Como preparar a equipe para usar uma nova ferramenta de gestão

Quem acompanha o nosso blog já sabe a importância da tecnologia da informação (TI) para o sucesso de um negócio. Graças a ela, é possível aprimorar a infraestrutura de trabalho e otimizar os resultados obtidos. Os empreendimentos que não utilizam suas funcionalidades estão fadados ao fracasso.

Os avanços das tecnologias acontecem a todo instante. Por mais que você acompanhe constantemente o mercado, você será surpreendido por um lançamento em algum momento. Dessa forma, o uso de novas ferramentas de gestão é um processo a ser praticado por um gerente de TI que deseja se tornar um líder no setor.

Como qualquer tipo de mudanças enfrenta obstáculos a serem superados, é fundamental preparar a equipe e a empresa de maneira correta. Portanto, veja o nosso post de hoje e conheça as melhores dicas para essas situações.

Confira!

Escolha a tecnologia correta

Antes de tomar qualquer atitude, você deve fazer uma análise interna sobre os procedimentos, as práticas e os objetivos do negócio. Esses conceitos são essenciais para auxiliá-lo na escolha de uma ferramenta de gestão.

Optar por uma solução que não fornece aquilo que você necessita é uma péssima ideia e pode colocar em risco o funcionamento das atividades. Por isso, faça uma pesquisa de mercado e encontre um parceiro de trabalho que tenha um produto prático e que facilita o gerenciamento de projetos.

Faça um bom planejamento

Após escolher entre as inúmeras ferramentas de gestão existentes, é necessário criar um planejamento. Determine metas e prazos a serem cumpridos. Caso julgue necessário, crie uma equipe apenas para realizar o processo de transição.

Não se esqueça também de tratar esse período como um projeto — ele deve ser a ligação entre o velho e o novo sistema. Essa dica pode parecer óbvia, mas muitos gerentes acreditam que basta comprar um sistema e sua adaptação acontecerá milagrosamente e sem grandes problemas.

Evite também implementá-lo em equipes que já estão trabalhando com o prazo muito curto em algum projeto. Tentar fazer esse tipo de mudança atrapalha o desempenho de todos e causa mais desgaste do que o necessário.

A implementação em fases pode facilitar o entendimento de todos e a obtenção de resultados positivos. Escolha projetos mais simples e que não são muito relevantes para a estabilidade financeira da empresa.

Por mais que todas essas funções exijam tempo e recursos financeiros, elas garantem o sucesso da implantação da nova ferramenta de gestão e reduzem a probabilidade de erros e falhas.

Mostre os benefícios da ferramenta de gestão

A próxima etapa está relacionada à divulgação da solução escolhida. Informe a todos os colaboradores quais serão as alterações em suas rotinas de trabalho. Seja bem claro e sincero nessa apresentação e esteja preparado para tirar todas as dúvidas que surgirem.

Você pode realizar palestras ou até mesmo divulgar nos meios de comunicação da empresa — como quadros de aviso, e-mails e jornais internos. Revele os procedimentos e métodos de implementação e mostre a importância de cada um nessas etapas.

Os benefícios do software de gestão devem ser ilustrados e apresentados de maneira bem clara. Na maioria dos casos, eles facilitam a execução de processos, reduzem o tempo das atividades e melhoram a vida profissional dos colaboradores.

Deixe bem claro que o uso dessa nova tecnologia não está associado à redução de mão de obra. Infelizmente, essa ideia ainda é muito recorrente em empresas que passam por mudanças.

Desse modo, mostre exemplos de outros empreendimentos que tiveram sucesso em situações parecidas e seja enfático ao demonstrar as vantagens gerenciais e operacionais.

Realize treinamentos

Uma novidade tecnológica exige conhecimentos e técnicas específicas para ser operada. De nada adianta adquirir uma solução moderna e eficiente se a equipe de trabalho não souber utilizá-la, não é mesmo?

Por causa disso, você deve realizar treinamentos para capacitar toda a equipe. Os colaboradores devem aprender todos os procedimentos e conceitos do funcionamento da ferramenta de gestão. Simulações de situações reais também ajudam na melhoria do aprendizado.

Participe dessas práticas e mostre que você está engajado na mudança. Essa atitude mostra que você é ótimo líder e que quer se preparar para tirar dúvidas e solucionar problemas que surgirem no futuro.

Escolha auxiliares internos

Por mais que um gerente de TI seja um profissional bem capacitado e com muito conhecimento, ele não pode se sobrecarregar demasiadamente com funções. Sua rotina de trabalho já exige muito empenho e dedicação normalmente e, assim, toda ajuda é válida na hora de preparar a equipe para usar uma nova ferramenta de gestão.

Por isso, escolha em seu time os colaboradores aqueles que apresentam os melhores resultados e estão mais propensos às mudanças. A curiosidade e as habilidades com tecnologias são sinais de que um trabalhador pode ser um ótimo auxiliar interno.

Eles devem ajudar na divulgação, no preparo e no treinamento do restante dos funcionários, tirando dúvidas e dando suporte enquanto o gerente de TI desempenha outras funções, quando necessário.

Monitore os resultados

Algumas gestões se esquecem da importância do período após a implementação da ferramenta de gestão. Por mais que os processos anteriores tenham ocorrido com tranquilidade e facilidade, ainda podem acontecer imprevistos e problemas.

O monitoramento dos resultados e do desempenho dos colaboradores é uma atividade que deve ser realizada constantemente. Ele garante a fácil solução de problemas e ajudam na identificação de gargalos operacionais e financeiros que atrapalham a performance de todos.

Atualmente, existem várias ferramentas de gestão que geram inúmeros benefícios para um negócio. Essas tecnologias mudaram a maneira como empresas, trabalhadores e fornecedores interagem entre si. Com o uso do sistema correto, é possível sair na frente dos concorrentes e prestar um serviço que supera as exigências do mercado.

Dessa forma, é fundamental fazer uma escolha adequada às suas necessidades e que aumente a produtividade do empreendimento. Todo processo de mudança causa atritos e desgastes entre funcionários e gestores. Por isso, siga as dicas citadas acima e veja os resultados positivos surgirem naturalmente.

E então, o que você achou do nosso artigo? Quer ficar antenado com as novidades do mercado da tecnologia da informação e suas principais práticas? Basta assinar a nossa newsletter!

Ganhe tempo organizando suas atividades corretamente

Dicas fundamentais para organizar o trabalho de sua equipe com uma boa Gestão de Tarefas

Ao marcar essa opção, você está de acordo com nossa política de privacidade.

Prometemos não utilizar suas informações de contato para enviar qualquer tipo de SPAM.

Neste nosso webinar, vamos explorar a importância de organizar as atividades do dia a dia para que você gerencie melhor seu tempo e, com isso, conquiste não só melhores resultados para a sua empresa, como mais tempo para dedicar a você mesmo.