parte dos projetos que falham não são estruturados e preparados contra os riscos que podem ocorrer durante a execução. Assim, uma prática fundamental para o sucesso do projeto é determinar os riscos antes de dar o pontapé inicial.

Claro que você não irá conseguir prever tudo que pode “dar errado” na execução do projeto, já que isso é praticamente impossível, mas foque em identificar as coisas mais prováveis de acontecer para estar prevenido se os riscos se confirmarem.

5.      Utilize um cronograma

A terceira sugestão diz respeito ao uso de um cronograma para monitorar o andamento do projeto, uma ferramenta que organize as atividades na ordem de execução e que determine o prazo para cada uma. Em meio a tantas etapas, pode ser fácil se perder, esquecer alguma atividade ou acabar perdendo prazos importantes. A melhor maneira de evitar esse tipo de falha é construindo um cronograma de projeto bem estruturado, como esse:

construindo um cronograma de projeto bem estruturado

Quer saber como fazer isso? Dê uma olhada no nosso texto completo que explica em 5 passos como fazer um cronograma de projeto ideal, ou então assista ao webinar gratuito como elaborar um cronograma para ver o passo a passo na prática.

6.      Tenha uma ferramenta eficiente para controlar o cronograma do projeto

Controlar o cronograma do projeto com papel e caneta não é o ideal. Além de ser inviável pela quantidade de pessoas que precisam ter acesso ao cronograma, é difícil fazer alterações entre as etapas caso uma atrase ou se adiante. Sugerimos, então, que você utilize uma ferramenta que permita controlar o cronograma de projetos, como o Artia.

Com o Artia, você pode criar um cronograma online acessível para todos os envolvidos, organizando todas as etapas, prazos e responsáveis de forma visual e fácil de entender.

7.      Não deixe de usar indicadores de performance

Não há maneira mais confiável de avaliar o andamento do seu projeto como utilizar indicadores de performance (KPIs). Mesmo tendo consciência disso, alguns gerentes de projeto acabam ignorando a necessidade de utilizar indicadores e baseiam-se apenas em informações rasas para gerenciar o projeto. O resultado é uma gestão confusa, muito mais suscetível a falhas e atrasos, que faz com que a equipe também trabalhe “no escuro”.

Ao utilizar os indicadores de performance para guiar o gerenciamento do projeto, o gerente tem muito mais informações para tomadas de decisão, pode otimizar recursos e manter o projeto nos trilhos do começo ao fim. Se perceber que uma atividade vai atrasar, por exemplo, pode alocar mais pessoas para agilizar o trabalho e entregar o resultado no prazo.

8.      Considere as expectativas dos stakeholders

Os stakeholders do projeto, isto é, as partes interessadas (tanto os envolvidos com o trabalho quanto os que esperam resultados), precisam ser considerados em todas as etapas. É preciso lembrar que o projeto tem objetivos a serem cumpridos e expectativas que precisam ser atendidas, e o conhecimento destes requisitos só acontece quando a equipe de gerenciamento do projeto identifica cada parte interessada.

9.      Faça uma reunião de alinhamento inicial (kick-off)

O sucesso do projeto depende muito do envolvimento e do comprometimento da equipe. Uma forma de garantir o alinhamento de todos os colaboradores e envolve-los na execução do projeto é fazer uma reunião de kick-off, o “pontapé inicial” do projeto. Nessa reunião, o gerente de projetos deve ouvir sugestões sobre as atividades do projeto, alinhar os objetivos e as responsabilidades de cada um e favorecer um clima amistoso para o trabalho em equipe.

Uma possibilidade é fazer estas reuniões fora do ambiente de trabalho, em lugares alternativos, como forma de deixar os envolvidos mais à vontade e confortáveis para contribuir com suas opiniões.

10. Peça feedback sobre os seus métodos de gestão e como melhora-los

Saber a maneira certa de gerir um projeto nem sempre é fácil, afinal, não há uma receita pronta. Cada projeto é uma situação diferente, com expectativas, stakeholders, limites e dificuldades diferentes, e o GP precisa saber contornar todas elas para garantir o sucesso da execução.

Isso leva os gerentes de projeto a testar vários métodos de gestão, tentando encontrar a medida certa para gerenciar o projeto. Para saber qual funciona ou não a melhor solução é perguntar para a equipe do projeto, pedir feedback e ouvir sugestões construtivas. Assim, é natural que a cada feedback o GP vá melhorando seus métodos cada vez mais.

11. Faça uma reunião de encerramento para compartilhar as lições aprendidas

Além de fazer uma reunião para iniciar o projeto, é interessante reunir a equipe para encerra-lo. Esta reunião pode ser útil não só para apresentar os resultados do trabalho, mas também para que cada integrante da equipe do projeto compartilhe as lições que aprendeu durante a execução.