Como não perder prazos

Quem é gerente de projetos já se acostumou com os ossos do oficio; especialmente com o tic-tac do relógio representado pelos cronogramas, metas e acordos de níveis de serviço fechados com o cliente ou com outras áreas da empresa.

Não há números cabalísticos quando se estabelece cronogramas. Ora, se um projeto ou alguma ação integrante dele está prevista para determinada data, é porque o cliente precisa daquela entrega exatamente naquele prazo. E uma das características que mais valoriza esse profissional é exatamente a capacidade de cumprir o acordado.

A questão é que a realidade da gestão de projetos não é tão simples nem o cotidiano, na prática, tão organizado quanto se deseja.

Na vida real, projetos correm simultaneamente, equipes nem sempre estão sincronizadas e empresas não contam com suporte tecnológico adequado para conduzir suas atividades.

Para minimizar esses problemas tão presentes no dia a dia das empresas e maximizar o potencial realizador do gerente de projeto e suas equipes, existem técnicas, abordagens e atitudes que podem ser tomadas.

Planejar é fundamental para o gerente de projetos

Parece óbvio falar em planejamento quando o assunto é gerenciar alguma coisa. Porém, a correria do mundo dos negócios, a falta de estrutura organizacional e de estratégias de atuação muitas vezes tornam a realidade um pouco mais dura, e o que deveria ser um trabalho de gerenciamento acaba se tornando um contínuo “apagar de incêndios”.

Então, é preciso começar do início e, ao receber qualquer demanda do cliente:

  • Entender a necessidade apresentada;
  • Delimitar o escopo do projeto — inclusive aquilo que o projeto não entregará, para não gerar falsas expectativas no cliente;
  • Fixar marcos para acompanhamento;
  • Estabelecer  KPIs ou indicadores de desempenho que irão mensurar os resultados parciais e finais;
  • Definir os envolvidos e suas responsabilidades e ainda;
  • Traçar os prazos das entregas.

Fasear o projeto ajuda a dar a noção das entregas

Projetos gigantes, com alto volume de entregas e com envolvimento de muitos intervenientes sugerem cronogramas de longo prazo, certo? Nem sempre!

Já foi superada a tendência metodológica de um cronograma unificado, com centenas de linhas de atividades a serem realizadas para que, somente ao final do prazo, o cliente enxergue o valor do produto entregue.

Assim como várias disciplinas da Administração, o gerenciamento de projetos evoluiu e metodologias antes direcionadas apenas para a indústria ou para a Engenharia de Software — como o Lean ou os Métodos Ágeis, respectivamente — estão sendo adaptadas para que suas premissas também sejam aplicadas ao andamento de projetos.

Um bom exemplo é o Framework Scrum, que traz a noção de times altamente engajados e responsáveis por pequenas entregas que se somam ao resultado coletivo. Além da flexibilidade e da capacidade de responder rapidamente às mudanças inerentes ao projeto, esse método prega que as entregas devem ser pontuais, com periodicidades curtas — semanais, por exemplo.

Com isso, passa-se a ter a noção de que cada entrega que recebe o carimbo de “pronto” é um passo importante para que o projeto esteja mais próximo do seu objetivo final.

Além disso, o cliente passa a ter a percepção de valor capturado durante todo o ciclo do projeto e não só após seu encerramento.

Aderir a metodologias contribui para o cumprimento de prazos

Já ouviu falar em método SMART? Ele prega que os objetivos de um projeto devem reunir algumas características para contribuir com a tempestividade e a eficiência dos seus entregáveis. Assim, cada inicial tem um significado relevante:

S de Specific

Significa que os objetivos devem ser específicos, claros, objetivos.

M de Measurable

Os objetivos também precisam ser mensuráveis afinal, de nada vale estabelecer metas sem quantificá-las.

A de Attainable

Além de claros e mensuráveis, seus objetivos terão de ser atingíveis. Ninguém se compromete com resultados impossíveis de alcançar.

R de Realistic

Metas realistas significam atender a demandas reais, buscando objetivos — como já dito — atingíveis, que estão em acordo com porte e relevância do projeto.

T de Time-bound

Eles também têm de ser temporizáveis: Ter prazos definidos para concretização.

Colocando em prática a metodologia, converter um conceito de objetivo tradicional no formato SMART não é complicado:

  • Objetivo modelo tradicional: “O projeto deve trazer a satisfação do cliente”.
  • Objetivo tradicional adaptado para SMART: “O projeto deve atingir um nível de satisfação do cliente superior a 75% — definido através de indicadores preestabelecidos — e será medido por meio de pesquisa de satisfação aplicada a 2/3 do corpo gerencial, contemplando representantes de 100% das áreas da empresa, até o término do projeto”.

Estar preparado para as mudanças faz toda diferença

Nem tudo é previsível na gestão de um negócio, principalmente as influências do mercado.

O gestor de projeto que não está pronto para lidar com mudanças simplesmente  não está pronto para assumir a responsabilidade de condução de ações estratégicas em uma empresa. Isso porque o contexto empresarial é de transformação permanente, devido a incertezas, especialmente aquelas vindas do ambiente externo.

Daí a importância de se chegar a planejamentos mais flexíveis e adaptáveis à realidade, menos engessados e alheios ao que está fora das paredes do cronograma.

Replanejar faz parte e colocar em prática o ciclo PDCA  é essencial: Planejar, Realizar, Controlar e Avaliar, cíclica e continuamente.

Incorporar tecnologias é a chave para o sucesso

É humanamente impossível que um gerente de projetos esteja atento aos prazos e:

  • Controle sua(s) equipe(s);
  • Saiba o status de todas as atividades que estão em andamento;
  • Conheça os pontos de atenção que prejudicam cada etapa do projeto;
  • Meça periodicamente a performance das ações;
  • Acompanhe o que seus colaboradores estão realizando em filiais espalhadas geograficamente;
  • Mensure a efetividade das ações empreendidas;
  • Distribua as tarefas entre os membros da equipe de acordo com a capacidade produtiva de cada um;
  • Acompanhe os custos e proponha caminhos para sua racionalização.

Essa lista extensa, mas não exaustiva, demonstra o papel de um gestor de projetos e deixa claro que é preciso recorrer à ajuda de tecnologias que possam concentrar todas essas informações em um único painel e em relatórios de fácil interpretação.

Além disso, diante da concorrência das atividades que compõem o dia a dia de um gerente, é fundamental que sejam escolhidas soluções que contem possuam mobilidade, para que essas informações possam ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer hora, a qualquer dia.

A boa notícia é que o mercado possui excelentes ferramentas e, com uma boa dose de autoconhecimento da empresa e de entendimento das funcionalidades oferecidas, não é tarefa árdua selecionar a melhor opção.

É importante que o gestor assuma que sua realidade está cheia de influências externas capazes de impactar prazos e entregas. Cabe a ele determinar se esses impactos serão positivos ou negativos.

As ferramentas estão aí, cada vez mais complexas, eficientes e disponíveis. Só depende desse profissional arregaçar as mangas e fazer as melhores escolhas para garantir o sucesso do seu trabalho.

Ficou interessado em métodos e ferramentas para melhorar a atuação do gerente de projetos em sua empresa? Além de tudo o que foi citado nesse artigo, acompanhe o próximo post da série, sobre a EAP ou Estrutura Analítica de Projetos e entenda como controlar entregas e facilitar o gerenciamento dos seus projetos!

O que é Gerenciamento de Projetos e como aplicar na sua empresa

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