Restrições, premissas e riscos de um projeto: saiba a diferença de uma vez por todas!

Texto sobre Restrições, premissas e riscos de um projeto

Um gerente de projetos necessita dominar o vocabulário da sua área. Duas compreensões similares que andam juntas para que as restrições de projeto obtenham sucesso: risco e premissa. Vamos compreender esse tema de uma vez por todas? Acompanhe o nosso post!

Restrição, premissa e risco: Qual é a diferença?

Restrições

As restrições de um projeto ou constraints em inglês, são situações que podem ser comprometedoras para a execução ou desenvolvimento de um projeto. Também podem ser definidas como as condições impostas para a realização de um projeto, que devem ser obrigatoriamente concluídas pelo gerente e pela equipe em ação.

Essas situações são limitantes e podem ser geradas por alguém envolvido na ação ou pelas condições da natureza do projeto. Como exemplo de restrições estão o orçamento, qualidade do projeto e prazo de entrega.

Por exemplo: você quer comprar um carro e se interessa por um que custa R$ 80.000, porém o seu teto máximo de gasto é de R$ 30.000. Portanto, a compra desse carro se torna inviável, justamente pela existência de uma restrição de orçamento.

Definir as restrições é importante para viabilizar, de forma segura, o andamento do projeto e o contentamento dos patrocinadores. Quando há restrições, os objetivos se tornam mais específicos e o campo de atuação mais controlável

Isso torna o ambiente de ação mais eficiente, pois identifica sob quais situações o projeto está sendo gerenciado, o que colabora para que os stakeholders compreendam os motivos de determinadas situações que foram tomadas.

Como identificar as restrições

As restrições devem ser definidas pelas partes interessadas ou por agentes externos, como leis, clima atmosférico e cláusulas contratuais a serem seguidas. Todas devem ser marcadas no registro de restrições, um documento criado especialmente para monitorar e fazer o acompanhamento. Esses registros também aparecem na Declaração de Escopo de Projeto e no Termo de abertura do Projeto.

Leia mais: Termo de Abertura do Projeto: Como garantir a aprovação do seu e Entenda por que a Declaração de Escopo é determinante para o sucesso dos seus projetos

Risco

A palavra parece assustadora, mas risco vem do inglês “risk”, que significa uma condição incerta. Positivos ou negativos, os riscos são aquelas suposições feitas antes do início do projeto para certificar que nenhum evento seja inesperado ou impossível de contornar. Os riscos podem ser classificados de várias formas:

Riscos negativos: afetam diretamente no projeto, podem trazer ameaças ao andamento;

Riscos positivos: trazem oportunidades à realização do projeto;

Riscos conhecidos: riscos já mapeados pelo gerente de projetos, com o intuito de contorná-los;

Riscos individuais: possíveis ameaças que afetam uma etapa específica do projeto;

Riscos gerais: afetam todo o projeto, condição de incerteza.

Imagine que um jardim está sendo feito. Você sabe todas as espécies de plantas que quer, só falta providenciá-las. Porém, deve pensar nas condições desse jardim. Qual é o tipo de arranjos de planta que podem ser germinadas juntas? Se chover, terá algum problema para essas pequenas mudas? O tipo de terra: terá alguma planta que precisa de um terreno mais arenoso para o seu crescimento ou poderá ser utilizado uma terra rica em nutrientes? Os riscos funcionam de forma parecida: é necessário analisar o contexto entorno do projeto e prever problemas e soluções.

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Premissas

Já as premissas, nome que vem da palavra em inglês assumptions, são pressuposições ou hipóteses tidas e comprovadas como verdadeiras. Geralmente essas premissas são estudadas e definidas antes mesmo de começar um projeto.

Atente-se que, antes de serem confirmadas, elas serão consideradas como um risco. Por exemplo: o seu projeto consiste em criar um novo programa, e seu tempo estimado é de uma semana, mas nada garante que um empecilho como uma queda de energia ou um bug. Neste caso a premissa assumida é que, mesmo com uma certa dúvida sobre a estimativa, ela será considerada verdadeira para efeitos de planejamento.

Em outras palavras, a premissa é algo volúvel.

Um outro exemplo que pode ajudar a entender uma premissa ligada a disponibilidade de um determinado recurso crítico: “teremos durante o projeto a disponibilidade integral por 1 mês do Pedro, que é especialista em um determinado assunto”. Pode-se planejar o projeto com essa premissa, mas nada garante que o Pedro ainda estará na empresa neste período ou que ele tenha outra coisa mais urgente para resolver. Por isso essa situação é considerada uma premissa, e na falta do Pedro será necessário procurar um ou mais profissionais que possam substituí-lo.

Como mapear

Cabe ao gerente de projetos, junto dos principais stakeholders, analisarem as possibilidades dentro do projeto, formalizando essas premissas que serão consideradas durante as etapas. Depois dessa identificação, elas devem ser monitoradas durante todo o percurso do projeto.

Mas não basta somente compreender esses conceitos, existem outras definições que são tão importantes quanto as anteriores. Vamos vê-las?

Requisitos e exclusões de projeto

Requisitos

Requisitos vem da palavra em inglês requirements, e significa as condições ou objetivos mensurados que um projeto deve ter para uma total funcionalidade. Em outro modo de dizer, os requisitos são aquelas necessidades antes mapeadas que precisam ser supridas ao longo de um projeto, em prol da satisfação dos stakeholders e acima de tudo, dos clientes.

É a partir dessa desta visão que é traçado um plano de possíveis soluções para, enfim, estabelecer os requisitos necessários.

Sendo assim, é recomendado fazer as justificativas para cada requisito, para verificar se realmente é uma necessidade, já que são estes requisitos que definirão o escopo do projeto:

  • Por que este requisito revelou importância?
  • Quem tem a necessidade deste requisito?
  • O quão importante é este requisito para o meu projeto?

Exclusões

As exclusões de um projeto são os requisitos que estão explicitamente fora do escopo do projeto. Ou seja, são as coisas que o gerente de projetos e a equipe envolvida estão deixando claro que não irão fazer de jeito nenhum. Muitas vezes as exclusões visam atender a uma restrição do próprio patrocinador do projeto.

O mapeamento ajuda no gerenciamento das expectativas do projeto como um todo, diminuindo as distorções e desvios dos objetivos do escopo. Assim, deixa claro o que não vai ser abordado no planejamento do projeto, o que evita surpresas e riscos negativos ao longo do processo.

Mapeamento das exclusões

O mapeamento das exclusões deve ser feito juntamente com todos os envolvidos no projeto, principalmente os stakeholders. Após os requisitos serem identificados e priorizados, deve ser feita uma lista dos menos relevantes, formando assim uma exclusão.

Entretanto, todos esses conceitos conectam entre si. São necessárias as premissas para fundamentar a execução de um projeto. As restrições delimitam as ações necessárias e os riscos previnem eventos surpresas que podem fazer que o projeto desande. Agora, vamos entender como lidar com essas restrições.

Como utilizar as restrições de projeto

Após estabelecer as premissas, o gerente de projetos faz um levantamento do que deverá ser feito para que as oportunidades sejam aproveitadas e os riscos amenizados. As restrições devem ser utilizadas durante as etapas de planejamento, pois dão suporte para orientar o caminho do projeto e as decisões do gestor. Elas são importantes para limitar e garantir de que tudo será executado dentro dos limites pré-estabelecidos.

As restrições servem para que a documentação necessária, em relação ao plano do projeto, esteja dentro dos parâmetros desejados, assim como o orçamento e o cronograma seguido à risca.

Em prática, existe um diagrama para ajudar a ter essa dimensão posta visualmente, chamado triângulo de restrições de um projeto. Ele define os tipos de restrições a serem olhadas para montar o planejamento.

Triângulo das restrições de projeto

O triângulo é composto por três principais funções:

 

Triângulo das restrições
Imagem: Artia

Prazo/tempo

As restrições sobre o prazo referem-se ao cronograma e datas de entrega criados pelo gestor. Durante o planejamento, são criados o tempo e prazo de cada etapa do projeto. Esses agendamentos são imprescindíveis para que a equipe atuante se organize e cumpra as metas definidas.

Custos

Os custos são importantes para todas as partes do projeto. Por isso, são feitos diversos orçamentos e estimativas de custo para softwares, equipamentos ou fornecedores, por exemplo. O valor disponível é definido com antecedência e deve ser respeitado. Os detalhes extras a serem analisados devem ser aprovados pelo gestor.

Escopo

O escopo é o conjunto de ações definidas como tarefas ou metas a serem entregues, as quais foram aprovadas com antecedência e programadas para serem seguidas até o fim da jornada do projeto. Em outras palavras, o escopo é definido como objetivos, uma trilha a ser percorrida para atingir o sucesso do planejamento feito para o projeto.

Além disso, a qualidade também é uma restrição que deve ser levada em conta, pois afeta as três arestas do triângulo de restrições de projeto mencionados. As mudanças deste aspecto mexem com o escopo, o orçamento e o prazo de entregas. O orçamento estourado ou aceleramento de prazos interfere diretamente na qualidade do projeto.

Didaticamente é importante ter esta visão acima, mas vale lembrar que a mudança em qualquer área de gerenciamento de projetos pode afetar uma outra. Então estes impactos não se limitam somente às áreas apresentadas no parágrafo anterior.

Conseguiu entender a diferença entre as restrições, premissas e riscos de um projeto? Dominar esses assuntos certamente te ajudará a evitar mal-entendidos e lhe dará uma melhor base para os próximos projetos. Para se tornar um especialista em projetos, acesse agora nosso webinar sobre como iniciar um projeto: passo a passo! É só preencher o formulário e assistir de forma gratuita!