EAP online: aprenda a fazer em um passo a passo simples

EAP online: aprenda a fazer em um passo a passo simples

Quer montar uma EAP online e não faz ideia de como criá-la ou qual ferramenta usar? Sem problemas, estamos aqui para te ajudar! Nesse post, ensinamos o passo a passo de como montar uma EAP usando o Artia, e ainda deixamos 12 dicas para não errar na elaboração. Quer saber quais são? Então siga a leitura!

Como montar uma EAP Online: passo a passo

Para criar uma EAP online, utilizamos o Artia, um software de gerenciamento de projetos que dispõe de uma série de ferramentas úteis para gestão e controle, como EAP, cronograma, controle financeiro etc.

Tudo começa pela criação de um projeto. Você pode fazer isso clicando no sanduíche ao lado da pasta ou organização onde o projeto será criado e clicar em “novo projeto”.

Uma vez que você criou um projeto no Artia, basta clicar no sanduíche ao lado do ícone do projeto e, em seguida, clicar em EAP no menu exibido.

como criar uma eap no artia passo 1

como criar uma eap no artia passo 2

A partir disso, você já pode começar a criar a sua EAP visual de forma muito simples: nomeie os blocos de acordo com o seu projeto e crie as subdivisões necessárias. Basta clicar no botão “+” abaixo de cada bloco para adicionar um novo. Você também pode arrastá-los e reordená-los conforme sua preferência

como criar uma eap no artia passo 3
 

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como criar uma eap no artia passo 5

Quando a EAP estiver pronta, basta clicar no botão “salvar” no canto superior direito da tela.

como criar uma eap no artia passo 6

E está pronto! Simples, não é? Nesse vídeo, mostramos o passo a passo para a criação da EAP na interface do Artia. Veja:

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O interessante do Artia é que, uma vez que a EAP foi salva, as subdivisões aparecem como pastas na estrutura da organização. A partir disso, você pode criar atividades dentro de cada etapa da EAP, e gerenciá-las através das diversas ferramentas que o software oferece, como kanban, lista de atividades, apontamento de horas, controle financeiro, cronograma etc.

Se você ainda não utiliza o Artia, não deixe de conhecê-lo!

Dito isso, que tal conferir como fazer uma EAP segundo as boas práticas do gerenciamento de projetos? Separamos 12 dicas essenciais para a criação de uma EAP sem erros. Se interessou? Então confira!

12 dicas para facilitar a criação da EAP

1.      Não utilize verbos, apenas substantivos

O último nível de decomposição da EAP é o pacote de trabalho. Portanto, o nome de cada bloco deve ser um substantivo, não um verbo, já que verbos serão os nomes das atividades organizadas no cronograma de projeto. Ou seja, a EAP não deve conter um bloco chamado “pintar as paredes”, por exemplo, pois trata-se de uma atividade.

Ademais, é importante que a EAP seja sucinta, o que vai gerar visibilidade para o trabalho do projeto.

2.      Capriche na identificação dos requisitos

Uma boa coleta de requisitos é fundamental para que a EAP possa ser bem-feita. Ou seja, o cliente precisa deixar claro suas reais necessidades, e cabe ao gerente de projetos utilizar técnicas (como entrevistas) para descobrir essas necessidades. Afinal, às vezes, o próprio cliente pode não ter muito claro na mente quais são os requisitos. Quanto maior a exatidão das respostas, melhor!

3.      Tome cuidado com o detalhamento excessivo

Se a sua EAP estiver parecendo uma checklist, é melhor recomeçar, pois você está fazendo do jeito errado! Esse é um dos erros mais comuns na elaboração da estrutura analítica do projeto.

O guia PMBOK® estabelece um modelo de até 6 níveis, sendo eles:

  1. Programa
  2. Projeto
  3. Tarefa
  4. Subtarefa
  5. Produto de trabalho
  6. Nível de esforço

Contudo, esse modelo pode forçar um nível de detalhamento superior ao necessário. Em uma abordagem mais contemporânea, o número de níveis varia conforme a necessidade do projeto, que pode ser menor.

Pense na EAP mais como um direcionamento, um resumo do trabalho do projeto.

4.      Utilize a regra do 8-80

Para garantir o nível ideal de detalhamento da EAP, você pode utilizar a regra do 8-80. Essa regra diz que cada pacote de trabalho deve ter no mínimo 8 horas e no máximo 80. Em alguns projetos, essa regra é adaptada para 4-40, seguindo a mesma lógica.

A ideia é evitar que a EAP fique muito detalhada, gerando micro gerenciamento, ou pouco detalhada, dificultando a gestão.

5.      Utilize um modelo de EAP

Uma boa forma de otimizar o tempo de criação da EAP é utilizar EAPs de projetos já realizados como base para a criação de novas, especialmente se a sua organização já tem um histórico consolidado de gestão de projetos.

6.      Utilize a regra dos 100%

A EAP deve conter todo o trabalho que será necessário para entregar o projeto, sem informações faltantes ou sobrando. Para garantir que a sua EAP segue essa norma, utilize a regra dos 100%.

Essa regra diz que a soma de todo o trabalho nos níveis inferiores (níveis filhos) deve resultar no nível mais alto (nível pai). Ou seja, a EAP não deve conter 90% ou 120% do trabalho do projeto, mas 100%.

Da mesma forma, um nível pai não pode ter apenas um nível filho associado a ele, assim como um nível filho não pode estar associado a dois níveis pais.

7.      Evite o Gold Plating

Gold Plating é entregar além daquilo que o cliente solicitou. É como se, no projeto de instalação de um chuveiro, você revolvesse surpreender e instalar um chuveiro de ouro! Incrível? Não. Péssimo, na verdade.

Esses incrementos não-solicitados vão gerar aumento nos custos do projeto e ainda podem gerar atrasos na entrega. Por isso, aquilo que não foi solicitado pelo cliente, não deve ser acrescentado. Caso alguma mudança no escopo original for necessária, é preciso fazer uma solicitação formal de mudança, afinal, você não sabe o impacto que a adição inesperada pode gerar.

8.      Evite o Scope Creep

Scope Creep é excesso de alterações no projeto sem nenhum controle sobre essas mudanças. Quando isso acontece, é porque houve falha na etapa de coleta de requisitos, fazendo com que sejam percebidas novas necessidades constantemente ao longo do projeto.

Daí a importância de não fazer a coleta de requisitos às pressas. Além de investir em uma boa documentação, também é importante ter um processo de gestão das mudanças no projeto muito bem definido.

9.      Mantenha a EAP simples

A EAP precisa ser simples e sem firulas. O detalhamento fica no dicionário da EAP, que é um documento fundamental para entender o que realmente precisa ser feito para entregar o projeto. Ou seja, a EAP deve mostrar apenas a visão geral, enquanto o dicionário da EAP entra com as informações relevantes sobre os pacotes de trabalho.

10.  Monte um bom dicionário da EAP

Geralmente em formato de tabela, o dicionário da EAP detalha os pacotes de trabalho contidos na EAP. Ele inclui os nomes dos responsáveis por cada pacote de trabalho, os critérios de aceitação, indicadores etc. Para facilitar a identificação dos elementos no dicionário, cada pacote deve conter uma numeração que funciona como código identificador. Confira esse exemplo básico de dicionário da EAP:

10. Monte um bom dicionário da EAP

Você pode combinar o dicionário da EAP com a matriz RACI, incluindo outras responsabilidades na tabela:

  • Responsible: quem será cobrado pelo pacote de trabalho
  • Accountable: quem aprova o pacote de trabalho
  • Consulted: quem será consultado sobre o pacote de trabalho
  • Informed: quem deve ser informado sobre o pacote de trabalho

11.  Envolva a equipe

Envolver a equipe de projetos na criação da EAP aumenta as chances de o resultado final ser abrangente e o mais completo possível. Para isso, pode ser interessante reunir os membros do time para discutir o esforço envolvido no projeto e criar a EAP.

O Gerente de Projetos deve garantir que todo o trabalho que será realizado no projeto esteja no dicionário da EAP e que essas informações tenham sido compreendidas por todos os envolvidos. Além disso, é ideal receber um feedback da equipe para garantir que a EAP e o dicionário sejam válidos e abrangentes.

12.  Valide a EAP

Depois de montar a EAP e seu dicionário, é preciso validar a EAP com os Stakeholders do projeto. Para isso, pode ser feita uma reunião na qual será discutida e aprovada a estrutura. Assim, pode-se garantir o alinhamento de expectativas e que todo o trabalho mapeado está de acordo com as necessidades dos Stakeholders.

EAP e cronograma: diferenças

Essas duas ferramentas são extremamente importantes para a gestão de um projeto, e são complementares uma a outra. Entretanto, elas possuem propósitos e estruturas diferentes!

A EAP decompõe o projeto apenas até o nível de pacote de trabalho. O cronograma, por sua vez, decompõe esses pacotes em atividades, organizando-as em conjunto com prazos de entrega e recursos.

Enquanto a EAP é uma ferramenta mais simples que mostra o que será feito, o cronograma costuma ter o formato de linha do tempo e mostra como tudo será feito. Ele está mais suscetível a alterações e imprevistos do que a EAP.

Então, de forma resumida, podemos dizer que a EAP proporciona uma visibilidade das principais entregas no formato de pacote de trabalho, e fornece as bases para a criação do cronograma.

Já o cronograma proporciona uma visão geral dos prazos, deixando claro quando e como as entregas serão feitas, e estabelecendo responsáveis por cada uma das entregas.

O ideal é que você utilize os dois em uma versão online, que possui recursos complementares e pode ser acessada de qualquer lugar com conexão à internet. Para criar sua EAP online, cronogramas, quadros de gestão e muitas outras ferramentas importantes do gerenciamento de projetos, conte com o Artia!