5 passos para fazer um cronograma de projeto ideal

Devido ao dinamismo do mercado, cada vez mais os clientes exigem que os produtos sejam entregues com prazos curtos, custos menores e mais qualidade. Para suprir essa demanda, as empresas têm aumentado a sua preocupação em gerenciar melhor as suas atividades, usando o cronograma de projeto como um grande aliado nesse processo.

cronograma de projeto é um documento que evidencia todas as tarefas a serem cumpridas dentro de um determinado projeto, informando a data de início e fim, qual é a relação de dependência entre as atividades, e quais são os recursos necessários para atingir a finalidade da proposta.

Contar com um bom cronograma é imprescindível para que qualquer projeto seja executado de modo organizado, o que diminui os riscos para a empresa. Quer mais praticidade e organização no seu trabalho? Saiba como fazer um cronograma de projeto perfeito!

Qual é a função do cronograma e as vantagens de sua utilização

Além de promover a organização, o cronograma é uma ferramenta indispensável para gerenciar o tempo de um projeto. Trata-se da maneira mais eficiente de aumentar a produtividade, uma vez que indica quando uma tarefa tem que ser iniciada e concluída, apresentando um encadeamento lógico e sequencial.

A principal função do cronograma de projeto é assegurar que cada etapa de uma proposta seja entregue no prazo delimitado, evitando que a urgência e os atrasos causem impactos negativos para a empresa.

Entre as vantagens dessa ferramenta estão:

Estima o tempo das atividades

Por meio do cronograma de projeto, o gestor pode estimar quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade. Dessa forma, o seu planejamento ganha mais confiabilidade, aumentando as chances de torná-lo bem sucedido no geral.

Mostra o desempenho da equipe

Com base nos dados estruturados no cronograma e nas alterações de status efetuadas pela equipe, pode-se apurar quanto tempo está sendo gasto efetivamente para a execução de cada tarefa. Assim, você tem as informações necessárias para avaliar o nível de produtividade do seu time e se é preciso alterar algo para impedir a ocorrência de atrasos.

Suporta alocação de recursos

A partir do uso de um cronograma de projeto bem montado, sabe-se com exatidão quando um colaborador está disponível para executar uma nova atividade, se a equipe está com uma demanda de trabalho adequada à sua capacidade ou se há a necessidade de agregar outros profissionais para conseguir suprir a carga de atividades no prazo estimado.

Aumenta a eficiência geral

Melhora o desempenho da sua equipe por meio da otimização do uso dos recursos disponíveis, o que colabora para aperfeiçoar os resultados gerais do projeto, tornando a sua execução mais eficiente. Tudo isso interfere na qualidade do produto final entregue ao cliente, garantindo o cumprimento do orçamento e do prazo delimitados.

Como fazer o cronograma passo a passo

Há várias formas de elaborar o seu próprio cronograma de projeto, como aplicativos online e planilhas eletrônicas. Para mais praticidade, o ideal é que esse recurso faça parte da sua gestão de projetos, ou seja, utilizar um software de gestão que disponibiliza opções para construir o cronograma.

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Para desenvolver um cronograma de projeto eficiente, você deve seguir os passos abaixo:

1. Defina o escopo do projeto

Todo e qualquer projeto é criado a partir da definição do seu escopo. Durante esse processo, você deve determinar o que será feito e o que está fora de questão, quais serão os recursos necessários para executar as ações, o orçamento disponível para tal e a estimativa de tempo para que o escopo seja concluído e entregue com sucesso.

Com um escopo bem estabelecido, o gestor tem mais facilidade para identificar quais serão as etapas da proposta, como a entrega deve ser realizada em cada fase e como essas ações têm que ser executadas.

2. Elabore a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Após determinar o escopo do projeto, o próximo passo é estruturar as entregas a serem executadas por meio da EAP, cujo conceito é decompor o escopo que compõe a iniciativa, criando entregas menores e mais fáceis de serem gerenciadas.

Nessa etapa, você separa as atividades de nível macro para depois fazer o mesmo com as da categoria micro. Portanto, desmembre-as das maiores para as menores. Faça uma lista incluindo rigorosamente tudo que deve ser feito e entregue enquanto o trabalho está sendo executado.

3. Faça o sequenciamento das atividades

Feita a EAP, pegue a listagem feita anteriormente e faça uma nova lista, dessa vez, separando e gerenciando as atividades por ordem de importância e execução. Identifique qual é a interdependência entre elas – quando a realização de uma depende da finalização da outra.

Para evitar transtorno durante o desenrolar dos processos ou até mesmo o retrabalho, ou seja, ter que repetir uma atividade para consertar erros, é importante deixar bem claro quando uma tarefa depende da outra para ser concretizada. Com isso, todos os colaboradores ficam cientes que se não focarem na sua missão podem prejudicar o colega e a performance geral do projeto.

4. Estime o tempo de duração das atividades

Agora que as atividades do cronograma estão sequenciadas e organizadas, é preciso estimar a duração de cada uma delas. Essa projeção pode ser efetuada com base em projetos semelhantes executados anteriormente ou consulte a sua equipe para determinar de forma precisa quanto tempo cada profissional necessita para realizar a tarefa que está sob a sua responsabilidade.

No entanto, para que a previsão de tempo seja ainda mais precisa, lembre-se de considerar os intervalos entre uma atividade e outra. Essa medida ajuda a preparar a sua equipe para superar possíveis imprevistos.

5. Construa o cronograma

Depois de fazer todo o levantamento das etapas anteriores, chegou o momento de construir o seu cronograma. Se você tem à sua disposição um software de gerenciamento de projetos, essa etapa torne-se muito simples, uma vez que todas as atividades já estão inclusas, e é só gerar o Gráfico de Gantt (ferramenta que supervisiona a execução das tarefas) para acompanhar o desenvolvimento do cronograma.

Porém, se você optar por um aplicativo online ou uma planilha eletrônica, terá que inserir e ordenar todas as informações levantadas. Caso use o Excel, você terá a possibilidade de gerar o Gráfico Gantt, mas antes deverá criar as tabelas e inserir os dados. Apenas dessa maneira é possível seguir a evolução do projeto.

Com os passos listados aqui, você pode construir um cronograma de projeto mais eficaz para a sua empresa. O uso correto desse recurso é primordial para otimizar o gerenciamento do tempo das atividades, como elas serão feitas e, consequentemente, entregar um produto final que satisfação o seu cliente.

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