No universo empresarial, melhorar a eficácia na gestão de projetos é o ponto de partida para alcançar resultados mais ousados. E isso só vem com aprendizado, adaptação e aprimoramento.
Se você quer evoluir seu negócio, o primeiro passo é compreender a maturidade em gerenciamento de projetos que sua organização está. A partir desse dado, você saberá quais os próximos passos rumo à eficiência!
O que você vai aprender:
O que é um modelo de maturidade em gerenciamento de projetos?
Os modelos de maturidade em gerenciamento de projetos são ferramentas utilizadas para avaliar o nível de padronização e desenvolvimento dos projetos em uma organização.
Para isso, analisa-se: como é feito o planejamento dos projetos, como os recursos são utilizados, se há o uso de ferramentas adequadas, qual o envolvimento dos stakeholders, entre outros.
Ao ter uma percepção sobre esses elementos e identificar qual o nível de maturidade em gerenciamento de projetos da organização, é possível identificar pontos fracos e desenvolver um plano para melhorar os processos como um todo.
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Qual a importância da maturidade nos projetos?
Analisar a maturidade em gerenciamento de projetos ajuda as organizações a melhorar o desempenho, porque evidenciam o grau de eficiência operacional e mostram pontos de melhoria.
Assim, ela é importantíssima para:
Autoconhecimento
Permite que as organizações avaliem seu próprio desempenho em gerenciamento de projetos em relação a padrões reconhecidos.
Aumentar a consistência nos projetos
Para cada nível de maturidade, existe um conjunto de práticas recomendadas e processos padronizados que podem ser aplicados, promovendo a consistência no gerenciamento de projetos.
Priorização de melhorias
Ao identificar os pontos fracos, os modelos de maturidade em gerenciamento de projetos ajudam as organizações a priorizar áreas mais importantes e aplicar recursos de forma mais eficiente.
Competitividade
Analisar o nível de maturidade em projetos ajuda as empresas a padronizar processos e garantir entregas no prazo, dentro do orçamento e com qualidade superior. Isso melhora a reputação das organizações e promove a competitividade frente aos concorrentes.
Melhoria na tomada de decisões
A informação coletada durante a avaliação da maturidade pode ser utilizada para embasar a tomada de decisões estratégicas relacionadas ao gerenciamento de projetos.
Melhoria da qualidade dos produtos e serviços
Ao aprimorar seus processos, a organização pode melhorar a qualidade dos produtos e serviços que entrega aos seus clientes.
Construir a melhoria contínua
Ao seguir avaliar constantemente a maturidade em gerenciamento de projetos, as organizações criam um ciclo de melhoria contínua. Elas podem implementar melhorias incrementais ao longo do tempo, reavaliar as práticas e adaptar seus processos de acordo com as necessidades do negócio.
| Leia também: passo a passo para montar um projeto de melhorias na empresa
Agora que você já sabe o que é a maturidade em gerenciamento de projetos e por que ela é importante, confira quais são os níveis possíveis de maturidade!
Quais são os níveis de maturidade em gerenciamento de projetos?
A nomenclatura dos níveis de maturidade em gerenciamento de projetos pode variar dependendo do modelo utilizado. Mas, apesar disso, a descrição deles é bastante similar, sendo geralmente apresentados 5 níveis crescentes.
Aqui, vamos utilizar a nomenclatura do MMGP, modelo criado por Darci Prado no livro “Maturidade em gerenciamento de projetos” e um dos mais aceitos no mercado.
Nível 1: Inicial
O primeiro nível de maturidade em gerenciamento de projetos se refere às organizações em que os processos são imprevisíveis e não seguem nenhuma estrutura de gerenciamento. Aqui, a equipe atua baseada na intuição e os processos são operacionalizados sem seguir um padrão.
- Processos inconsistentes;
- Tomada de decisão baseada na experiência individual;
- Falta de padronização;
- Falta de estratégia.
Nível 2: Conhecido
No segundo nível, a organização começa a desenvolver processos de gerenciamento de projetos básicos. Há o conhecimento das práticas de gestão, mas elas são pouco utilizadas e englobam poucos projetos.
Isso significa que a equipe conhece os processos necessários para realizar as entregas, mas não há padronização no fluxo de trabalho. Assim, a lógica em que os processos devem ser feitos é e conhecida pela equipe, mas pouco aplicável.
- Processos inconsistentes;
- Tomada de decisão baseada na experiência da equipe;
- Baixa padronização;
- Falta de estratégia.
Nível 3: Padronizado
Aqui, a organização começa a desenvolver e aplicar práticas de gestão de projetos, com processos formalmente definidos, documentados e comunicados. Há uma metodologia de gestão de projetos estabelecida e os processos ocorrem de forma sistematizada em todas as áreas.
As práticas são documentadas e a equipe é treinada para seguir esses processos de maneira consistente. Mas, apesar disso, os processos possuem muitos gargalos, tendo com frequência falhas, atrasos e riscos negativos.
- Processos definidos;
- Tomada de decisão baseada em projetos anteriores;
- Alta padronização;
- Baixa estratégia.
Nível 4: Gerenciado
No nível 4, há uma gestão de projetos estruturada e práticas consistentes para executar as tarefas. A organização monitora ativamente seus processos de gerenciamento de projetos e coleta métricas para avaliar o desempenho. Aqui, as ações são pensadas com base em KPIs, que levam a decisões mais assertivas e coerentes.
- Processos definidos;
- Tomada de decisão baseada em dados e KPIs;
- Alta padronização;
- Alta estratégia.
| Veja também: 7 dicas para fazer um planajemanto estratégico eficiente:
Nível 5: Otimizado
No último nível, a organização está constantemente refinando e melhorando seus processos de gerenciamento de projetos. Há uma cultura de aprendizado contínuo e inovação, com a organização buscando constantemente maneiras de melhorar a eficiência e entregar mais valor.
Aqui, geralmente há a presença de um PMO para otimizar e indicar as melhores práticas de gestão.
- Processos otimizados;
- Tomada de decisão baseada em dados e KPIs;
- Alta padronização;
- Alta estratégia;
- Inovação;
- Melhoria contínua;
- PMO.
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Note que nem todas as organizações passam por todos os níveis de maturidade em ordem. Algumas organizações podem pular níveis ou até mesmo regredir a um nível anterior. O importante é que a organização saiba em qual nível está e que as práticas utilizadas atendam às necessidades do negócio.
Conclusão
Entender o conceito de maturidade em gerenciamento de projetos é o primeiro passo para a melhoria da eficiência nos projetos. Então, se você ainda não fez o seu diagnóstico, responda agora mesmo algumas questões e descubra qual o nível de maturidade em gerenciamento de projetos da sua empresa:
| Diagnóstico maturidade em gerenciamento de projetos
Mas, lembre-se: a maturidade em gerenciamento de projetos não é apenas sobre seguir um conjunto de práticas predefinidas, mas sim sobre cultivar uma cultura de aprendizado contínuo, inovação e estar disposto a fazer diferente para melhorar.
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O que significa nível de maturidade?
O nível de maturidade representa o quão padronizado e desenvolvidos são os em uma organização.
Quais são os níveis de maturidade?
Os níveis de maturidade em gestão de projetos são: Nível 1: Inicial; Nível 2: Conhecido; Nível 3: Padronizado; Nível 4: Gerenciado; e Nível 5: Otimizado
Como avaliar a maturidade de um projeto?
Para avaliar maturidade é necessário analisar como é feito o planejamento dos projetos, como os recursos são utilizados, se há o uso de ferramentas adequadas, qual o envolvimento dos stakeholders, entre outros.
