desafios no gerenciamento de projetos

Gerenciar um projeto consiste em planejar, organizar e acompanhar o desenvolvimento de múltiplas atividades simultaneamente. Muitas vezes, mesmo com um planejamento eficiente e uma equipe competente, com papéis bem definidos, alguns fatores fogem do controle e se tornam grandes barreiras na execução das tarefas diárias, comprometendo seriamente o sucesso do projeto.

Entre os desafios enfrentados pelos gestores de projetos no cumprimento de suas funções podemos destacar alguns pontos que atrasam a continuidade dos projetos e que podem ocorrer em empresas de todos os portes e segmentos como equipe desmotivada, desperdício de tempo e uso incorreto, ou mau uso, de aplicações e ferramentas.

A gestão do tempo é um elemento fundamental quando o assunto é o desenvolvimento de projetos. Para otimizar o trabalho da equipe não é permitido desperdiçar tempo, seja em excessivas reuniões ou em longas pesquisas. Geralmente os colaboradores têm que lidar com grande volume de documentos checar ou consultar dados. É muito importante que todo o material de apoio seja organizado de forma clara e com fácil acesso. Quando o colaborador não encontra facilmente as informações que precisa acaba desperdiçando um tempo que poderia estar sendo usado em outra atividade.

Outro fator que tem que estar sempre na mente dos gestores é que projetos são desenvolvidos e gerenciados por pessoas e trabalhar com uma equipe despreparada e desmotivada é extremamente prejudicial. Manter a equipe focada e com a comunicação alinhada é muito importante no decorrer dos projetos. A equipe precisa saber o que está acontecendo, se ele está atrasado ou progredindo conforme o cronograma e enxergar como o trabalho de cada um impacta no resultado final. A comunicação constante mantém a equipe mais unida, focada e contribui para a evolução contínua do projeto.

No entanto, é preciso ter cuidado para que a comunicação não seja uma armadilha para a improdutividade. Reuniões longas e muito freqüentes desperdiçam tempo e desconcentram a equipe. Muitas vezes nada substitui uma conversa entre os envolvidos em determinado projeto, porém, a melhor forma de tornar as reuniões mais produtivas é utilizar ferramentas e elementos visuais como linhas de tempo e gráficos. Isso faz com que a comunicação seja rápida, mas eficaz.

Por fim, atualmente estamos cercados por tecnologia, e isso deve ser usado a favor das empresas. Ferramentas manuais, softwares impróprios e informações descentralizadas irão dificultar ainda mais a gestão, além de comprometer a segurança dos dados. É importante pesquisar e escolher ferramentas que tenham foco no gerenciamento de projetos, sem medo de inovar. Outra dica é utilizar ferramentas baseadas na web, que podem ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer hora do dia e que forneçam ao gestor a visualização completa dos projetos e a evolução contínua de cada atividade.

A cada projeto novos desafios irão aparecer, cabe ao gestor planejar bem as tarefas, ter atenção aos detalhes, promover a colaboração entre pessoas, acompanhar os projetos e sugerir mudanças para diminuir a probabilidade de falhas. O papel é difícil e exige muito controle, mas certamente irá gerar bons resultados.

Publicado em:
http://www.partnersales.com.br/artigo/865/o-gerenciamento-de-projetos-e-seus-desafios
http://docmanagement.com.br/10/19/2012/o-gerenciamento-de-projetos-e-seus-desafios/

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