Gestão de atividades: o que é + 4 passos para fazer

Você sente que sua empresa tem processos bem-organizados e estruturados, mas, mesmo assim, os resultados demoram para ser atingidos de maneira satisfatória?  

A resposta para isso pode estar na gestão de atividades! Afinal, o sucesso de um negócio, a longo prazo, depende de cada mínima tarefa que é realizada.  

Quer aprender mais sobre esse assunto? Neste texto você verá:  

• O que é gestão de atividades?
• Qual a importância de gerenciar as atividades?
• Como fazer uma boa gestão de atividades?

O que é gestão de atividades?

A gestão de atividades consiste basicamente em organizar, distribuir e controlar as tarefas que a empresa ou um time específico deve executar.

O objetivo dela é proporcionar um acompanhamento mais detalhado e completo das atividades, para que os gestores consigam tomar melhores decisões e a organização fique estrategicamente mais alinhada.

Relativamente simples, não é? Mas, não se engane! Apesar da gestão de atividades ser algo fácil de entender, ela é muito importante e pode ser uma poderosa aliada das organizações. Veja só:

Qual a importância de gerenciar as atividades?

Vamos fazer uma analogia: quando você vai fazer uma viagem, existe um caminho para que você chegue até seu destino e, quanto melhor for a estrada, mais rápida e segura será sua viagem.

Trazendo isso para as empresas, cada atividade seria como uma rua do trajeto que te leva até sua visão de negócio. Assim, quanto mais completas e organizadas elas forem, melhor será a execução e, consequentemente, maiores são as chances de sucesso .

Por isso, ter uma gestão de atividades é fundamental, porque com ela fica muito mais fácil:

• Identificar e eliminar gargalos;
• Distribuir os recursos de modo mais eficiente;
• Planejar prazos mais realistas;
• Reduzir gastos;
• Aumentar a produtividade do time;
• Elevar a qualidade das entregas;
• Otimizar todo o fluxo de trabalho.

Agora que você já sabe por que a gestão de atividades é tão importante e todas as vantagens que ela traz, vamos aprender a como fazê-la na prática?

4 passos para fazer uma boa gestão de atividades na prática

1. Faça uma lista das atividades

Logo que uma demanda é solicitada, existe uma série de atividades que devem ser feitas para que ela seja entregue. Por isso, o primeiro passo é listar tudo o que precisa ser feito.

2. Estabeleça uma ordem de prioridades

Conhecer as tarefas que precisam acontecer é muito importante, mas não é suficiente. É preciso determinar uma ordem para realizá-las, garantindo que atividades prioritárias e mais urgentes sejam entregues no prazo.

Para isso, existem algumas ferramentas que podem te ajudar, como as matrizes de priorização. Nós temos um texto completo sobre matriz de priorização, nele você confere quais são as 4 principais e como utilizá-las. Não perca!

3.Delegue as atividades ao time

Com as atividades bem definidas, o gestor consegue avaliar qual integrante do time é mais indicado para realizar cada tarefa. Assim, no terceiro passo, ele deve avaliar os recursos disponíveis (humanos e físicos) e distribuí-los conforme a demanda.

4. Controle as atividades

Ao longo do andamento, as tarefas podem ser atrasadas ou feitas de modo incorreto. Por isso, é extremamente importante acompanhar o desenvolvimento delas de perto, para garantir que as demandas sejam entregues com a melhor qualidade possível e dentro do escopo proposto.

Mas isso pode ser um pouco difícil se o número de atividade do time for muito grande, não é? Então confira a dica que trouxemos para você!

Dica! Use algum sistema para gerenciar as atividades

Parece óbvio, mas, diversas empresas ainda realizam a gestão de atividades de modo manual ou através de planilhas.

Apesar destes serem métodos possíveis de controlar as tarefas, eles acabam sendo muito trabalhosos e pouco eficientes. Por isso, nossa dica é que você utilize algum sistema específico de gestão de gestão de atividades. Confira duas delas:

Kanban Online

O kanban é um sistema de gestão visual utilizado para controlar as tarefas e fluxos de trabalho. Este termo vem do japonês e significa “cartão”. Ou seja, a ideia do método é organizar as atividades em cartões que possam ser movimentados conforme as tarefas são desenvolvidas e finalizadas.

Assim, o kanban é muito prático, porque ele proporciona uma visualização rápida do que está acontecendo e informa imediatamente o status de cada atividade.

E tem mais! No kanban online, todas as atividades que compõem o fluxo de trabalho ficam centralizadas em um único lugar. Então, com ele, o gestor consegue ver a lista de atividades, responsáveis e progresso das ações de modo muito mais eficiente e claro. Clique no botão para assistir ao vídeo de como ele funciona: 

Um sistema bem interessante, não é? Se você quiser saber mais sobre o kanban, nós também temos um e-book completo sobre o assunto. Clique a seguir e confira! 

Software de gestão de tarefas

Os softwares de gestão de tarefas são sistemas que contam com diversas funcionalidades para gerenciar as atividades, como:

• Cronograma;
• Listas de prioridades;
• Recursos disponíveis;
• Responsáveis por cada tarefa;
• Checklists;
• Tempo de execução da atividade;
• Gráficos de monitoramento.

Por contar com tantos recursos, os softwares de gestão são o meio mais completo de gerenciar as atividades. Além disso, eles acabam sendo a melhor opção por automatizar a maior parte dos processos.

Assim, para ter relatórios de performance, por exemplo, e controlar o andamento das atividades de modo mais aprofundado, basta apertar um botão que o sistema te informa exatamente o que você quer saber naquela hora.

Se você quiser saber mais vantagens que estes sistemas trazem, leia nosso post: por que ter um software de gerenciamento de tarefas e como escolher o melhor para sua empresa!

Agora que você já viu o passo a passo para fazer uma boa gestão de atividades e conferiu nossa dica especial, não tem mais desculpas para você não a colocar em prática.

Comece ainda hoje e veja os projetos da sua empresa saindo do papel com muito mais qualidade e rapidez!