Como fazer gestão de projetos: guia de aplicação

Como fazer gestão de projetos

Você já conhece todas as 10 áreas de conhecimento em projetos definidas pelo Project Management Institute (PMI) no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK)? Se não, confira este post em que detalhamos quais são essas áreas e quais são os processos para garantir um bom gerenciamento do seus projetos e evitar dor de cabeça.

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Como fazer gestão de projetos?

Como citamos anteriormente, existem 10 áreas de conhecimento em projetos que foram definidas pelo PMBOK, e que são a base para executar um bom gerenciamento de projetos. São elas:

Você pode clicar na área que deseja para ir direto ao assunto ou acompanhar o texto do início:

Gerenciamento de escopo do projeto

Apontado como o maior vilão do sucesso dos projetos, o escopo é a descrição do trabalho necessário para tirar um projeto do papel.

Por isso, fazer um bom gerenciamento do escopo é fundamental para evitar erros na execução dos processos, como: não atender aos requisitos ou trabalhar mais que o necessário para atingir os objetivos.

Mas, o que fazer para que isso não aconteça no seu projeto? Existem 6 processos que você precisa seguir:

  1. Planejar o gerenciamento do escopo: determina como o escopo será definido, por quem será validado e como será controlado;
  2. Coletar os requisitos: definir quais entregas e objetivos o projeto precisa atender;
  3. Detalhar o escopo: é uma descrição de cada parte do projeto e de suas entregas;
  4. Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP): cria um diagrama hierarquizando e detalhando todos os agrupamentos de atividades que precisam ser realizadas em cada parte do projeto. É o detalhamento em cascata das atividades a serem realizadas;
  5. Validar o escopo: realiza o alinhamento entre as partes interessadas e documenta a aceitação do planejamento;
  6. Monitorar o escopo: controla as alterações para evitar distorções no escopo.

Gerenciamento do cronograma do projeto

Investir horas para construir um cronograma de projeto completo, com todas as atividades sequenciadas e com prazos adequados, não vale de nada sem um bom gerenciamento.

O gerenciamento do cronograma é o que garante que ele seja cumprido, impedindo problemas como: solicitações fora do escopo e execução das atividades fora da ordem correta.

Para assegurar que o prazo previsto não seja extrapolado, siga os 7 processos abaixo:

  1. Planeje o gerenciamento do cronograma: indique procedimentos e ferramentas para definir, gerenciar e controlar os tempos de execução das atividades;
  2. Defina as tarefas: estabeleça as atividades necessárias para atingir os objetivos definidos pelo escopo;
  3. Sequencie as atividades: documente as dependências e relações entre as atividades para organizar o encadeamento delas;
  4. Estime os recursos: determine quando, quanto e quais tipos de recursos serão empregados na atividade;
  5. Estime os prazos: estipule quantas horas de trabalho são necessárias para a conclusão de cada atividade;
  6. Crie o cronograma: utilize as informações anteriores para elaborar o cronograma propriamente dito;
  7. Controle o cronograma: avalie como as mudanças impactam nos prazos e alteram as datas das atividades.

Gerenciamento de custos do projeto

Fazer um bom gerenciamento dos custos do projeto garante que ele não gere mais gastos do que os ganhos potenciais.

Aqui são somadas todas as despesas necessárias para executar e finalizar o projeto, e também é possível avaliar quais serão os ganhos financeiros com o alcance do objetivo inicial e determinar a viabilidade do projeto. Existem 4 processos dessa área:

  1. Planejar o gerenciamento de custos: indica a política a ser seguida na hora de estimar custos, realizar orçamentos e controlá-los;
  2. Estimar os custos: prever a quantidade de recursos financeiros necessários para a execução das atividades. Vale destacar que, na estimativa, as horas de trabalho podem ser transformadas em valor monetário e somadas aos custos;
  3. Estabelecer um orçamento: estabelece uma linha base para os custos de cada atividade;
  4. Controlar o orçamento: realiza a apuração do realizado e avalia se ele está dentro do previsto. Também replaneja o orçamento para mantê-lo dentro das estimativas iniciais, caso seja necessário.

Gerenciamento de qualidade do projeto

Muitos projetos são executados sem qualquer processo de gerenciamento da qualidade. O resultado é que cada parte envolvida avalia de maneira diferente as entregas e os objetivos atingidos.

Mas isso não padroniza o controle, o único jeito de alinhar as diferentes análises é estabelecer quais serão os critérios de qualidade que o projeto deve atender. Para fazer isso, sigas esses três processos:

  1. Identificar os padrões, requisitos e objetivos que o projeto precisa para atender as expectativas dos envolvidos e indicar as ferramentas e técnicas usadas para auditar a qualidade das entregas em cada fase;
  2. Auditar, por meio das ferramentas definidas, se o projeto atende aos padrões, medidas e métricas definidos;
  3. Documentar os resultados obtidos, sinalizando mudanças que propiciem a melhoria contínua do projeto em execução ou no futuro.

Gerenciamento de recursos do projeto

Tudo o que se relaciona à gestão e organização dos recursos necessários para a construção do projeto é responsabilidade da área de gerenciamento de recursos, que deve promover o aperfeiçoamento da equipe de trabalho, mesmo em projetos de curta duração. Essa gestão envolve 6 processos:

  1. Planeje o gerenciamento dos recursos: documentação e definição de como os recursos serão gerenciados no projeto;
  2. Estime os recursos das atividades: estimativa de quais recursos serão necessários para executar cada atividade do projeto. Desde materiais até recursos humanos;
  3. Adquira os recursos necessários;
  4. Desenvolva a equipe: promover práticas de treinamento e desenvolvimento para capacitar a equipe para o trabalho;
  5. Gerencie a equipe: dar feedbacks, fazer reuniões de alinhamento, procurar soluções coletivas para os problemas para melhorar o desempenho e produtividade da equipe;
  6. Controle os recursos: acompanhar a utilização dos recursos para cada atividade, comparando o que foi planejado com o que foi executado.

Gerenciamento das comunicações do projeto

Ao contrário do que muita gente pensa, a função do gerenciamento das comunicações não é apenas definir o fluxo das informações. Na verdade, a principal atribuição da área é integrar as partes envolvidas, eliminando dificuldades culturais e alinhando o interesse de cada uma com o objetivo final do projeto.

Para garantir uma boa gestão da comunicação, com estratégias bem definidas para gerar, coletar, organizar, armazenar, recuperar e distribuir as informações de maneira adequada, siga esses 3 processos:

  1. Planeje a comunicação com base na relevância e criticidade da informação, definindo seus canais de veiculação e possíveis locais de armazenamento para consultas futuras. No planejamento é possível detalhar quando um comunicado precisa ser escrito e quando meios verbais são admitidos. Por exemplo, os termos de abertura e encerramento do projeto precisam ser escritos, já os feedbacks para os membros da equipe podem ser apenas verbais;
  2. Gerencie a comunicação para que as informações adequadas estejam disponíveis para as partes interessadas quando elas precisarem;
  3. Controle as informações para assegurar que as partes interessadas estejam alinhadas sobre as necessidades e os objetivos do projeto.

Sem a correta compreensão das informações e dos elementos-chave para o sucesso do projeto, corre-se o risco de que as partes interessadas tenham expectativas irreais ou executem trabalhos que não eram adequados para aquele momento do projeto. O fruto disso seria o uso de tempo e recursos que impactariam no gerenciamento de custos, recursos humanos, cronograma e escopo do projeto.

Gerenciamento de riscos do projeto

Fazer o gerenciamento de riscos é prevenir os acontecimentos negativos que possam impactar o projeto de alguma forma. Basicamente, esse planejamento busca antecipar possíveis respostas para pontos de vulnerabilidade do projeto. Sua gestão inclui 6 processos:

  1. Indicar como serão conduzidas as atividades de gerenciamento de riscos;
  2. Identificar todos os riscos que podem impactar o projeto e documentar suas caraterísticas;
  3. Analisar qualitativamente os riscos para indicar a prioridade de resolução;
  4. Fazer a análise quantitativa apresentando os números que um risco pode gerar em outras áreas, como a da gestão de custos, recursos humanos ou cronograma;
  5. Planejar as respostas para reduzir as ameaças e aumentar as oportunidades relacionadas ao objetivo do projeto;
  6. Monitorar os riscos durante o ciclo de vida do projeto para responder rapidamente caso alguma ameaça comece a se concretizar.

Quase sempre a falta de uma gestão de riscos leva os projetos a serem descontinuados ou a frustrar as partes interessadas sobre custos e prazos estimados.

Gerenciamento de aquisições do projeto

Qualquer tarefa que envolva tratativas comerciais com uma parte não relacionada ao projeto faz parte do gerenciamento de aquisições, isso inclui: terceirizações, compras de produtos e requisições de serviços especializados.

Uma aquisição, quando não é bem planejada, pode impactar no prazo, gerar ociosidade para a equipe de projetos, elevar os custos em caso de negociações malfeitas ou aquisições pouco adequadas ao momento do projeto. Ninguém quer isso, por isso siga esses 4 processos:

  1. Determine o que será adquirido, especificando os requisitos técnicos que o produto ou serviço deve cumprir, estabelecendo os critérios de avaliação dos fornecedores e realizando as solicitações de propostas;
  2. Conduza as aquisições por meio da comparação das propostas, seleção de fornecedores e assinatura de contratos;
  3. Gerencie a relação com fornecedores e parceiros, realizando mudanças e correções contratuais sempre que o desempenho deles estiver abaixo do acordo em contrato;
  4. Encerre relações com vendedores quando não houver mais a necessidade de seus produtos ou serviços para o projeto.

Gerenciamento das partes interessadas do projeto

Para o sucesso dos projetos, não basta gerenciar a comunicação com os stakeholders. É preciso criar estratégias para aumentar o engajamento e diminuir as possíveis resistências das partes, isso porque é difícil perceber como uma parte pouco dependente e envolvida possui forte poder de interferência quando seus interesses são contrariados durante a execução do projeto.

Para evitar esse tipo de problemas, siga esses 4 processos:

  1. Identifique quem são as partes interessadas, quais são os interesses delas e qual o impacto do envolvimento para o projeto;
  2. Defina as estratégias para ampliar o engajamento e diminuir as resistências dos stakeholders;
  3. Atenda às necessidades dos interessados por meio de interações e comunicação;
  4. Controle o relacionamento dos stakeholders com o projeto para evitar riscos e maximizar as oportunidades.

Gerenciamento da integração do projeto

Tradicionalmente — e no próprio PMBOK —, a área de gerenciamento da integração do projeto é apresentada como a primeira. Aqui decidimos inverter a ordem por uma boa razão: ela agrega, sintetiza e alinha todas as demais áreas.

Sua função é garantir que os problemas sejam tratados antes de se tornarem críticos, que as mudanças ocorram conforme as definições iniciais do projeto e que os envolvidos estejam cientes de implicações, replanejamentos ou alterações necessárias para garantir o alcance das metas e do objetivo.

Suas tarefas são:

  1. Criar o termo de abertura do projeto, autorizando sua execução e documentando seus requisitos iniciais;
  2. Elaborar o plano de gerenciamento do projeto, indicando as ações necessárias para sua execução;
  3. Orientar o trabalho do projeto, realizando as tarefas e norteando as etapas definidas inicialmente;
  4. Monitorar o trabalho, servindo para acompanhamento e revisão de todos os itens definidos no plano;
  5. Controlar as mudanças, apontando os impactos que cada uma possui para o projeto como um todo, aprovando ou solicitando uma reavaliação delas;
  6. Desenvolver o termo de encerramento, documentando o que foi realizado no projeto ou em alguma de suas fases e obtendo a anuência dos envolvidos de que aquele projeto está finalizado com sucesso.

A área de integração permite uma visão geral do projeto. Não a utilizar pode significar ceder a mudanças de escopo, aumento de custos, prejuízo da qualidade ou outros desgastes causados pelo fato de não se ter avaliado como um simples problema ou alteração impactaria todo o projeto.

Se você seguir o que ensinamos neste texto, você poderá evitar a maioria dos problemas que um gerente de projetos pode enfrentar. Mas é possível turbinar o seu gerenciamento de projetos ainda mais, com o uso de um software de gestão de projetos:

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