Qual a melhor maneira de cuidar da gestão de atividades da minha empresa?

O aumento da exigência do mercado obriga a gestão das empresas estar sempre renovando e melhorando os seus processos. O problema é que as tarefas também vêm ganhando novos níveis de complexidade, e gerenciá-las torna-se cada vez mais difícil. Para piorar, 2 fatores fundamentais da produção acabam entrando em conflito: prazos e qualidade. Prazos curtos aumentam a produtividade, mas podem comprometer a qualidade; ao contrário, a qualidade deve ser elevada com prazos mais extensos — mas isso reduz a produção mensal.

Diante da dificuldade em controlar as tarefas em um cenário cada vez mais dinâmico, o tempo parece ser insuficiente para realizá-las, e os resultados gerados são insatisfatórios. Se a sua empresa apresenta esses sintomas, não se preocupe. Temos a solução para você colocar a gestão de atividades nos eixos e garantir a integridade e o sucesso do negócio. Venha aprender como fazer isso!

Use um software de gerenciamento de atividades

Diversas empresas ainda realizam o gerenciamento de atividades através de planilhas. O método é eficiente se comprado com os antigos registros à caneta em blocos de papel, mas totalmente ineficiente e inseguro se comparado com um software específico de gestão de atividades.

Parece óbvio, mas apesar de ser uma solução simples, ainda é pouco explorada pelos gestores. Além de melhorar a segurança das informações (perdas e danos), o software oferece ferramentas práticas de análise e controle, possibilitando automatizar certas tarefas da gestão. Veja abaixo o que um software de gestão de atividades pode fazer por sua empresa e projetos:

Como o software de gestão de atividades pode ajudar

Com a ajuda de um software específico, as suas atividades podem ser controladas por meio de listas. O legal é que as tarefas mudam de posição conforme a prioridade delas vai mudando. Também é possível identificar falhas na organização e desenvolver ações corretivas com rapidez e foco no problema. Toda a equipe envolvida poderá contribuir para o monitoramento e propor soluções de melhorias na gestão de atividades.

Você alguma vez pôde ver o nível de produtividade e o empenho que a sua equipe está dedicando através de gráficos? Essa é uma grande vantagem do software de gestão de atividades, considerando que os gráficos melhoram a visão gerencial. Além disso, uploads e downloads de documentos podem ser feitos para potencializar ainda mais o controle das tarefas do projeto.

Além disso, indicadores podem ser utilizados para medir o andamento da produção e corrigir possíveis desvios do projeto:

• Projeção de custos versus custos realizados;
• Cronograma projetado versus cronograma realizado;
• Recursos disponíveis versus recursos utilizados;
• Medição do tempo de realização de cada tarefa.

Esses índices de desempenho comparados levam a uma projeção mais realista do nível de produtividade.

Em relação à segurança das informações, o software de gestão de atividades é bastante seguro. Por utilizar uma plataforma em nuvem, os dados são armazenados em servidores que realizam backups para impedir que o acesso não seja comprometido caso o servidor principal pare de funcionar. Além disso, os acessos a determinadas informações podem ser limitados a cada colaborador correspondente.

Uma solução ao seu alcance

Todos os benefícios mencionados acima foram apenas algumas das principais vantagens que o gestor terá em utilizar um software de gerenciamento de atividades. Muito mais pode ser feito e nada melhor que a própria experiência adquirida na prática para descobrir isso.

Existem versões de teste gratuitas para você utilizar as ferramentas disponíveis e descobrir por si só todos esses benefícios em uso.

Trata-se de um software de gerenciamento de atividades, equipes e projetos na medida certa e on-line. Não há a necessidade de instalações, atualizações e os backups e servidores fazem parte do pacote de serviços oferecidos. O teste gratuito também é livre de compromissos e vale a pena testar.

E você, como faz a gestão de atividades da sua empresa e projetos? Conte para a gente nos comentários!