A rotina de uma empresa envolve uma série de atividades que, em sua maioria, são desempenhadas por profissionais específicos. Assim, controlar cada processo pode ser bem complexo, dependendo da metodologia de acompanhamento adotada.

Gestores que não usam uma ferramenta de administração das atividades, muitas vezes, correm mais risco de não cumprir os prazos programados, de não conhecer o desempenho de cada colaborador e de não prever problemas de orçamento.

Além disso, quando não é criado um fluxo de trabalho delineado nas características e no perfil de cada funcionário, o desempenho é comprometido pela existência de conflitos internos, seja por diferenças de temperamento, por falhas na comunicação ou por expectativas diferentes.

Neste post, você vai entender quais são as funcionalidades que empresas podem encontrar ao adotar um software de gerenciamento de atividades on-line e como ele pode ajudar na produtividade. Acompanhe:

Otimização do tempo de execução das atividades

Fornecer funcionalidades para que o usuário realize com êxito o máximo de tarefas no menor tempo possível é uma das propostas de um software de gerenciamento de atividades on-line. O gestor pode acompanhar as etapas de execução, o tempo destinado a cada uma e o melhor desempenho empregado por cada colaborador.

Além disso, um sistema de gerenciamento possibilita ao gestor definir a rotina de atividades da empresa e reconhecer quais tarefas demandam mais tempo e quais podem ser realizadas em um menor período — o que facilita avaliar o desempenho de cada colaborador e se o planejamento está sendo cumprido.

Um funcionário pode estar sobrecarregado ou mesmo desmotivado com a grande demanda de tarefas. Com um sistema de gestão, é possível simplificar a rotina de trabalho e dividir um projeto em pequenas partes, o que significa que ele pode ser realizado por mais pessoas em menos tempo.

Possibilidade de utilizar relatórios de análise

Se você não mede, não há como gerenciar. Um software de gerenciamento oferece ao gestor a possibilidade de avaliar e monitorar quantitativamente as atividades da empresa para fazer os ajustes necessários ainda durante o processo de elaboração.

Com relatórios e dados de análise, o gestor pode verificar:

  • A produtividade dos colaboradores;
  • Os funcionários que finalizam (ou não) as atividades dentro do prazo;
  • Os colaboradores que estão sobrecarregados;

E quaisquer gargalos que comprometam a produtividade da equipe.
Com um relatório em mãos, o gestor pode estabelecer estratégias mais assertivas, de acordo com os perfis, habilidades e potenciais de cada colaborador, direcionando as tarefas e definindo prioridades de acordo com os insights fornecidos pelo sistema de gerenciamento.

Compartilhamento de metas e expectativas

Investir em ferramentas que melhoram o fluxo de trabalho e o aproveitamento da equipe é a chave para o sucesso. Afinal, a equipe precisa saber para onde está caminhando e aonde tem que chegar.

Sendo assim, é extremamente importante que todos os membros da equipe não apenas estejam engajados com o propósito do projeto, mas também entendam por que ele existe.
“É impossível exigir um bom desempenho quando não se sabe onde está a linha de chegada”.

Utilização de indicadores de desempenho

Saber quantas horas um colaborador dedicou a uma determinada tarefa ou quantas atividades foram realizadas dentro do prazo são algumas das vantagens dos relatórios quantitativos do software de gerenciamento de atividades on-line.

Um sistema de gestão oferece ao gestor acompanhar as atividades de um determinado setor. E, com esses indicadores de desempenho, é possível estabelecer estratégias para integrar todos os colaboradores com as metas.

Agora você já sabe como um software de gerenciamento de atividades on-line pode aumentar a produtividade da sua equipe. O que você achou deste post? Deixe um comentário e compartilhe a sua opinião.

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