Nenhum projeto acontece sem uma equipe organizada e os materiais necessários, certo? Mas, para obter resultados reais, não basta apenas possuir os recursos, é preciso saber como gerenciá-los de maneira eficiente.
Por isso, neste texto, vamos te ensinar tudo o que você precisa saber sobre a gestão de recursos em projetos. Venha conferir!
O que você vai aprender:
O que é gestão de recursos em projetos?
De acordo com o PMBOK®, gestão de recursos é a área responsável por identificar, mobilizar, alocar, adquirir e controlar os recursos dos projetos.
Assim, seu principal objetivo é garantir que os recursos estejam disponíveis para as atividades no momento certo, cumprindo o planejamento do projeto e mantendo a execução sempre ativa.
ATENÇÃO! Quando falamos de recursos, consideramos todos os elementos necessários para que o projeto seja entregue, o que inclui tanto objetos materiais quanto a parte operacional. Veja quais são os tipos de recursos que você deve gerenciar:
Tipos de recursos do projeto
Os recursos de um projeto são classificados em dois tipos: recursos físicos e recursos humanos.
Recursos físicos
Os recursos físicos se referem aos equipamentos, matéria prima, softwares, locais de trabalho e qualquer outro objeto que possa ser necessário.
Recursos Humanos
Como o próprio nome indica, os recursos humanos são as pessoas envolvidas no projeto.
Mas, cuidado! Apesar de tratarmos de pessoas, os recursos humanos não são a mesma coisa que os stakeholders. Aqui, o foco da gestão são aqueles que são vitais para a execução do projeto e que serão alocadas nas atividades, ou seja, o gerente de projetos e a equipe.
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Saber diferenciar esses dois tipos de recursos é muito importante para a gestão, porque eles envolvem aspectos diferentes de análise.
Por exemplo, para ter os recursos físicos corretos, você avaliará custo, disponibilidade e funcionalidade. Já nos humanos, você deve considerar também jornada de trabalho, competências, papéis e capacitação, por exemplo.
Considerando essas diferenças, é interessante que você olhe para os seguintes critérios durante sua gestão de recursos:
- Gestão de pessoas: para que a equipe do projeto se mantenha engajada, é preciso construir uma cultura organizacional favorável e investir em ferramentas de planejamento de carreira, avaliação de desempenho e programas de treinamento.
- Gestão financeira: todo recurso tem um custo, por isso, é preciso fazer um controle rigoroso dos gastos, com um acompanhamento de indicadores financeiros e previsão de fluxo de caixa. Isso ajuda a identificar se há a possibilidade de absorver mais projetos ou se é preciso ajustar o escopo para que os recursos atuais sejam suficientes.
- Gestão de materiais: recursos parados ou subutilizados representam um desperdício para os projetos. Então, é importante fazer uma gestão eficiente de estoques, otimizar a cadeia de suprimentos e garantir a disponibilidade de materiais sem aumentar os custos.
- Gestão de projetos: a gestão de recursos envolve tempo, custo, pessoas e planejamento, tudo de forma integrada. Assim, através da gestão de projetos é possível ter uma visão panorâmica desses aspectos e controlá-los de maneira mais clara.
Benefícios da gestão de recursos
Você tem noção da real capacidade produtiva da sua equipe? Sabe se o esforço está sendo compatível com as atividades? Consegue prever quando os recursos estarão disponíveis?
É para responder a perguntas como essas que a gestão de recursos em projetos serve! Assim, ela tem como principal benefício compreender a utilização dos recursos e otimizá-la, o que consequentemente traz:
Aumento da produtividade
Ao monitorar o uso dos recursos, as empresas conseguem planejar as tarefas de forma mais assertiva, otimizando os processos e aumentando a produtividade.
Redução de custos
Uma gestão eficiente dos recursos permite identificar e eliminar gastos desnecessários.
Qualidade e consistência
A gestão de recursos se preocupa com as competências de cada recurso. Assim, ela traz mais consistência na qualidade do trabalho ao assegurar que os recursos estão adequadamente treinados e qualificados.
Melhoria na tomada de decisão
Permite a análise do desempenho dos recursos em tempo real, favorecendo os ajustes necessários e uma tomada de decisões informadas.
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A gestão de recursos permite um planejamento mais detalhado, identificando antecipadamente os recursos necessários e seus custos, minimizando o risco de imprevistos. Por isso, ela pode ser uma ótima saída para alguns desafios comuns da gestão de projetos:
Desafios comuns da gestão de projetos que a gestão de recursos reduz
Mudanças constantes
O mercado está em constante transformação, exigindo que os gestores sejam ágeis e capazes de se adaptar rapidamente às novas realidades. Nos recursos, o desafio está principalmente em questões de adaptação a ferramentas tecnológicas e capacitação da equipe para utilizá-las.
Gerenciamento de pessoas
Muitos atrasos nos projetos acontecem por desmotivação e dificuldade das empresas em reter talentos. Além disso, conflitos entre os membros da equipe pode gerar ruídos de comunicação e retrabalhos.
Falta de visibilidade e controle
A falta de visibilidade sobre a disponibilidade e o uso dos recursos pode levar a ineficiências. Assim, os recursos podem facilmente ser alocados de maneira inadequada, levando a sobrecarga de alguns e subutilização de outros.
Orçamento limitado
Restrições financeiras podem comprometer a qualidade do projeto e, quando os recursos são mal gerenciados, os gastos tendem a ser mais expressivos.
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Agora que você já sabe todo o poder que a gestão de recursos tem nos projetos, vamos aprender a fazer isso na prática?
6 etapas para fazer uma gestão de recursos completa em projetos
De acordo com o PMBOK®, para gerenciar os recursos de um projeto existem 6 processos fundamentais:
- Planejar o gerenciamento dos recursos;
- Estimar os recursos;
- Adquirir recursos;
- Desenvolver a equipe;
- Gerenciar a equipe;
- Controlar os recursos.
1. Planejar o gerenciamento de recursos
A primeira etapa para gerenciar os recursos é definir como todos os processos relacionados aos recursos irão ocorrer. Então, é o momento de estabelecer:
- Quais métodos serão utilizados nos processos seguintes;
- Como os recursos serão estimados, adquiridos e gerenciados;
- Quais medidas garantirão a correta disponibilidade dos recursos;
- Quais medidas serão tomadas caso os recursos sejam insuficientes.
Com todas essas informações em mãos, o plano de gerenciamento de recursos é montado. Este documento tem como objetivo garantir que os recursos estejam disponíveis para a conclusão bem-sucedida do projeto e que guiará todas as próximas etapas.
2. Estimar os recursos
Após ter a base de como funcionará a gestão dos recursos, é o momento de estimar o que é necessário para executar o projeto, definindo quais recursos, físicos e humanos, o projeto demanda e em que quantidade.
Dica! Aqui, é interessante utilizar a estrutura analítica do projeto (EAP) para ter estimativas mais precisas e garantir que nada seja esquecido.
3. Adquirir os recursos
O processo de adquirir recursos se refere obtenção do necessário para concluir o trabalho do projeto.
Apesar de ser chamada de “adquirir recursos”, este processo não se refere apenas a compra, porque existem recursos internos. Assim, esta é a etapa em que os recursos internos são designados ao projeto, enquanto os recursos externos são adquiridos.
Dica! É comum que, para organizar a utilização dos recursos adquiridos, seja construído um cronograma dos recursos. Dessa forma, o gerente consegue ter mais conhecimento sobre a disponibilidade dos recursos, evitando atrasos nas tarefas por falta de recursos e a ociosidade da equipe.
4. Desenvolver a equipe
Para que o projeto tenha os melhores resultados, a equipe precisa ter habilidade de executar tudo da melhor maneira. Por isso, o desenvolvimento da equipe é uma etapa fundamental para garantir a alta performance e assegurar que o time tenha competências compatíveis com o projeto.
Para isso, os gerentes devem identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar as equipes de projetos a alcançar um alto desempenho, estimulando o desenvolvimento e aprendizagem constante.
5. Gerenciar a equipe
Outro ponto importante para garantir o sucesso dos recursos é estabelecer uma boa relação entre a gerência e a equipe. Se o líder do projeto não se faz presente, há grandes chances de o desempenho do time ser mais baixa do que deveria. Por isso, é importante:
- Acompanhar o desempenho dos membros da equipe;
- Fornecer feedback;
- Ter habilidades de resolução de problemas;
- Estabelecer uma comunicação ativa;
- Gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto;
- Incentivar um processo decisório colaborativo.
6. Controlar os recursos
Por último, o controle dos recursos é a etapa que garantirá que os recursos estão alocados conforme o planejado e estarão disponíveis para atuar nas atividades e datas certas.
Este processo deve ocorrer ao longo de todo o projeto, devendo o gerente sempre estar atento para a disponibilidade dos recursos. Nesse contexto, ele deve identificar quais os problemas na gestão dos recursos e analisar as melhores ações.
Dicas práticas para otimizar o uso dos recursos
Ao utilizar os recursos de forma mais eficiente, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar os resultados. Para isso, além de seguir os 6 passos apresentados acima, algumas ações podem te ajudar a potenciá-los:
- Faça um diagnóstico detalhado de quais são os recursos que a sua empresa possui, como eles estão sendo utilizados e quais são os pontos de desperdício.
- Defina objetivos específicos e mensuráveis para a otimização dos recursos.
- Simplifique os processos e elimine atividades que não agregam valor.
- Utilize ferramentas e tecnologias para automatizar tarefas que consomem muito tempo e são propensas a erros.
- Invista em treinamento e desenvolvimento para que os colaboradores possam realizar suas tarefas de forma mais eficiente.
- Distribua as tarefas de forma equilibrada, aproveitando as habilidades de cada um.
- Evite a falta ou o excesso de estoque, pois isso pode gerar custos adicionais.
- Adote medidas para reduzir o desperdício de materiais, como reciclagem e fontes de energia limpa.
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Dúvidas frequentes
O que é gestão dos recursos?
A gestão de recursos é a área responsável por identificar, mobilizar, alocar, adquirir e controlar os recursos dos projetos.
O que faz o gestor de recursos?
O gestor de recursos é responsável por compreender a utilização dos recursos de um projeto e otimizá-la.
Como fazer uma gestão de recursos?
A gestão de recursos deve seguir 6 passos de acordo com o PMBOK: 1. Planejar o gerenciamento dos recursos; 2. Estimar os recursos; 3. Adquirir recursos; 4. Desenvolver a equipe; 5. Gerenciar a equipe; 6. Controlar os recursos.
