Entenda o que são KPIs e como identificar os mais adequados ao seu projeto
Você sabe quais KPIs são os mais adequados para os seus proejtos? Cada vez mais líderes têm procurado métricas, ferramentas e estratégias que auxiliem na gestão de seus projetos. O bom gestor hoje é, sem dúvidas, aquele que consegue metrificar bem os fatores dos projetos que gerencia – principalmente os fatores críticos.

A expectativa de qualquer diretoria com seus gestores é que os projetos não apenas aconteçam, mas sim que sejam executados de forma saudável e planejada. O papel do gestor, portanto, inclui metrificar seus projetos para entreguem o máximo de resultado com o mínimo de esforço e custo.

Existem diversas ferramentas e métricas de projeto. Uma indispensável para todo bom gestor são os KPIs, métricas com foco nas questões mais críticas de um projeto. E aí? Ficou interessado em saber mais? Então continue a leitura gente e saiba tudo!

O que são KPIs

KPIs são métricas de análise de desempenho para indicar fatores críticos relacionados a qualquer projeto de uma empresa. É importante entender a diferença: todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. Em inglês, “Key Performance Indicators”, são “indicadores-chave de performance”: enquanto as métricas observam um comportamento em um longo período de tempo, um KPI dá foco a questões críticas que influenciam diretamente no resultado do projeto.

Todo projeto tem questões críticas que, sem a devida atenção e metrificação, podem frustrar o resultado planejado. Por meio do uso de KPIs o gestor pode identificar onde estão ocorrendo ruídos na comunicação, atrasos de produção, falhas de entrega etc. e, a partir disso, tomar decisões assertivas em direção às soluções possíveis.

5 características de todo KPI

Os indicadores de performance (KPIs) que você escolher para o seu projeto devem, necessariamente, ter algumas características para que realmente sirvam como a métrica necessária. Neste post você verá como escolher os mais adequados à sua realidade, mas independente disso, todo KPI deve ser:

  1. Mensurável: um KPI só tem validade quando é possível analisar seus dados e fatores e oferecer a líder e equipe uma informação mensurada do assunto em questão (seja análise de custo, produtividade, tempo investido etc.);
  2. Atingível: um KPI para indicação e metrificação de prazo, por exemplo, precisa, assim como qualquer meta, ser atingível – e não construído com base em uma realidade idealista que não seja condizente com o dia a dia da equipe;
  3. Compreensível: um KPI, uma métrica ou qualquer outro indicador só tem serventia se os envolvidos conseguirem compreender os dados indicados. Lembre-se: um indicador pode ser complexo, mas nunca complicado. Clareza é fundamental para a eficácia de um KPI;
  4. Temporal: um KPI que não considere um tempo específico não é um KPI nem uma métrica efetiva. É necessário delimitar em que tempo e contexto a métrica será aplicada;
  5. Realista: um KPI deve ser realista ao ponto de o gestor poder apresentar abertamente à equipe que pontos foram levados em consideração para fundamentar o indicador. Pra isso, o indicador deve ser utilizado de maneira realista a todos os contextos envolvidos no projeto.

O que posso metrificar com um KPI?

Ao aplicar um KPI em seu projeto possível metrificar situações críticas como custos, prazos, produtividade etc. Existem infinitos KPIs e nem todos se adequam a todo tipo de projeto, mas alguns são indispensáveis para que todo gestor consiga metrificar seus resultados. Entre os KPIs mais utilizados, vamos falar de três que podem trazer benefícios imediatos para gestores e equipes que o colocarem em prática! Confira:

KPI para metrificar desvio de esforço

O cronograma de um projeto inclui, indispensavelmente, um planejamento de quanto esforço será gasto para uma determinada entrega. Esse planejamento pode ser em horas, dias ou meses, dependendo do tamanho da demanda, e também em sprint, no caso de metodologias ágeis de projetos.

Essa estimativa de esforço pode ser baseada em experiência prévia, relatórios de projetos já executados ou na técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique), que consiste basicamente em estabelecer três estimativas de esforço (uma ótima, uma provável e uma péssima). A partir do resultado do uso deste KPI é possível avaliar onde o planejamento foi impreciso e aprimorá-lo para os próximos passos.

KPI para mensurar custos do projeto

Um dos indicadores mais utilizados, o IDC – Indicador de Desempenho de Custo serve para mensurar se os custos planejados para uma tarefa foram respeitados ou se o orçamento foi extrapolado. Essa mensuração é fundamental para que o orçamento global do projeto não seja comprometido e as correções necessárias possam ser colocadas em prática.

Em geral o IDC é calculado dividindo o valor realmente gasto na atividade pelo valor previsto. Se o cálculo resultar em 1, você está dentro do orçamento; se resultar em menos que 1, está fora do orçamento; e se resultar em mais que 1, está melhor do que orçamento previamente planejado.

KPI para metrificar a rentabilidade do projeto

O ROI (Retorno Sobre o Investimento) é possivelmente o KPI mais utilizado em todas as áreas de gestão que envolvam custo e lucro de projetos. O ROI consiste, basicamente, num cálculo que considera o lucro do projeto e dele subtrai o custo. Por exemplo: pelo desenvolvimento de um sistema a empresa cobrará 15 mil reais e terá um custo interno total de 5 mil reais. O KPI em questão indicará que o ROI, o retorno sobre o investimento, é de 10 mil reais.

Nosso e-book KPIs na gestão de projetos: o guia completo ensina como utilizar na prática algumas das técnicas aqui mencionadas, e o que significam os resultados das fórmulas. Acesse e continue seu aprendizado!

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4 passos para identificar os KPIs mais adequados para o seu projeto

Sabendo o que são KPIs, quais suas características principais e conhecendo alguns dos principais, sobre a pergunta: “Como identificar quais os KPIs mais adequados para o meu projeto?”. Para que você saiba como escolher os melhores indicadores para sua realidade, trouxemos 4 passos práticos para você executar hoje mesmo!

1. Avalie objetivos e demandas

Por melhor que seja um indicador, ele não terá nenhum sentido se não estiver em sintonia com as demandas do seu projeto e os objetivos de sua gestão. Por exemplo: se você está interessado em saber qual seu faturamento médio por venda, um KPI de ticket médio (valor vendido dividido pelo número de vendas) será muito mais útil do que um KPI de taxa de conversão (percentual de vendas conquistadas a cada tentativa);

2. Considere KPIs qualitativos e quantitativos

Para avaliar a entrega de projetos dentro do prazo ou um índice de produtividade de acordo com as demandas, um KPI quantitativo funciona bem por retirar a subjetividade dos dados. Agora, quando o assunto é a satisfação do cliente, interesse em novas compras ou possibilidade de fidelização e venda recorrente não bastam números – e KPIs qualitativos baseados em pesquisas e entrevistas podem funcionar bem.

3. Prefira KPIs com dados armazenáveis

Os indicadores de performance que você escolher terão serventia à sua demanda na hora da análise. Quando, porém, o gestor constrói não apenas uma análise de informações, mas uma base de dados com os KPIs utilizados, dá-se a possibilidade de levantamentos a posteriori que possam considerar as evoluções e os erros da equipe num longo prazo. Pra que isso seja possível, é indispensável escolher KPIs que se adequem as características que indicamos no começo deste post!

4. Gestão de projetos com indicadores faz toda a diferença!

Depois de se aprofundar sobre as possibilidades dos KPIs, certamente você conseguirá mensurar de forma muito mais qualificada a performance de sua equipe em seus projetos. Se você quiser fazer ainda mais por sua gestão, acesse nossa demonstração sobre como funciona o Artia, sistema completo para ajudar no gerenciamento de seus projetos!

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