Por que você precisa de um software de agenda para equipe?

Por que você precisa de um software de agenda para equipe?

Escrito por Roberto Gil Espinha

22 Mar 2023

6 min de leitura

Projetos não existem sem dados estruturados. Mas, controlá-los em diversas planilhas, gráficos e tabelas paralelas não dá, né?

Por isso, os softwares de gestão têm sido a melhor opção para os gerentes de projetos, porque reúnem todas as informações em um único lugar e facilitam a tomada de decisões.

Então, se você está à procura de uma ferramenta para gerenciar tempo, atividades, pessoas e recursos, o software de agenda para equipe pode ser a solução certa para você!

O que é um software de agenda para equipe?

Um software de agenda para equipe é uma plataforma desenvolvida para controlar as atividades do projeto de forma mais simples e visual.

Na maioria das vezes, os gerentes montam um cronograma com os prazos estimados de entrega e, ao longo do planejamento, vão adicionando informações a ele. Isso pode deixar o calendário confuso e atrapalhar as ações do dia a dia por falta de clareza.

Assim, o principal objetivo dos softwares de agenda é facilitar o entendimento das tarefas e melhorar o fluxo de trabalho da equipe, uma vez que haja mais organização nas informações.

Para isso, os softwares de agenda para equipe trazem alguns recursos muito interessantes, veja só:

Quais recursos o software de agenda traz para melhorar a gestão?

O software de agenda de equipe permite organizar os dados do cronograma de maneira mais clara, porque ele informa as atividades de modo completo ao mesmo tempo que mantém o calendário resumido.

Dessa forma, ele apresenta os marcos e entregas do projeto de acordo com os prazos estipulados, mas permite identificar também:

  • Detalhamento das tarefas;
  • Responsáveis pelas atividades;
  • Recursos necessários;
  • Esforço estimado.

Com isso, ele facilita a rotina tanto para o gerente, que tem mais controle sobre o projeto, quanto para o time, que entende melhor as demandas a serem executadas.

Ainda não está convencido de que os softwares de agenda para equipe são uma boa opção para investir? Então, confira mais benefícios que você pode ter com ele:

Benefícios de implementar um software de agenda para equipe nos projetos

Por facilitar a organização e controle das informações, o software de agenda para equipe consegue melhorar muitos processos, tanto da execução como da gestão.

Com ele, os membros do time conseguem visualizar as demandas coletivas, entendendo como seu trabalho impacta no restante do projeto, e também podem visualizar aquilo que é de sua responsabilidade, tendo mais autonomia sobre a agenda pessoal de trabalho.

Assim, ao implementar um software desses, a empresa ganha:

  • Maior controle sobre os prazos;
  • Visão mais clara acerca das atividades dependentes;
  • Maior facilidade para identificar desvios e oportunidades;
  • Tomada de decisões mais assertivas;
  • Trabalho mais colaborativo;
  • Melhora no clima organizacional;
  • Otimização do tempo.

Ficou mais fácil entender por qual motivo os softwares de agenda para equipe são uma solução muito interessante para os negócios? Então, confira algumas dicas para saber como escolher um deles!

Como escolher um software de agenda para sua equipe?

Os softwares de gestão de projetos têm sido a melhor opção atualmente, porque trazem muito mais praticidade que as tão utilizadas planilhas. Por isso, existe uma infinidade de sistemas e plataformas disponíveis para você escolher. Aí vem a pergunta: e qual é o melhor deles?

A resposta pra isso depende, porque para cada tipo de necessidade terá algum mais eficaz. Mas, para te ajudar, a gente trouxe algumas dicas do que considerar nesse momento de escolha.

O que analisar na hora de escolher o software ideal?

O software ideal será aquele que tem tudo o que você precisa para gerenciar seus projetos.

Mas, cuidado! Isso não significa que quanto mais coisas o sistema tiver, melhor. Se os projetos da sua empresa forem mais simples, uma plataforma com muitos itens pode mais atrapalhar do que ajudar. Por isso, considere:

  • Os pontos fortes e fracos do seu negócio;
  • A usabilidade do software;
  • As funcionalidades e customizações; O preparo do time para utilizar a plataforma;
  • Os requisitos para fazer a implementação;
  • A acessibilidade do suporte;
  • A avaliação dos usuários.

Com esses fatores em mente, as chances de você fazer uma boa escolha e obter todos os benefícios que listamos acima são grandes!

Agora, como dica final, te convidamos a conhecer o Artia, o nosso software de gestão de projetos. Ele traz ótimas funcionalidades para controlar a agenda da equipe e pode ser a solução completa que você procura! Saiba mais:

Conheça o Artia!

O Artia é uma das melhores opções do mercado, porque é um sistema totalmente nacional, que conta com suporte acessível em português, além de trazer ótimas funcionalidades.

Se o se objetivo é gerenciar tempo, atividades, pessoas e recursos em um único lugar, o Artia te ajuda com:

Kanban

O Kanban é um quadro visual que organiza o fluxo de trabalho através de colunas e cartões. Nele, os cartões representam as atividades do projeto e as colunas o status da atividade, o que possibilita ao time identificar as demandas mais facilmente e entender melhor os processos.

Assim, é possível conferir o status das tarefas, quem é responsável por elas, quanto tempo já foi gasto e qual o prazo de entrega em uma única visão.

Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é uma ferramenta que unifica todos os prazos e atividades do projeto de modo visual. O legal dele é a facilidade para identificar as dependências do projeto, que evita muitos retrabalhos.

Demonstranção do gráfico gantt para usar no gerenciamento de projetos

Detalhamento das atividades

Para cada tarefa criada no Artia, há campos para controlar:

  • Tipo da atividade;
  • Solicitante;
  • Descrição;
  • Responsável e participantes;
  • Início, término, esforço e custo estimados;
  • Início, término, esforço e custo reais;
  • Porcentagem do andamento.

Com isso, o time tem todas as informações que precisa sobre a atividade, tendo um entendimento completo do que precisa ser feito.

Relatórios personalizados no Artia

Priorização da agenda

Para que os colaboradores consigam ser eficientes no trabalho, o gestor precisa saber quais atividades são mais relevantes no momento, seja por questão de prazo ou impacto no negócio. Por isso, o Artia traz uma aba específica para indicar como anda a alocação da equipe e sua agenda.

legenda grafico de alocação

Gostou das funcionalidades? Então confira mais detalhes delas assistindo a uma demonstração do Artia:

E se você quiser, faça um teste gratuito na plataforma para conferir ainda mais de perto como o Artia pode te ajudar a controlar a agenda dos seus projetos de forma eficiente!

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.