Ciclo PDCA: o que é e como utilizar para melhoria contínua e padronização das ações?

Ultima atualização em: 13|03|2020

Ter processos internos bem estruturados é uma das chaves para o sucesso de qualquer projeto. Quando se deseja resolver algum problema ou aprimorar a execução dos processos, o ciclo PDCA é uma ferramenta muito útil. Ele pode ajudar tanto no gerenciamento de projetos, quanto na gestão empresarial como um todo.

Quer saber como? Siga lendo o post, pois vamos ensinar como funciona o Ciclo PDCA e como aplica-lo no gerenciamento de projetos!

O que é Ciclo PDCA?

Ciclo PDCA é um framework utilizado para controle da qualidade dos processos. Ele auxilia na criação de planos de ação, previsão de falhas, solução de problemas e checagem de resultados. O ciclo também é importante para desenvolver melhoria contínua e padronização das ações

Ele foi criado na década de 20 pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewhart, também responsável pela introdução da estatística nos processos de garantia da qualidade. Entretanto, a ferramenta só foi difundida nos anos 50 por William Edwards Deming, que trabalhou na melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a segunda guerra mundial.
Por isso o ciclo PDCA também é chamado de Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming.

Como funciona o Ciclo PDCA?

A aplicação do ciclo PDCA consiste em quatro fases: plan, do, check e act. Vamos falar melhor sobre cada uma delas:

Plan (Planejar)

A fase do planejamento consiste em estabelecer os objetivos da aplicação do ciclo e definir como eles serão atingidos. Essa etapa é importantíssima, pois sem o planejamento adequado você provavelmente não chegará a lugar algum.

Há vários pontos a serem observados aqui e, entre os principais, podemos citar:

Identificação do problema: a primeira coisa a se fazer é definir com clareza qual é o problema que se deseja resolver ou melhoria a ser aplicada. Entre as ferramentas que podem ser utilizadas para identificação do problema, podemos citar a análise SWOT e a utilização de listas de verificação.

No planejamento também são definidos os indicadores de desempenho que explicitarão em números o sucesso ou insucesso das ações. Se você quiser conferir alguns indicadores que lhe podem ser úteis, não deixe de ler nosso post sobre o assunto e conhecer os 5 principais indicadores de gerenciamento de projetos. Além disso, deve ser definida a metodologia de trabalho que se pretende utilizar para solucionar tal problema.

Análise do problema: após identificado, o problema deve ser detalhado e analisado. Todo problema tem suas características e mapeá-las ajuda a entender como agir sobre ele.

Dentro dessa análise, é importante entender o que está causando aquele problema por meio de um levantamento de possíveis causas, coloca-las em ordem de relevância/probabilidade e, depois, testar as hipóteses. Para auxiliar nesse processo, você pode utilizar ferramentas como a Análise de Causa e Efeito ou a Análise de Pareto.

Planejamento das ações

Após o mapeamento e análise dos problemas, é hora de criar um plano de ação que atue sobre eles. Um meio eficiente de bloquear os problemas é eliminando as causas raiz.

Em geral, nessa fase é elaborada a estratégia com base nas causas mais prováveis, procurando meios de eliminá-las da forma mais eficiente possível.

Entre as ferramentas que são úteis para a criação de um plano de ação, podemos citar a matriz 5W2H e reuniões de brainstorming.

Depois desse planejamento detalhado, podemos, finalmente, ir para a próxima fase do ciclo.

Do (fazer)

Do é a fase de execução, ou seja, o momento de colocar em prática as ações que foram planejadas. Antes de tudo, é preciso alinhar com toda a equipe o trabalho que será feito e como ele será feito. Isso evita mal-entendidos que podem piorar ainda mais os problemas identificados.

Depois, é necessário o devido acompanhamento das atividades para assegurar que não haverá desvios em relação ao que foi planejado ou qualquer tipo de erro que possa vir a ser cometido.

Caso não for possível a realização dos planos, é importante que se retorne à primeira etapa para realizar um novo planejamento.

Também é importante que qualquer alteração realizada no projeto seja documentada. A utilização de uma matriz de rastreabilidade pode ajudar a controlar alterações no projeto sem que essas impactem os requisitos.

Check (checar)

A fase de checagem é uma verificação de resultados e pode iniciar junto com a etapa de ação, afinal, os resultados podem ser acompanhados enquanto são entregues. Assim, você poderá identificar com mais agilidade se o planejamento está atingindo os resultados esperados. Se não estiver, é possível identificar erros e evita-los nas atividades subsequentes.

É importante que sejam utilizados os indicadores definidos no planejamento para conseguir mensurar a que passo as atividades estão realmente, de modo a evitar que os resultados reais sejam mascarados. Além disso, ferramentas de qualidade podem ajudar na checagem, como o histograma.

Caso os resultados não sejam satisfatórios, é necessário voltar à etapa de planejamento.

Act (agir)

A etapa de ação é o momento de olhar para o que foi realizado e tirar conclusões sobre os resultados obtidos. Ou seja, quais os aprendizados adquiridos e os problemas que podem ser evitados no próximo giro PDCA.

Padronização: das ações realizadas, aquilo que funcionou deve se tornar um processo padrão para evitar que os problemas voltem a aparecer. Sendo assim, os documentos que descrevem os processos do projeto podem precisar de revisão. Também pode ser necessário treinamento à equipe para que essa possa realizar as atividades de acordo com o novo padrão.

Melhoria contínua

Como o próprio nome diz, o PDCA é um ciclo e, portanto, não possui fim. Na verdade, a ideia é que se inicie um processo de melhoria contínua por meio dele.

Quando um giro PDCA termina, outro se inicia. É necessário observar os problemas que ainda restam nos processos e atuar sobre eles. Logicamente, cada novo ciclo tende a ser mais complexo de ser realizado.

Isso não significa que você deve se preocupar com detalhes insignificantes, mas sim que você passará a resolver problemas que, antes, achava ser impossíveis de solucionar ou sequer entendia de onde surgiam.

Ainda, para evitar problemas em projetos, o ideal é que seja feito o gerenciamento de riscos da forma mais assertiva possível. Por isso, fizemos um post exclusivamente sobre esse assunto que pode te ajudar a evitar problemas antes mesmo que eles aconteçam. Não deixe de ler: Gerenciamento de riscos em projetos: o que é e como fazer.