5 etapas de um projeto: saiba quais são e o que se faz em cada uma delas

 

5 etapas de um projeto: saiba quais são e o que se faz em cada uma delas

Um projeto pode ser divido em três grandes momentos: o começo, o meio e o fim. Dentro desses momentos, há alguns processos que interagem entre si ao longo do tempo e compõem o projeto.

5 etapas de um projeto

  • A iniciação;
  • O planejamento;
  • A execução;
  • O monitoramento e controle; e
  • O encerramento das atividades.

Vale dizer que esses processos não são fixos: apesar de seguirem uma ordem, eles não esperam o final do anterior para começar. Assim, ao longo do projeto, várias etapas vão acontecendo ao mesmo tempo.

Na execução, por exemplo, ainda há processos de planejamento sendo realizados, processos de monitoramento e controle e até mesmo o início do processo de encerramento. Observe neste gráfico:

Gráfico de planejamento do projeto

 

Conforme o projeto vai prosseguindo, o nível de interação entre os processos vai aumentando, até que próximo a conclusão do projeto os processos vão desacelerando até cessarem.

O nível de custos e de pessoal envolvido no projeto também segue uma curva parecida ao longo do tempo:

Curva de valor do projeto

No início do projeto, há pouco esforço e custo, no planejamento o nível já é um pouco maior, na execução tem um grande salto de crescimento e em seguida começa a diminuir, e então para no encerramento do projeto. Em um projeto ágil, essa curva se repete a cada sprint, e em projetos tradicionais ela deve se repetir apenas uma vez.

A seguir, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre cada uma das etapas de um projeto. Acompanhe:

As 5 etapas de um projeto

Qualquer que seja a metodologia de gestão de projetos que você utilizar, a ordem e a relevância das etapas de um projeto é a mesma.

Tanto as metodologias ágeis (como o SCRUM), que focam no planejamento e nas entregas progressivas, quanto as tradicionais (como a Cascata), que planejam e entregam em um pacote único, podem se beneficiar dessa estrutura de fases proposta pelo PMBOK®.

Vale lembrar que cada etapa pode ser subdividida em outras fases e, ao final de cada uma, recomenda-se fazer uma revisão para ver se o previsto realmente foi entregue. Afinal, segmentar a carga de trabalho em partes torna o controle muito mais fácil.

Sem mais delongas, vamos às etapas de um projeto.

1.      Iniciação

Na etapa de iniciação do projeto, deve ser realizado um apanhado geral sobre o projeto, buscando saber quais são seus principais objetivos e o que deve (e não deve) ser feito para alcançá-los.

É indicado começar fazendo um estudo de viabilidade do projeto, levando em consideração a prioridade da demanda, a disponibilidade de recursos, a viabilidade técnica, o impacto ambiental e o retorno a ser gerado. Apenas com respostas positivas a todos esses critérios é que o projeto pode ser considerado viável.

O gerente de projetos pode, também, desenvolver o business case do projeto, que é um documento apresentado para atestar a viabilidade do projeto e conseguir a aprovação de outros integrantes do corpo diretivo, sejam eles investidores ou não. Para isso, o gerente de projetos deve perguntar aos sponsors (patrocinadores) e stakeholders (partes interessadas):

  • Qual problema esse projeto deve resolver?
  • Quais são os objetivos estratégicos desse projeto?
  • Quais são os requisitos básicos para o projeto?
  • O que não fará parte do escopo do projeto?
  • Qual é o ROI do projeto?

Após essa conversa, o gerente formula um documento ou uma apresentação menos formal que apresente todas as respostas relevantes. Tendo o projeto aprovado, pode-se seguir para a formulação do Termo de Abertura do Projeto, que reúne, com pouca profundidade, informações básicas como:

  • A descrição do escopo;
  • A duração do projeto;
  • Os recursos que serão necessários;
  • Quem serão as partes interessadas;
  • Quais serão os riscos, restrições e premissas; e
  • Quem será o responsável pela gerência do projeto.

A partir do momento em que todos estiverem de acordo com o documento, o planejamento já pode começar. Mas lembre-se que, ao longo do projeto, conforme vão acontecendo mudanças, alguns processos da etapa de iniciação podem ser retomados. Editar o Termo de Abertura do Projeto é um deles.

2.      Planejamento

Começar um projeto sem antes planejá-lo é sinônimo de desperdiçar recursos. Mesmo que no início possa parecer perda de tempo, construir um plano detalhado para a execução do projeto vai até economizar tempo depois.

Isso porque, caso o planejamento não seja bem feito antes de a execução começar, é quase certo que várias atividades serão executadas da maneira errada, causando retrabalho. Esse retrabalho, por consequência, irá consumir tempo e recursos e pode até se tornar um risco à saúde do projeto.

Por isso, o planejamento é um dos momentos mais importantes dentre as etapas de um projeto.

Segundo o PMBOK®, há 10 elementos que devem fazer parte dessa etapa: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas.

É lógico que você não irá parar para planejar cada um deles nos mínimos detalhes toda vez que for iniciar um projeto, um após o outro. Você vai perceber que o planejamento vai fluir de forma orgânica, uma vez iniciado. Ao planejar os riscos do seu projeto, você pode identificar a necessidade de acrescentar algo ao escopo ou ajustar o cronograma, por exemplo, e então incrementar essas outras partes.

Como principais resultados, a etapa de planejamento de projetos deve gerar:

  • A descrição do escopo do projeto;
  • A estrutura analítica do projeto (EAP);
  • O cronograma do projeto;
  • O levantamento dos riscos do projeto;
  • O levantamento dos recursos necessários ao projeto; e
  • O plano de comunicação do projeto.

 

Webinar Plano de projeto: por onde começar?

3.      Execução

Como o próprio nome já diz, a etapa de execução é quando as tarefas planejadas serão executadas, colocadas em prática. Para que ela se inicie, geralmente é realizada uma reunião de kick-off com os envolvidos do projeto.

Durante a execução, é importante que o gerente de projetos oriente a equipe do projeto, promova a motivação e o engajamento com as atividades, garantindo que tudo que foi planejado aconteça na prática da melhor forma possível.

Além disso, é papel do GP:

  • Gerenciar as aquisições para que os recursos necessários estejam disponíveis na quantidade e no momento certo;
  • Gerenciar as comunicações para que tanto os colaboradores quanto as partes interessadas estejam alinhadas; e, sobretudo,
  • Garantir a qualidade do que estiver sendo produzido.

4.      Monitoramento e controle

Acontecendo em paralelo com a etapa de execução, a etapa de monitoramento e controle tem como principal objetivo lidar com desvios que possam acontecer no projeto.

O gerente de projetos deve estar atento aos indicadores do projeto constantemente, comparando-os com as metas e verificando o que pode ser feito caso eles estejam abaixo do esperado. O acompanhamento de perto pode ser útil, também, para evitar ameaças antes mesmo de elas acontecerem.

O risco de atraso em uma determinada atividade, por exemplo, pode ser mitigado apenas com o monitoramento da produtividade da equipe. Imagine que você foi checar o Gráfico de Burndown da equipe e percebeu que o desempenho está dois dias atrasado e, se continuar nesse ritmo, o produto final da sprint não será finalizado no prazo.

Gráfico de Burndown da equipe

Diante disso, você resolve conversar com a equipe e ver o que está os impedindo de seguir a linha de base planejada, e uma vez que descobre e elimina esse impeditivo, o desempenho volta ao normal.

Percebe como o monitoramento e controle constante permite antecipar e minimizar desvios no projeto? Esse foi apenas um exemplo simples, mas em escalas maiores a importância dessa etapa é ainda mais expressiva.

5.      Encerramento

Muitos gerentes de projeto tendem a passar reto por essa etapa final. Porém, o encerramento do projeto é tão importante quanto a iniciação, afinal, sem cuidar da entrega final e do encerramento dos contratos, erros simples podem acontecer e acabar desperdiçando o trabalho empreendido na execução.

Portanto, recomenda-se que na etapa de encerramento seja incluída uma entrega formal do produto ao cliente, o encerramento dos contratos (como os de locação de equipamentos e de outsourcing de profissionais, por exemplo), a realização de reuniões pós-projeto para dar feedbacks e analisar os aspectos positivos e negativos, e também a soma das lições aprendidas na base de conhecimento para projetos futuros.

Se um modelo de projeto foi testado e aprovado, ele pode ser armazenado pelo GP para ser aplicado em um projeto futuro, ou pelo menos servir de base para ele. Essa prática favorece a otimização do tempo e torna o planejamento mais prático, além de diminuir os riscos de algo dar errado. Saiba mais sobre isso em nosso texto sobre modelo de projetos.

Com essa etapa finalizada, termina também o nosso post sobre as etapas de um projeto. Se você quiser continuar aprendendo sobre gerenciamento de projetos, confira nosso post exclusivo com 11 boas práticas de gerenciamento de projetos ou aproveite para dar uma olhada em nossa biblioteca de conteúdos sobre o assunto!