Gerenciamento de Escopo em 6 passos: descubra por que planejar seus projetos não é perda de tempo

Ultima atualização em: 22|06|2020

Gerenciamento de Escopo em 6 passos: descubra por que planejar seus projetos não é perda de tempo

O escopo é o documento mais importante de um projeto, já que contém todas as informações necessárias para a execução das atividades. Muitas empresas não dão tanta importância para o planejamento do projeto e falham em fazer o gerenciamento de escopo, o que acaba gerando resultados insatisfatórios, além de perda de tempo e dinheiro.

Se você está com dificuldades para gerenciar o escopo dos seus projetos, continue lendo, pois vamos te explicar como implantar essas práticas do jeito certo e obter os melhores resultados! Porém, antes de irmos ao que interessa, precisamos esclarecer o conceito de escopo:

O que é o escopo de um projeto?

O escopo descreve todo o trabalho necessário para tirar um projeto do papel. Funciona como um guia de execução, garantindo que o resultado final esteja alinhado às expectativas iniciais.

Por ser a principal referência para os envolvidos na execução do projeto, esse documento precisa ser bem detalhado e claro. O escopo deve conter informações como prazos de entrega, custos, materiais necessários e profissionais envolvidos. Ele também deve registrar os objetivos a serem alcançados com o projeto e as expectativas iniciais do cliente, permitindo analisar eventuais mudanças durante a execução do projeto.

O que é o gerenciamento do escopo?

O gerenciamento de escopo consiste em uma série de processos focados em planejar e monitorar a execução do projeto, garantindo seu sucesso.

Esses processos ajudam a responder perguntas como “quais os requisitos do projeto?”, “quais entregas precisam ser feitas”, “quais os critérios de avaliação das entregas?”, “quais os resultados esperados com a execução do projeto?”, “quem está envolvido no projeto?”.

Além disso, o gerenciamento de escopo permite avaliar a viabilidade do projeto, ou seja, entender o que é possível entregar (e o que não é) dentro de determinado prazo com os recursos disponíveis, sem deixar de atender às necessidades do cliente.

Por que gerenciar o escopo de um projeto?

Como você pode perceber, o gerenciamento de escopo torna o projeto mais organizado. No entanto, esse é apenas um dos benefícios trazidos pela implantação desse conjunto de práticas. Entre os demais benefícios estão:

Alinhamento de expectativas

O gerenciamento do escopo permite que todos os envolvidos no projeto realmente entendam o que precisa ser feito e acompanhem o progresso de cada entrega, a disponibilidade de recursos, as eventuais mudanças no escopo, entre outros. Dessa forma, o escopo pode ser visto como um instrumento poderoso de comunicação e alinhamento.

Redução de retrabalho

Devido ao alinhamento citado anteriormente, o gerenciamento de escopo torna a execução do projeto mais rápida. Isso ocorre porque, a partir da redução de ruídos através de uma comunicação mais adequada, a tendência é que as entregas sejam aprovadas com menos alterações. Assim, há menos retrabalho, o que diminui o tempo de execução do projeto e aumenta a satisfação do cliente, que recebe um produto de acordo com o solicitado.

Clareza de que está investindo no projeto certo

A criação de um escopo de projeto pressupõe a realização de um estudo prévio para checar a viabilidade da iniciativa. Abastecer o escopo com informações é também um exercício de reflexão sobre a necessidade de realizar o projeto. Significa questionar se ele precisa realmente ser executado no momento ou pode esperar mais algum tempo, se não há outros projetos mais importantes para o negócio, se os recursos disponíveis são os mais adequados etc. Dessa forma, ainda na fase de planejamento, é possível garantir que a empresa está investindo no projeto certo.

Consolidação de uma base de conhecimento

A partir das informações documentadas no escopo, o gerente do projeto e sua equipe conseguem analisar as lições aprendidas, durante e após a conclusão do projeto. Isso significa olhar criticamente para o que foi entregue e de que forma foi entregue, refletir sobre os processos de gerenciamento de projetos e buscar melhorias. Essa base de conhecimento é extremamente valiosa e funciona como um repositório, que ficará disponível para toda a organização. À medida que essa base é atualizada, menos são as chances de repetir erros cometidos no passado.

Como fazer o gerenciamento de escopo?

A quantidade de informações disponíveis sobre o projeto e seus requisitos impacta diretamente na forma como o gerenciamento de escopo será conduzido. Se estivermos falando de um projeto como o de uma casa, por exemplo, é possível coletar com antecedência todas as informações e planejar o projeto do início ao fim, de uma única vez.

Agora, se estivermos lidando com um projeto mais dinâmico, como por exemplo, o desenvolvimento de um software, o nível de detalhamento do escopo provavelmente será menor, afinal, não teremos todas as informações (diferentemente do que acontece no projeto da casa). Por isso, o escopo vai sendo construído aos poucos, de forma iterativa e gradual.

O gerenciamento de escopo pode ser dividido em seis etapas, que vão desde o planejamento até o acompanhamento da execução do escopo.

1- Planejar o gerenciamento de escopo

Nesta etapa, são definidos os parâmetros e diretrizes que vão ditar a execução e o monitoramento do escopo ao longo do projeto. Isso inclui estabelecer os critérios de avaliação das entregas, determinar prazos, priorizar recursos, definir políticas de gestão de mudanças e gestão de riscos etc. Todas essas informações compõem o plano de gerenciamento de escopo.

2- Coletar os requisitos

Depois de montar um plano de gerenciamento de escopo, é necessário reunir as características que as entregas precisam ter, sempre focando em atender às necessidades do contratante. Ou seja, a partir do briefing com o cliente, é necessário determinar os requisitos funcionais e não funcionais que devem ser desenvolvidos durante a execução do projeto.

3- Definir o escopo

Nesta etapa, o escopo é propriamente construído, a partir dos requisitos coletados nas reuniões de briefing e das entrevistas com os clientes e outras partes interessadas. Ou seja, é no momento de definição de escopo que estabelecemos quantas etapas vão compor a execução do projeto, qual a equipe responsável, quais as datas de entregas, entre outras informações.

Essa definição inicial servirá de guia e poderá sofrer mudanças diante de novas prioridades e redistribuição de recursos, especialmente em projetos ágeis. No caso de projetos tradicionais, em que o cenário é mais previsível, é interessante que o controle de mudanças seja um pouco maior e realizado por um comitê técnico.

4- Criar uma EAP

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) organiza a execução do projeto de forma visual e hierárquica. Nessa estrutura, o projeto é dividido em pacotes de trabalho, ou seja, subdivisões com foco em uma característica específica do projeto. Esse agrupamento por afinidade será especialmente útil na hora de montar o cronograma do projeto e detalhar as atividades.

Veja o exemplo da EAP da construção de uma casa:

Veja o exemplo da EAP da construção de uma casa:

Esse diagrama deve ser fácil de entender e, principalmente, simples de alterar, já que é comum surgirem alterações repentinas nos pacotes de trabalho durante a execução do projeto, ainda mais se o projeto estiver inserido em um ambiente de alta instabilidade.

5- Validar o escopo

É o processo de validação das entregas feitas ao longo da execução do projeto, considerando os critérios de avaliação selecionados e documentados no plano de gerenciamento de escopo. É nessa etapa também que as mudanças são requisitadas e avaliadas pelo comitê técnico. No caso de projetos ágeis, essa revisão é feita durante as reuniões de sprint. De qualquer forma, as mudanças necessárias devem ser discutidas em conjunto, para que o alinhamento das equipes não seja prejudicado.

6- Controlar o escopo

É o processo de monitorar o andamento do escopo do projeto, garantindo que as atividades estão sendo realizadas no prazo, as equipes possuem os recursos necessários para executar cada tarefa corretamente e, principalmente, que todas as entregas estão alinhadas às expectativas do cliente.

Como você pode perceber, o gerenciamento de escopo dá um pouco de trabalho, mas é fundamental para o sucesso de um projeto. Uma forma de otimizar esse conjunto de processos é contar com um software de gestão de projetos.

Em vez de fazer todo o acompanhamento de forma manual, você pode usar as funcionalidades de gestão de projetos do Artia! A ferramenta permite o acompanhamento de atividades, recursos e prazos, geração de relatórios, além da criação de EAPs, gráficos de Gantt e até mapa de capacidade de equipe.

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