Gráfico de Gantt o que é

Mas afinal, o que é o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt ou diagrama de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para controlar e gerenciar o cronograma de atividades de um projeto. Com ele, é possível listar tudo que precisa ser feito para colocar o projeto em prática, dividir em atividades e estimar o tempo necessário para executá-las.

O gráfico de Gantt foi criado pelo engenheiro americano Henry Gantt, no começo do século XX. Inicialmente, o objetivo de Gantt era organizar as etapas do processo de produção, mas ao longo do tempo sua ideia foi sendo desenvolvida e hoje é amplamente utilizada na área de gestão de projetos.

Como qualquer gráfico, o gráfico de Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal. O vertical contém as atividades que precisam ser feitas, e o horizontal mostra o tempo de início e de término de cada atividade. Relacionando os dois eixos podemos ver em quanto tempo o projeto será entregue e até mesmo quais atividades devem ser feitas primeiro

verticais do gráfico de Gantt

Olhando esse exemplo, é possível perceber que o projeto começa no dia 03/09/18 e é concluído no dia 17/09/2018. Você deve ter percebido que algumas barrinhas horizontais são mais curtas ou compridas do que as outras. Isso acontece porque algumas atividades demoram mais que as outras, e o gráfico mostra o tempo de execução de cada uma.

Além disso, algumas atividades dependem de outras para poderem começar, como a 1 e a 5. Se você olhar bem, perceberá que a 5 começa logo depois que a 1 termina. Observe:

gráfico de Gantt interdependências

seta apresentada na imagem representa a relação de dependência entre as tarefas. Normalmente, é com esse recurso que as ferramentas que permitem montar Gráficos de Gantt demonstram a relação de dependência.

Outras atividades, porém, podem começar ao mesmo tempo, como a 8 e a 9, por exemplo. Seria como colocar os pisos e as janelas de uma casa, considerando que as paredes já estejam erguidas e rebocadas.

Agora que esclarecemos o que é o gráfico de Gantt, podemos seguir para o próximo tópico e entender para que ele serve. Já adiantamos que as funções são muitas!

Para que serve o gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt pode ser uma mão na roda para organizar as atividades do cronograma, otimizar o tempo de execução e monitorar o cumprimento de cada etapa. Continue a leitura e saiba tudo que pode fazer usando essa ferramenta.

Dividir as atividades

Já que o gráfico de Gantt dá espaço para controlar inúmeras etapas de um projeto, um recurso interessante é “quebra-las” em atividades menores, facilitando o controle. Por exemplo, ao invés de colocar apenas a atividade “pintura”, é possível dividir a atividade dessa forma:

  • Preparar paredes;
  • Aplicar selador;
  • Aplicar massa corrida;
  • Aplicar primeira demão de tinta;
  • Aplicar segunda demão de tinta.

Com essa divisão mais detalhada, todos os envolvidos no projeto têm consciência das atividades que precisam ser feitas, não apenas uma vaga noção.

Mostrar relações entre as atividades

Como você viu no nosso exemplo de gráfico de Gantt, há tarefas que dependem umas das outras, e a principal função da ferramenta é deixar essa relação de dependência bem clara. Por exemplo, se a parede não for rebocada no prazo, a pintura vai atrasar, e consequentemente a entrega da casa também, assim como se uma atividade terminar antes do prazo, todas as outras que dependem dela podem ser adiantadas.

Ter clara a relação de dependência entre as atividades é útil porque a equipe fica sabendo como é importante cumprir os prazos para que o projeto não atrase. Talvez um dos maiores desafios dos gerentes de projetos seja a comunicação dessa relação, e utilizando o gráfico de Gantt ela fica bem visível.

Definir prazos de entrega

Tendo uma visão geral das tarefas e das relações entre elas você poderá determinar o prazo de cada uma com precisão. Assim, você pode trabalhar com prazos realistas e até mesmo reduzi-los.

Para isso, você vai precisar prestar bastante atenção nas relações entre as atividades. Se identificar que uma atividade não depende de outra para começar, pode movê-la para o começo do projeto, ou fazê-la começar ao mesmo tempo que outras, desde que haja recursos para isso. Ao invés de reservar um tempo específico para que a atividade aconteça, você estará otimizando o tempo e encurtando o prazo de entrega do projeto.

Atribuir responsáveis pelas atividades

Além de dar espaço para organizar as atividades, as relações e os prazos, o gráfico de Gantt serve para atribuir responsáveis para cada atividade. Dessa forma, quando o gerente de projetos precisar alinhar alguma coisa sobre determinada atividade, saberá exatamente com quem falar.

Acompanhar o andamento

O gráfico de Gantt também serve para que a equipe envolvida possa acompanhar o andamento do projeto.

montando o cronograma gantt

Você pode controlar, por exemplo, com um sistema de cores o que já foi concluído, o que está sendo feito e o que ainda não começou. No nosso exemplo, cinza significa concluído, verde em andamento e azul a fazer.

Assim fica mais fácil saber o status de cada atividade e, caso alguma etapa estiver em atraso, você tem como identificar e pensar em estratégias que coloquem o projeto de volta ao trilhos o mais rápido possível.

Continue lendo e aprenda passo a passo como montar um gráfico de Gantt para gerenciar o cronograma dos seus projetos.

Como montar um gráfico de Gantt

1.      Liste as atividades

O primeiro passo para montar um gráfico de Gantt é fazer uma lista com todas as atividades envolvidas no projeto. Assim como falamos há pouco, atividades genéricas devem ser quebradas em atividades menores para facilitar o acompanhamento de cada uma. Não se preocupe ainda com a definição da relação entre as tarefas ou da ordem de execução, isso é o que será feito no próximo passo. Foque em detalhar todas as atividades importantes para o projeto.

2.      Identifique as relações entre elas (eixo vertical)

Agora que você tem todas as atividades em mãos, identifique quais não dependem de nenhuma outra para serem executadas — estas devem ser agrupadas e, se possível, feitas ao mesmo tempo, para minimizar o prazo de entrega final.

Depois, coloque em ordem as atividades restantes, respeitando a sequência de execução de cada uma. Elas devem ser colocadas no eixo vertical do seu gráfico de Gantt, uma abaixo da outra. Como explicamos, certas atividades requerem o cumprimento de outras para serem postas em prática.

3.      Determine o prazo e os responsáveis (eixo horizontal)

Com as atividades e a ordem definida, você poderá colocar um prazo para cada uma. Leve em consideração o esforço que cada atividade requer e quantos recursos (pessoas) estão à disposição para executa-la.

Se o esforço necessário para uma atividade é de 16 horas (2 dias) e você tem 2 pessoas que trabalham 8 horas por dia para faze-la, o prazo pode ser dividido entre elas, e o tempo de execução da atividade cairá de 16 horas para apenas 8 horas, ou seja, 1 dia de trabalho ao invés de 2.

Feito isso, só falta determinar quem serão os responsáveis por cada tarefa. Assim, apesar de as atividades precisarem ser feitas por várias pessoas, o gerente de projetos saberá com quem falar caso haja algum imprevisto.

Tenha um melhor controle dos seus prazos.

Domine o conceito de Cronograma Gantt e coloque-o em prática com este passo-a-passo para montar e conduzir seu projeto.

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Webinar: Como conduzir os prazos do projeto usando o Gráfico de Gantt

4.      Escolha um lugar para manter seu gráfico de Gantt

Existem diversas soluções para construir e para hospedar o seu gráfico de Gantt. Desde opções analógicas até softwares de gestão de projetos feitos especialmente para isso. Vamos apresentar algumas opções a seguir:

Post-its

Inicialmente, a maioria dos gráficos de Gantt eram feitos com ajuda dos post-its. Hoje ainda há alguns gerentes de projeto que utilizam esse método para construir o esboço do gráfico, e depois passam as informações para um software especializado. –

Para construir seu gráfico de Gantt com post-its, você deve ter uma folha com o eixo vertical e o eixo horizontal já definidos, e os post-its serão utilizados para mostrar em qual período as atividades serão executadas:

como montar um gráfico de Gantt

Dica: Utilize post-its coloridos para diferenciar tipos de atividade, responsáveis atribuídos ou mesmo para monitorar o status do andamento das atividades.

Excel

Passando do analógico para o digital, a primeira opção é utilizar o Excel. Tendo alguma habilidade no programa, você pode criar fórmulas e gráficos dinâmicos que mostrem o tempo de duração das atividades e até porcentagem de execução. O problema dessa ferramenta é que ela não pode ser facilmente visualizada por todos os envolvidos do projeto, já que não pode ser editada por mais de uma pessoa ao mesmo tempo por não ser online, mas instalada no próprio computador.

Artia

Artia é uma ferramenta de gerenciamento de projetos 100% online, desenhada para ajudar os gerentes de projetos e os envolvidos na sua execução. Um dos recursos que a ferramenta oferece é o Gantt avançado, onde cada atividade do projeto pode receber data de início e de término (tanto a estimada quanto a real), responsável e esforço necessário, cores para indicar o status de execução e assim por diante. A vantagem é que todos os envolvidos no projeto podem acessar o gráfico de Gantt quando quiserem, até mesmo do celular.

Ficou alguma dúvida sobre gráfico de Gantt ou sobre como monta-lo? Assista ao nosso webinar gratuito que mostra passo a passo como elaborar um cronograma usando gráfico de Gantt ou amplie seus conhecimentos lendo TUDO sobre como gerenciar o tempo de um projeto.