Gerenciador de projetos online: como começar a utilizar?

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Atualmente, está mais do que claro que um gerenciador de projetos online habilita a equipe a ser mais eficiente e produtiva. Isso porque, entre vários benefícios, um software web fornece um repositório centralizado para todos os projetos e resolve problemas de compartilhamento muito comuns.

Além disso, um software baseado na web possibilita que todos possam criar, acessar, editar e atualizar tarefas de qualquer parte do mundo, a qualquer momento. Isso sem falar que, em vez de os gestores comprometerem um valioso tempo solicitando atualizações de status, os próprios colaboradores podem fazê-lo.
Confira, a seguir, como extrair o máximo de um software de gerenciamento de projetos online:

Aquisição do gerenciador de projetos online

Não se deve ignorar a necessidade de planejar a compra da solução de gestão. Afinal, os softwares de gerenciamento de projetos possuem diferentes recursos, complexidades e aplicabilidades, além do custo, que também pode diferir muito.

É importante também ter consciência do tipo de gestão de projetos que será realizado. Por exemplo: se os projetos exigirão apenas tramitação interna de informação ou se haverá trabalho com fornecedores e clientes externos.
Outro ponto muito relevante é estar atento às limitações de orçamento da organização. Não adianta dimensionar requisitos sofisticados e complexos se a empresa não terá condições de absorver os custos de tal tecnologia.

Feedback dos departamentos envolvidos

Uma das melhores maneiras de fazer uma boa escolha é incluir toda a equipe que fará uso da ferramenta no processo de seleção. Essa participação também ajuda na implementação e uso do software, pois, se os membros notam que suas necessidades estão sendo ouvidas, passam a sentir parte da tomada de decisão e, consequentemente, irão se engajar mais no processo de implementação.

Requisitos de hardware

Para aqueles que não estão acostumados com a tecnologia web, talvez, as restrições de hardware sejam uma das primeiras dúvidas. Contudo, por funcionar em um servidor remoto, quer dizer, na nuvem, não existe limitação alguma de infraestrutura. Tudo o que a empresa precisa é de conexão com a internet.

Isso significa que, além de simples e fácil de implementar, é também uma solução bem mais barata, pois não requer gastos com equipamentos ou manutenção.
A flexibilidade é também uma das características dos softwares web. Ela permite, inclusive, que a empresa estude novas formas degerenciar a equipe. Por exemplo: viabilize o trabalho de determinados membros do time na modalidade home office, reduzindo custos do escritório de projetos e aumentando a satisfação dos clientes internos. Não obstante, a gestão pode exercer o controle da produtividade a distância.

Fácil aceitação e aprendizado

A interface de um gerenciador de projetos online costuma ser muito intuitiva, similar aos próprios navegadores web. Essa característica diminui a resistência para a implementação, muito comum quando se trata de um software instalado no desktop.

Por essa razão, a necessidade de treinamento é mínima, já que rapidamente a equipe se sente em condições de interagir com a ferramenta e usar todos os seus recursos. Logo, é um atributo que pode ser amplamente explorado pelo gestor, viabilizando a capacitação massiva e eficiente de todos os departamentos.

 

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