Seja no faturamento, na imagem de mercado ou na automação de processos, a busca por ideias e melhorias deve ser constante. Buscar projetos de melhorias para empresas nem sempre é algo simples. Mesmo quando as coisas parecem estar muito bem, ter uma mentalidade focada em se sobressair ainda mais é fundamental na busca por aperfeiçoamento.
Criar ideias de projetos de melhorias para empresas também é um processo e, como todo processo, ele é divido em etapas. Neste post você pode conferir todas as etapas necessárias para montar um projeto de melhoria continuada, além de 5 sugestões de planos de gestão para solucionar processos ineficientes que podem estar acontecendo na sua organização.
5 passos para um projeto de melhorias para empresas
Passo 1: Mapeamento dos Problemas
Iniciar um processo de melhoria é um ciclo que só deixa de existir quando a própria empresa não existe mais. Portanto, ter a mentalidade de que este vai ser um fluxo constante é o início de tudo.
Já no começo é importante fixar a ideia de que: estar em constante evolução não significa que a sua empresa é ruim. Muito pelo contrário! Ser adaptável e interessada em evoluir é sinal de que a empresa tem o que é preciso para se manter no mercado.
Sendo assim, o ponto de partida é mapear os problemas mais urgentes ou os processos mais repetitivos que podem ser automatizados. Para essa finalidade existem ferramentas muito úteis, como a análise SWOT.
Conhecer muito bem todos esses pontos é o que viabiliza escolher metodologias e ferramentas corretas para a problemática estabelecida.
Você não precisa contar somente com a sua avaliação. Dar voz aos líderes e ouvir suas demandas pode gerar um relatório muito mais detalhado e preciso sobre os problemas existentes na empresa. Além de envolver mais os colaboradores, essa atitude também os inspira a abraçar as mudanças.
Entender também quais são as restrições, as premissas e os riscos da implantação de um projeto é outro ponto importante no mapeamento. Essas informações ajudam a estabelecer resultados esperados e as probabilidades de sucesso das ações definidas.
Passo 2: Definição as Ações
Uma vez que você sabe onde agir, é preciso definir como agir. Existem muitas metodologias disponíveis para resolução de problemas.
Conhecer o problema é fundamental para definir uma metodologia. Elementos que auxiliam essa compreensão são questões como: em quanto tempo quero resolver o problema? Esse é um problema pontual ou recorrente? Quem vai participar da resolução?
Criar um projeto de melhorias para empresas é um trabalho que não requer foco somente nos resultados, mas também no processo. É ele quem vai garantir que os resultados obtidos sejam satisfatórios e realmente efetivos.
Passo 3: Prática e Monitoramento
Tenha em mente o seguinte: pessoas são agentes de melhorias dentro da empresa. Eles precisam de treinamento para desenvolver essa cultura de melhoria contínua!
Com as ações definidas em prática, deve-se estabelecer uma forma de coletar dados sobre cada etapa em execução. Essa coleta vai guiar as decisões a serem tomadas e fará com que elas sejam mais organizadas e lógicas.
As perguntas realizadas na escolha da metodologia se refletem muito aqui. Por exemplo, se a resposta para “quem vai participar da resolução?” for “todos os colaboradores”, você deve se certificar de que todos estão praticando as ações definidas. Colocar a metodologia em prática não é somente ação, deve-se acompanhar o processo.
Passo 4: Avaliação dos Resultados
Ao final do processo chega também a hora de avaliar o que foi conquistado. Nesse momento, com os relatórios e dados coletados de todas as etapas, é preciso mensurar o que foi efetivo e o que não foi, se a mudança realizada realmente fez diferença e se os resultados obtidos estão dentro do esperado.
Ao longo do processo temos dito que melhoria é algo contínuo, e evidentemente o quarto passo não é o último deles. Na verdade, ele é só o final do ciclo.
Os resultados obtidos podem servir para estabelecer novas ideias de projetos de melhorias para a empresa. Se os resultados ficaram longe do esperado, você pode reformular o mesmo projeto. Se ficaram próximo do planejado, é possível otimizá-lo.
Agora, se as metas foram superadas, essa pode ser uma oportunidade de se inspirar e otimizar muitos outros elementos dentro da organização.
Assim como todo o projeto e execução não é obra de uma pessoa só, compartilhar os resultados com os colaboradores pode inspirá-los. Além de acender neles o desejo de alcançar metas cada vez melhores, essa prática também cultiva o trabalho colaborativo e pode refletir na produtividade das equipes.
Passo 5: Melhoria Continuada
A melhoria contínua é o catalisador da inovação. O próprio termo “contínuo” mostra como constância é a chave para melhores conquistas e evolução dos negócios.
Muitas vezes, com o cotidiano e a repetitividade das ações, as operações se tornam engessadas em estruturas e parâmetros que, em uma hora ou outra, deixam de fazer sentido. Mas inovar, melhorar e evoluir pode combater essa falta de propósito. Dar continuidade no ciclo de projetos de melhorias é justamente sobre isso!
Sendo assim, confira as 5 ideias que separamos para criar planos de melhorias continuadas dentro das organizações.
5 Ideias de projetos de melhorias para empresas
Comunicação interna
Todos os membros da organização trabalham em prol de um objetivo: a empresa. O entrosamento entres as equipes e os colaboradores afeta a qualidade do trabalho, tanto positiva quando negativamente. A prova disso é que, muitas vezes, a comunicação é a culpada por um projeto não ser efetivo.
Sendo assim, dar uma atenção especial à integração das equipes, evitar competitividades e fazer com que os colaboradores se sintam mias unidos é investir no sucesso. A comunicação é uma habilidade fundamental no dia a dia. Confraternizações e jornais internos costumam funcionar bem!
Capacitação dos colaboradores
Se a sua empresa busca estar atualizada, seus colaboradores também precisam estar. Invista em treinamentos, cursos e outras formas de disseminar conhecimento para evitar erros e garantir qualidade nas operações.
Ciclo PDCA
É impossível falar de projetos de melhorias para empresas sem mencionar o Ciclo PDCA. Sendo uma ferramenta extremamente adaptável, o Ciclo PDCA engloba etapas bem completas para a gestão de problemas e padronização das ações com esse sistema: plan (planejar), do (fazer), check (checar) e act (agir).
Devido a sua aplicação ter amplas possibilidades, ele permite ter enfoque tanto na origem de um problema quanto em sua solução. Já é possível encontrar essa ferramenta em diversas organizações de diversos segmentos, desde pequenos comércios até grandes indústrias.
Ambiente e condições de trabalho
Ajustes na iluminação, cuidados com a decoração e possibilidade de home office são atitudes que podem fazer o colaborador se sentir mais valorizado.
Muitas dessas atitudes, inclusive, podem gerar ganhos para a própria empresa, como é o caso de ambiente de trabalho híbrido. Entender se sua empresa está preparada para trabalhar remotamente é o primeiro passo para muitas conquistas.
Transformação tecnológica
Ainda que desenvolver ideias para projetos de melhorias para empresas exija muito planejamento, essa tarefa não precisa ser o fim da produtividade.
Inclusive, visando produtividade, muitos processos existentes em empresas já podem ser otimizados com ferramentas tecnológicas. O CRM, por exemplo, sigla para Customer Relationship Management (gestão do relacionamento com o cliente) já é amplamente utilizado em muitas organizações.
Essa forma gestão trata-se de uma estratégia otimizada que possibilita entregar melhores serviços e produtos ao cliente, além de viabilizar conhecer melhor o consumidor e suas práticas.
Já no quesito gestão de projetos e tarefas on-line, o Artia é uma poderosa ferramenta que se adequa perfeitamente para tornar todos os tipos de equipes imbatíveis. Ele possibilita o monitoramento das ações e o acompanhamento de indicadores importantes sobre rentabilidade e eficiência em tempo real.
A transformação tecnológica também engloba escolher um software para organizar e aplicar projetos de melhorias. Se você tem dúvidas, não sabe muito sobre o assunto ou quer se aprofundar, não deixe de acessar esse post sobre como escolher o melhor gerenciador de projetos para a sua necessidade!
