Implementação de software de gestão: 5 dicas para fazer bem-feito

Implementação de software de gestão: 5 dicas para fazer bem-feito

Escrito por Roberto Gil Espinha

04 jan 2023

5 min de leitura

A implementação de software de gestão é uma solução tecnológica que integra todos os processos e atividades de uma empresa. Com ele, é possível fazer com que todos os departamentos e equipes atuem de forma sistematizada e interligada.

Por isso, cada vez mais, empresas de todos os portes e segmentos têm buscado este tipo de solução.

No entanto, o processo de implementação de um software de gestão empresarial exige adaptação e ajustes em todos os processos. E isso, muitas vezes, pode assustar tanto os gestores quanto suas equipes.

Pensando nisso, listamos 5 dicas que vão te auxiliar muito no processo de implementação de um software de gestão na sua empresa. Acompanhe!

5 dicas para ter uma implementação de software de gestão de sucesso

1. Conheça os pontos fortes e fracos do seu negócio

Para levantar todos os requisitos que o sistema deve atender, é preciso compreender a fundo a realidade da empresa. Ou seja, é necessário visualizar: 

  • Quais são os pontos fortes do negócio;
  • Quais processos estão funcionando;
  • Como o dia a dia da operação está organizado;
  • Quais são os pontos precisam ser melhorados para que a empresa trabalhe de forma mais eficiente.

2. Verifique a maturidade da equipe para uma solução de gestão

Outro ponto importante de se verificar é o quanto a equipe está preparada para ter um sistema que abranja todos os aspectos da operação.  

Com a implementação de um software de gestão, acontecerá dentro da empresa uma mudança significativa na forma como as atividades serão feitas.

Por isso, é preciso preparar as pessoas, durante e depois de implementar o sistema, construindo um trabalho de gestão da mudança.

3. Capriche no treinamento da equipe

Além de preparar as pessoas para a mudança, é fundamental treiná-las para que a implementação de software de gestão seja bem-sucedida.

Um novo software requer adaptações que podem assustar as pessoas, especialmente se elas têm que se acostumar com um novo sistema e são, ao mesmo tempo, cobradas por produtividade e qualidade.

Assim, o treinamento deve ser pensado para que as pessoas entendam e também se envolvam com a solução. Por isso, aqui, é importante:

  • Traduzir ao máximo os termos técnicos;
  • Trabalhar os benefícios que a implementação do software de gestão trará;
  • Permitir que os usuários façam perguntas e exponham suas dúvidas em relação ao software.

| Leia também: 4 ferramentas que te ajudarão nos treinamentos da sua empresa 

4. Envolva o time e desenvolva instrutores internos

O treinamento é muito importante, mas, concorda que ele não terá muito efeito se o time não estiver engajado durante sua aplicação? 
Uma boa dica para gerar este engajamento e facilitar a implementação do software de gestão é desenvolver instrutores e facilitadores internos.

Estas pessoas são chamadas de key users, ou usuários-chave. Eles ajudam a garantir mais adesão e diminuem resistências em relação à implementação, porque as informações sobre a solução são transmitidas de maneira mais confiantee com mais credibilidade.

Além disso, incentivar uma cultura organizacional participativa também pode ajudar para que as pessoas se sintam mais envolvidas no processo.

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5. Procure um software que tenha um bom suporte

É importante lembrar que, mesmo que o sistema esteja funcionando a todo vapor, os primeiros meses da implementação do software de gestão são delicados.  

  • Sanar as dúvidas;
  • Demonstrar o que precisa ser feito;
  • Corrigir erros de utilização.

Esta segurança é fundamental para que os usuários não só se sintam confiantes, mas também utilizem o sistema da forma correta, evitando vícios e baixa exploração das funcionalidades.

Além disso, outro ponto importante na hora de escolher um software de gestão é a facilidade de contato com o suporte. Alguns sistemas atendem o mundo todo e a comunicação com essas equipes de suporte nem sempre é muito fácil. Por isso, dê preferência aos softwares nacionais.

Se você quiser saber quais são alguns dos melhores softwares de gestão do mercado e que contam com um ótimo suporte, confira nossa lista com os 7 melhores softwares de gestão de projetos.  

Gostou das nossas dicas? Então, não deixe de conferir também quais são os 7 problemas mais comuns na implementação de um software de gestão 

Aplicando as dicas certas e evitando os erros mais comuns, a implementação de software de gestão na sua empresa tem tudo para ser um sucesso e trazer resultados muito positivos.  

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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