Não é novidade nenhuma que a tecnologia é um grande diferencial para as empresas hoje em dia, né?
Por isso, para ter uma gestão de projetos eficaz, cada vez mais os softwares de gerenciamento de atividades se tornam ferramentas indispensáveis. Com eles, muito tempo é poupado e a produtividade aumenta consideravelmente.
Mas não é só isso! Os softwares de gestão trazem diversos outros benefícios para os gestores e contam com várias funcionalidades que permitem controlar melhor as informações e ter uma gestão mais assertiva, trazendo:
- Kanban;
- Responsável por atividade;
- Dependências das tarefas;
- Apontamento de horas;
- Relatórios personalizados.
Com isso, eles possibilitam:
1. Otimizar o tempo de execução das atividades
Um dos principais benefícios do software de gerenciamento de atividades é organizar as tarefas, identificando qual o prazo e recursos necessários para executá-las.
Assim, o gestor consegue ter uma visão clara de todas as demandas do projeto e pode planejar uma ordem de atividades que será mais eficaz, reduzindo o tempo gasto.
Além disso, ao se ter uma melhor percepção da sequência de ações, também é possível encontrar gaps e gargalos na execução, o que permite corrigir erros mais rapidamente e melhorar os processos.
| Leia também: 4 passos para fazer uma boa gestão de atividades
2. Extrair relatórios gerenciais
Uma boa gestão se faz baseada em dados, certo? Mas, concorda que acompanhar informações em diversas planilhas e ferramentas é cansativo?
Com um software de gerenciamento de atividades o gestor tem a possibilidade de avaliar e monitorar quantitativamente as atividades da empresa de forma muito mais rápida e completa, tendo acesso a relatórios com apenas um clique.
Aqui, o gestor pode personalizar e filtrar as informações que deseja avaliar, algumas mais comuns são:
- Esforço total gasto;
- Horas previstas e realizadas por colaborador;
- Atividades encerradas, atrasadas, em andamento e não iniciadas;
- Pendencias por responsável;
- Entregas.
3. Monitorar indicadores de desempenho
Saber quantas horas um colaborador dedicou a uma determinada tarefa ou quantas atividades foram realizadas dentro do prazo são algumas das vantagens dos relatórios quantitativos.
Mas os softwares de gerenciamento de atividades vão além destes relatórios. Também é possível acompanhar gráficos automáticos e KPIs importantes para a gestão.
Esse recurso é muito bacana para os gestores porque são ferramentas visuais. Assim, ele consegue ter uma percepção muito mais rápida acerca do andamento, esforço, custos etc.
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4. Tomar decisões mais assertivas
Com relatórios completos em mãos e informações mais estruturadas, o gestor pode estabelecer estratégias mais assertivas, uma vez que conheça os perfis, habilidades e potenciais de cada colaborador.
Além disso, fica mais fácil identificar as atividades prioritárias e ameaças, direcionando as tarefas e definindo prioridades de acordo com os insights fornecidos pelo software de gestão de atividades.
5. Melhorar a comunicação
Investir em ferramentas que melhoram o fluxo de trabalho e o aproveitamento da equipe é a chave para o sucesso. Afinal, a equipe precisa saber como as andam as coisas e onde devem chegar.
Porém, os membros da equipe não devem estar engajados apenas com o propósito geral do projeto, mas devem entender por que ele existe e compreender sua importância para a execução.
Com o software de gestão, todos do time têm acesso às atividades e visualizam quem faz cada ação, o que torna o trabalho muito mais colaborativo e integrado a partir de uma comunicação mais direta e eficaz.
6. Aumentar a produtividade
Com as atividades priorizadas e a equipe mais consciente dos processos, as atividades ficam mais alinhadas e as coisas fluem melhor. Assim, a produtividade tende a aumentar, porque os colaboradores têm um propósito claro e tem os recursos certos na hora certa para fazer o que devem.
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7. Reduzir custos
Se as atividades certas são priorizadas, os processos melhorados, a produtividade elevada e o fluxo de trabalho otimizado, a redução de custos é uma consequência certa disso tudo.
Com isso, os benefícios do software de gerenciamento de atividades se resumem a um importante fator: aumento dos resultados! Isso porque ele permite melhorar toda a estratégia em prol do alcance dos objetivos. Legal, né?
Mas, apenas saber os benefícios do software de gerenciamento de atividades não vai te levar a lugar nenhum! Então, veja quais são os próximos passos para implementar um sistema desses na sua empresa.
Software de gerenciamento de atividades: por onde começar?
Para implementar um software de gestão de atividades existem dois importantes fatores:
- Conhecer quais são as necessidades do seu negócio;
- Buscar o software ideal.
Então, para começar, é interessante que você mapeie os pontos fortes e fracos do seu fluxo de trabalho, buscando identificar quais ferramentas poderiam solucionar os problemas e quais poderiam impulsionar os pontos fortes.
Com este mapeamento em mãos, começa a busca pelo software ideal, que não costuma ser muito fácil, afinal, existem muitos sistemas disponíveis e uma série de funcionalidades a considerar. Alguns fatores legais para você levar em consideração neste momento são:
- A usabilidade da plataforma;
- Customização e funcionalidades;
- Suporte;
- Avaliação dos usuários e indicações;
- Possibilidade de testagem gratuita.
Ainda meio complexo? Nós vamos te ajudar!
No nosso blog você encontra vários conteúdos sobre o universo da gestão, que pode te ajudar a entender melhor quais funcionalidade são mais interessantes para investir e quais são alguns dos melhores softwares do mercado. Vale a pena conferir!
Mas, nossa recomendação, é que você leia o texto de 5 dicas para fazer uma implementação de software de gestão bem-feita, para que você faça tudo certo para aproveitar ao máximo a plataforma escolhida!
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