Como fazer um planejamento de projetos eficiente?

Ultima atualização em: 01|07|2020

Sem um bom planejamento de projeto, as chances de você ver um trabalho de meses escorrer pelo ralo são infinitamente maiores. A boa notícia é que existem formas de contornar esse problema. Por isso, criamos este post para te ajudar a planejar seus projetos da forma correta. Vamos te apresentar desde o conceito de planejamento, além de dar dicas valiosas!

Primeiro, é importante que você entenda o conceito de planejamento de projeto e por que ele é tão importante. Confira:

 

O que é planejamento de projetos?

O planejamento de projetos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de detalhar o que é necessário para tirar o projeto do papel. Um projeto pode ser planejado do início ao fim, de uma única vez, ou de forma iterativa, a cada ciclo (também chamado de sprint).

Portanto, o planejamento é o ponto de partida do projeto e inclui todas as informações necessárias para que o produto final esteja de acordo com as expectativas do cliente.

É recomendável que o planejamento de um projeto inclua as seguintes informações:

  • Nome: como o projeto será reconhecido pela equipe;
  • Stakeholders: são as partes envolvidas no projeto (equipe do projeto, cliente, gerente de projetos, entre outros);
  • Objetivos: o que a organização busca alcançar com a execução do projeto;
  • Riscos: situações de incerteza que podem afetar o desempenho do projeto. É importante que os riscos sejam registrados para que, assim, sejam criadas medidas preventivas;
  • Escopo: detalhamento do trabalho necessário para o sucesso do projeto;
  • Cronograma: estimativa do tempo levado para cada tarefa, além do esforço necessário para cada uma;
  • Orçamento: custos com materiais, alocação de equipe e outros elementos.

Esses e outros dados são incluídos no plano de gerenciamento de projetos, o documento físico que será usado como referência pela equipe do projeto ao longo de sua execução. Por isso, é importante que todos os detalhes estejam inclusos.

Agora que você sabe o que compõe um planejamento, precisa saber por que criar um!

 

Qual a importância do planejamento de projetos?

O planejamento é indispensável para todo tipo de projeto. É como fazer o mise en place na hora de cozinhar um bolo: você precisa separar todos os ingredientes necessários antes mesmo de começar o preparo e se certificar de que tem tudo o que precisa!

O planejamento de um projeto segue a mesma lógica! Definir custos, montar uma equipe e criar um cronograma são algumas das práticas que aumentam as chances de sucesso do projeto e trazem melhores resultados. Além disso, planejar um projeto ajuda os envolvidos a evitar ou mitigar riscos negativos e alinha o trabalho das equipes.

Viu só como um planejamento de projetos faz a diferença? Então vamos colocar a mão na massa! Confira o passo a passo:

 

Como fazer um planejamento de projeto em 7 passos

1 – Defina seus objetivos

Antes de começar a execução do projeto, é importante que as metas a serem alcançadas estejam claras para todos os envolvidos. Isso é importante porque coloca todos os stakeholders na mesma página, com o mesmo resultado em mente, aumentando as chances de sucesso do projeto.

No entanto, cuidado para não perseguir metas inalcançáveis! Você pode acabar não conseguindo entregar o que prometeu, além de sobrecarregar a equipe. Portanto, crie objetivos realistas e desafiadores, que seus colaboradores realmente possam alcançar.

2 – Crie o escopo do projeto

A primeira e mais importante etapa do planejamento de projetos é a criação do escopo. O escopo contém todo o trabalho necessário para realizar o projeto, além de fornecer diretrizes importantes para montar a EAP e o cronograma de atividades. Esse documento contém informações como critérios de avaliação das entregas, prioridades, responsáveis por cada tarefa, entre outros.

  • Do produto

Este escopo reúne todas as características que o produto deve ter, ou seja, traduz as expectativas do cliente em requisitos claros. É importante documentar esse tipo de definição para garantir que a execução do projeto esteja alinhada com o que foi pedido. Revisitando nosso exemplo do bolo, o escopo do produto vai incluir: sabor da massa, camadas de recheio, cor da cobertura, entre outros.

  • Do projeto

O escopo do projeto consiste no detalhamento de todo o trabalho necessário para concluir o produto. Ao documentar esses elementos, é possível criar um cronograma mais completo e adquirir os recursos necessários com antecedência. Pensando no nosso exemplo do bolo, esse escopo inclui untar a forma, preparar a massa do bolo, confeitar etc.

3 – Faça uma EAP

A EAP (Estrutura Analítica de Projeto) é uma representação gráfica e hierárquica do trabalho necessário para realizar um projeto. É basicamente um detalhamento maior do escopo. É possível montar uma EAP de quatro formas diferentes:

  • Por fases: considera as fases do ciclo de vida do projeto;
  • Por entregas: considera os produtos do projeto;
  • Por subprojetos: considera os “miniprojetos” que compõem o projeto,
  • Híbrida: considera diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo.

A EAP facilita o gerenciamento do projeto e ajuda a visualizar as principais etapas até chegar ao resultado final, além de ter um controle maior sobre os materiais usados. Confira nosso webinar e aprenda como criar uma EAP para seu projeto!

4 – Identifique os riscos

Ao iniciar a execução de um projeto, é importante ter consciência dos principais riscos associados à iniciativa, para que assim as equipes sejam capazes de lidar com os imprevistos da melhor forma possível.

O que muita gente não sabe é que um risco pode ser negativo ou positivo, ou seja, pode representar uma ameaça ou uma oportunidade. Durante a construção de um prédio, por exemplo, há o risco de chuvas atrapalharem o cronograma da obra, mas também há o risco de as equipes terem uma produtividade acima do esperado e o prédio ser finalizado antes da data prevista.

Assim, ao identificar os riscos de um projeto, é necessário se ater a alguns detalhes. Analisar o impacto que cada risco pode causar ajuda a equipe de projetos a priorizar a criação de medidas preventivas, dependendo da probabilidade desses riscos se concretizarem.

Para entender melhor sobre os riscos de um projeto e como lidar com eles, recomendamos nosso webinar sobre como gerenciar riscos em projetos!

5 – Gerencie os recursos

Ao falar dos recursos de um projeto, é necessário pensar tanto nos materiais necessários quanto nas pessoas envolvidas.

Os materiais necessários comtemplam tudo aquilo que viabiliza a execução correta do projeto, desde conexão estável com a internet até um maquinário específico. O planejamento do projeto deve detalhar por quanto tempo cada recurso será utilizado, em quais etapas do projeto e qual a quantidade necessária.

Quanto às pessoas envolvidas, é importante considerar a disponibilidade de cada um, ou seja, quanto tempo cada pessoa pode dedicar à execução do projeto sem que suas funções cotidianas sejam afetadas.

Também é importante garantir que os colaboradores envolvidos tenham as competências técnicas e comportamentais necessárias para executar suas tarefas corretamente. Sendo assim, a organização deve providenciar capacitações àqueles que precisarem, além de incluir o tempo direcionado aos treinamentos no cronograma.

6 – Monte um orçamento

Sabendo quais são os recursos necessários para a execução do projeto, é hora de montar um orçamento. Ou seja, calcular o custo de cada recurso em relação a quanto a empresa pode gastar. Para que esta etapa seja executada corretamente, é importante que a gestão de recursos tenha sido feita com cuidado. Assim, incluir detalhes como horas de trabalho das equipes, uso de novas ferramentas e até água e energia elétrica devem ser documentados.

Junto com isso, deve ser feita a gestão de aquisições, que consiste em fazer um inventário dos recursos que devem ser adquiridos e, consultando a equipe do projeto e com atenção ao orçamento, entrar em contato com os fornecedores. Essas práticas evitam gastos desnecessários e garantem que todos os recursos necessários estarão disponíveis.

7 – Elabore o cronograma

É importante que o projeto tenha uma data estimada de entrega, e para que isso seja possível existe o cronograma, uma linha do tempo onde é determinado um prazo de execução para cada etapa, de acordo com a complexidade das tarefas, considerando os recursos necessários e as pessoas envolvidas. Junto com isso, o cronograma pode servir como um parâmetro de sucesso, já que se houver um atraso nas entregas previstas, por exemplo, pode se assumir que algo na execução do projeto deu errado.

Baseando-se no escopo do projeto, o cronograma organiza a sequência das tarefas e estima o tempo necessário para realizá-las. Além disso, é importante atribuir essas tarefas a seus devidos responsáveis; assim, diante de algum atraso ou mudança, é possível identificar quem responde por qual atividade.

Com um cronograma, monitorar o progresso da execução do projeto se torna mais simples. No entanto, imprevistos podem acontecer, então os prazos devem ser organizados de modo que seja possível fazer alterações ao longo da execução sem comprometer as demais entregas.

 

Dicas para um bom planejamento de projetos

Adote uma metodologia de projetos

Uma metodologia traz ritmo para o projeto, garante bons resultados e agiliza o projeto de modo geral. Você pode optar pelas práticas tradicionais de gestão de projetos, utilizar uma metodologia ágil, como Scrum e XP, ou então trabalhar com uma metodologia híbrida.

Estabeleça um líder

Você pode liderar o planejamento do projeto ou delegar essa tarefa para um consultor sênior. Quando há a delegação, o líder ou gerente de projetos passa a ocupar a função de parte interessada e não deve agir como gestor.

A vantagem de delegar é permitir que a equipe se sinta mais confortável para dar sugestões, propor mudanças ou indicar falhas. Afinal, há uma separação entre a figura do gestor da equipe e a figura do gestor do projeto específico.

Priorize a comunicação

Um fator muito importante para o sucesso de um projeto é o alinhamento entre todos os envolvidos. Isso porque quando todos os membros da equipe sabem o que está sendo feito, o que já foi entregue e o que falta, todos trabalham no mesmo ritmo com os mesmos objetivos em mente.

A comunicação faz uma diferença ainda maior ao planejar o projeto, pois qualquer mudança no plano de gerenciamento afetará o modo de trabalho e, consequentemente, a produtividade dos envolvidos. Se um novo recurso é incluso no planejamento, mas isso não é informado ao departamento de aquisições, por exemplo, a equipe sentirá falta de tal recurso durante a execução do projeto.

Para viabilizar essa comunicação, é importante ter em mente que, para cada stakeholder, há um modo diferente de comunicar o progresso do projeto ou uma mudança. Enquanto o cliente e os investidores focam mais nos resultados e no orçamento do projeto, as equipes de desenvolvimento se atêm aos prazos e à qualidade do produto final.

Um bom modo de facilitar a comunicação é por meio de um canvas de projeto! Por ser visual e simples, todos conseguem entender as mudanças e o progresso do trabalho. Confira nosso template de canvas de projeto e comece a aplicar essa ferramenta na sua empresa!

Faça testes constantes

Para garantir que a execução do projeto esteja de acordo com as expectativas, é importante testar as entregas. Essa prática faz diferença principalmente em projetos complexos, que envolvem várias etapas que precisam estar alinhadas.

Testar as entregas, além de evitar retrabalho em estágios mais avançados do projeto, aumenta a qualidade do resultado final.

Utilize um software de gestão de projetos

Um software de projetos ajuda a garantir que os detalhes inclusos no planejamento do projeto não sejam esquecidos. Com esse tipo de plataforma, é possível acompanhar o progresso de cada tarefa, desde o tempo de execução até os responsáveis por cada entrega.

O Artia possui todas as funcionalidades necessárias para garantir que o planejamento do projeto seja aplicado corretamente, oferecendo desde cronogramas até indicadores de desempenho atualizados em tempo real. Também possui um kanban que ajuda no monitoramento de atividades por responsável, estado, prioridade, entre outros filtros.

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