Atualizado em 28/08/2023

Você sente que sua empresa tem processos bem-estruturados, mas, mesmo assim, os resultados demoram para ser atingidos de maneira satisfatória?

A resposta para isso pode estar na gestão de atividades! Afinal, o sucesso de um negócio, a longo prazo, depende de cada mínima tarefa que é realizada.

Quer aprender mais sobre esse assunto? Neste texto você verá:

O que é gestão de atividades?

A gestão de atividades consiste basicamente em organizar, distribuir e controlar as tarefas que a empresa ou um time específico deve executar.

O objetivo dela é proporcionar um acompanhamento mais detalhado e completo das atividades, para que o gestor de projetos consiga tomar melhores decisões e a organização fique estrategicamente mais alinhada.

Relativamente simples, não é? Mas, não se engane! Apesar da gestão de atividades ser algo fácil de entender, ela é muito importante e tem muito poder dentro das organizações. Veja só:

Qual a importância de gerenciar atividades: 7 principais benefícios

Façamos uma analogia: quando você vai fazer uma viagem, existem vários caminhos para que você chegue até seu destino e, quanto melhor for a estrada escolhida, mais rápida e segura será sua viagem.

Trazendo isso para as empresas, cada atividade seria como uma rua do trajeto que te leva até sua visão de negócio. Assim, quanto mais completas e organizadas elas forem, melhor será a execução e, consequentemente, maiores são as chances de sucesso.

Por isso, ter uma gestão de atividades é fundamental, porque com ela é possível:

1. Priorizar tarefas

Ao classificar as atividades por relevância e impacto nos resultados, a equipe pode concentrar seus esforços nas ações mais cruciais para os objetivos da empresa.

2. Evitar atrasos

O controle contínuo do status das atividades possibilita a identificação antecipada de problemas e gargalos, auxiliando na tomada de ações corretivas prévias para evitar atrasos.

3. Aumentar a produtividade

Com a gestão de atividades, é possível eliminar tarefas duplicadas ou pouco eficazes, otimizando a alocação de recursos e aumentando a produtividade geral da equipe.

4. Ter mais colaboração no time

Uma vez que os membros do time compreendem como suas tarefas se relacionam com as dos e como todas elas contribuem para o objetivo geral da empresa, há uma comunicação mais fluida e transparente, o que cria um ambiente aberto e colaborativo.

5. Elevar a qualidade das entregas

Ao assegurar que cada etapa seja executada de acordo com os padrões estabelecidos, é possível evitar inconsistências e implementar a melhoria contínua da qualidade das entregas, garantindo que o resultado final esteja alinhado com as expectativas dos clientes ou stakeholders.

6. Reduzir gastos

Ao otimizar processos, eliminar desperdícios e evitar retrabalho, os recursos da empresa são utilizados de forma mais econômica e inteligente.

Agora que você já sabe por que a gestão de atividades é tão importante e todas as vantagens que ela traz, vamos aprender a como fazê-la na prática?

Como fazer a gestão de atividades na prática?

Gerenciar atividades envolve organizar, distribuir e controlar as tarefas de projeto. Por isso, em resumo, há 4 importantes passos para fazer a gestão de atividades:

Ter esses 4 elementos é o essencial para ter um fluxo de trabalho que funciona. Mas, o nosso objetivo não é só ter algo que funciona, mas sim ter processos cada vez melhores, não é?

Por isso, na prática, é interessante que você adote algumas ações de análise e detalhamento das atividades, que te ajudem a identificar oportunidade e corrigir gargalos. Veja algumas delas:

Boas práticas na gestão de atividades

1. Conheça os objetivos estratégicos da organização

Antes de iniciar qualquer atividade, é fundamental compreender os objetivos estratégicos da organização. Ao alinhar suas tarefas com as metas e visão de negócio, você garante que cada atividade contribua diretamente para o sucesso da empresa e direciona suas ações para resultados mais significativos.

2. Defina prioridades de execução

Identifique as tarefas críticas e aquelas que podem trazer maiores benefícios para o negócio. Priorizar adequadamente ajuda a otimizar o uso de recursos e a evitar que atividades menos relevantes desviem a atenção dos objetivos principais.

|Leia também: matriz de priorização – como saber o que é prioridade?

3. Seja realista com prazos

Considere fatores como complexidade, recursos disponíveis e carga de trabalho ao definir os prazos para cada tarefa. Ao ser realista, você evita sobrecarregar a equipe e melhora a qualidade das entregas, garantindo que as metas sejam alcançadas no tempo adequado.

4. Delegue as atividades para as pessoas certas

Conheça as habilidades e competências de cada membro da equipe para atribuir as tarefas corretamente, levando em conta as aptidões individuais. Isso aumenta a eficiência do projeto, mas também fortalece o desenvolvimento profissional dos colaboradores.

5. Implemente a gestão do tempo

Utilize ferramentas de gestão de tempo, como listas de tarefas, calendários ou aplicativos especializados, para planejar e acompanhar as atividades diárias. Ao adotar técnicas de organização pessoal, você melhora a produtividade e minimiza a procrastinação.

Quer aprender a implementar uma gestão de tempo de forma inteligente? Assista ao nosso webinar sobre a gestão de tempo nos projetos!

Agora que você já conhece as boas práticas para um gerenciamento de atividades eficaz, é hora de descobrir as ferramentas que podem impulsionar esse processo!

Funcionalidades para o gerenciamento de atividades completo em projetos

Existem várias maneiras e práticas que proporcionam a gestão de tarefas. Mas, se você quer otimizar os seus processos e centralizar a gestão, as ferramentas de gerenciamento de atividades são a melhor opção.

Com elas, você tem recursos avançados, como:

1. Cronograma inteligente

O cronograma é uma ferramenta crucial para o gerenciamento de projetos complexos e de longa duração. Ele ajuda a estabelecer uma sequência lógica de trabalho, definir prazos para cada etapa e identificar potenciais atrasos.

Aprenda a montar um cronograma completo com o nosso e-book de cronograma de projetos!

2. Kanban

O kanban é um sistema de gestão visual utilizado para controlar as tarefas e fluxos de trabalho. Esta ferramenta organiza as atividades em cartões que são movimentados conforme as tarefas são desenvolvidas e finalizadas, proporcionando a análise, em tempo real, do status de cada atividade.

3. Agenda integrada

A funcionalidade de agenda oferece uma visão de todos os compromissos e prazos em um único lugar. Assim, ela permite programar tarefas, definir lembretes e evitar conflitos de horários.

Com essa organização, a equipe consegue planejar melhor o seu tempo e garantir que as entregas sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos.

|Leia também: por que você precisa de um software de agenda para equipe?

4. Apontamento de horas

A funcionalidade de apontamento de horas permite registrar o tempo dedicado a cada tarefa ou projeto. Isso é fundamental para a gestão do tempo e para avaliar a produtividade da equipe. Além disso, o registro preciso das horas trabalhadas auxilia no planejamento de projetos futuros e na precificação dos serviços prestados.

Quer começar a registrar as horas gastas nos seus projetos? Baixe nosso modelo Timesheet Excel e teste essa ferramenta no dia a dia!

5. Alocação de equipe

Com a funcionalidade de alocação da equipe, é possível atribuir tarefas específicas a cada membro do time e conferir a disponibilidade dos recursos. Isso ajuda a distribuir responsabilidades de forma equilibrada e garantir que ninguém fique sobrecarregado.

Agora que você já sabe como gerenciar todas as suas atividades, você não vai perder mais tempo com a desorganização das tarefas, né?

Então, conheça a ferramenta mais completa do mercado para gerenciar as atividades dos projetos. Essa pode ser a solução que falta para você alcançar mais resultados!

Conheça o artia: a solução completa para a gestão de atividades em projetos

O artia é uma solução completa de gerenciamento de projetos, tarefas e equipes.

Imagine ter em suas mãos uma ferramenta poderosa que centraliza todas as tarefas, permite um controle total do progresso e traz uma visão clara de tudo que precisa ser feito. O artia traz tudo isso para a sua rotina!

Você poderá atribuir tarefas, acompanhar o trabalho de cada membro e manter a comunicação alinhada em tempo real. Isso significa mais produtividade e menos esforço para alcançar os objetivos.

Além disso, o artia é uma solução 100% nacional, o que oferece um suporte em português e maior proximidade com os usuários.

Não perca mais tempo com processos complexos e desorganizados: utilize o artia para uma gestão eficiente de atividades e projetos! Teste gratuitamente agora mesmo e veja os projetos da sua empresa saindo do papel com muito mais qualidade e rapidez.