Timesheet: tudo que você precisa saber para ter excelência no trabalho

Ultima atualização em: 07|04|2020

Timesheet

O seu negócio está crescendo e você acha que poderia tirar melhor proveito do seu time, ou então, sua equipe não está lhe proporcionando o nível de eficiência que acha que deveria ter, de maneira que o seu empreendimento não vem se desenvolvendo tanto quanto poderia crescer? Com grande frequência, as empresas se esforçam para melhorar a produtividade e o aproveitamento dos talentos que têm em seus recursos humanos. Porém, analisar o desempenho da equipe e impulsionar sua produtividade são desafios constantes na vida de qualquer gestor.

Descubra como a técnica timesheet pode fazer com que você supervisione melhor as atividades de seu time e as horas trabalhadas por seus colaboradores, a fim de proporcionar um controle muito mais preciso da produtividade do setor!
Neste post você verá:

O que é timesheet?

O timesheet é um método aprimorado para indicar a quantidade de tempo que um ou mais trabalhadores gastam em seu trabalho. O quadro de horários é organizado em forma tabular e geralmente é dividido em semanas.

A ferramenta é interessante para que os gestores consigam ter ciência do esforço coberto na realização das tarefas dentro da empresa.

Os benefícios de usar timesheet:

Esse tipo de sistema, em geral, é adotado quando o gestor tem que reduzir custos e aprimorar a supervisão das atividades dos funcionários. A gestão de produtividade fica mais transparente, além de coibir as ausências não planejadas e deixar mais claro para os colaboradores o quanto de tempo livre eles possuem, tomando decisões conforme as demandas.

O método é essencial para o gerenciamento do tempo em projetos, e ainda, útil para chegar a um processamento mais eficiente das folhas de pagamento, baixando os custos e automatizando a faturação. Desta forma, a empresa se torna mais competitiva e os colaboradores empenhados em dar o seu melhor na execução das tarefas.

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Qual a importância do gerenciamento do tempo em projetos?

Project Management Institute (PMI) conceitua projeto como “um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único”. Assim, como o esforço de um projeto não é processual, as tarefas executadas não constituem uma rotina.

Todo projeto tem início, meio e fim. Seu escopo e seus recursos são definidos preliminarmente e podem ser alterados se isso for necessário para atingir o objetivo. Dessa forma, é fácil perceber a importância do tempo nesse contexto.

Por não serem funções realizadas repetidamente — como acontece, por exemplo, em uma fábrica cujos trabalhadores produzem itens de modo contínuo —, o gerenciamento de projetos tem uma relação próxima com a urgência. Isso porque sempre há um prazo a ser cumprido e ele normalmente é curto.

As atividades de um projeto costumam ser interdependentes. Ou seja, muitas vezes só é possível iniciá-las após a conclusão da tarefa anterior. Assim, na construção de uma casa, o empreiteiro só pode começar a fazer as paredes quando a fundação já está pronta. Da mesma forma, em um evento, os ingressos só podem ser vendidos depois que houver a definição do local.

Então, é razoável pensar que os atrasos representam prejuízos em cascata. Quando uma atividade, por mais simples que pareça, não é concluída no prazo estipulado, as consequências podem ser enormes quando se pensa no todo. E isso é ainda mais preocupante quando está no chamado caminho crítico do projeto.

Por isso, projetos em que o tempo é bem gerenciado, especialmente quando ele é medido por indicadores apropriados, têm maior taxa de sucesso. Afinal, essa gestão propicia possibilidades de correção de rota e da determinação de esforços localizados para resolver os problemas de prazo e minimizar os impactos de determinados atrasos.

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Como o timesheet ajuda na gestão de projetos?

Timesheet é o nome de uma ferramenta — que, em inglês, significa “gráfico de horas”. Ou seja, ele apresenta as horas trabalhadas por alguém ou por uma equipe em uma atividade. Com ele, é possível contabilizar o tempo dedicado por um ou mais profissionais à execução de um trabalho.

Naturalmente, em um projeto, por mais que as atividades possam ser automatizadas, grande parte do trabalho é realizada por diferentes pessoas. Então, é preciso controlar o tempo que cada uma delas empenha e o que os indivíduos produzem em determinado período. Isso é fundamental para estimar custos e direcionar recursos.

Assim, no timesheet são apontadas as horas trabalhadas nas atividades de um projeto. Os próprios trabalhadores fazem a anotação, o que facilita o trabalho do gestor. Seu uso permite que a gestão seja feita com base em dados de desempenho dos profissionais. Veja, a seguir, as principais vantagens do uso do timesheet.

Gerenciar diversos projetos simultaneamente

É comum que um mesmo gestor seja responsável por vários projetos ao mesmo tempo. Com a utilização do timesheet, seu trabalho pode ser facilitado e realizado de maneira mais criteriosa.

Um sistema de gerenciamento permite conhecer as urgências e, dessa forma, priorizar o que requer maior dedicação e recursos. Assim, com todas as informações disponíveis em um mesmo local, a administração se torna mais eficiente.

Avaliar as equipes de trabalho

Para fazer a apreciação dos empregados de forma justa e imparcial, é preciso se basear em dados. Isso é muito importante quando se fala de recursos humanos em um projeto.

O timesheet possibilita monitorar as produções individual e coletiva, por meio de indicadores e resultados bem apurados. A partir disso, pode-se fazer que as avaliações sejam as melhores possíveis.

Economizar recursos

Por meio da utilização do timesheet, o gestor pode mapear quais são os custos desnecessários. Afinal, fica mais fácil identificar com precisão em que os recursos são empregados.

Isso é importante porque cada integrante de uma equipe de trabalho representa um gasto. Saber em quais procedimentos ele se envolve é uma excelente forma de economizar, pois permite que o administrador faça seu redirecionamento.

Estabelecer uma comunicação mais eficiente

comunicação é um aspecto primordial para o sucesso de um projeto. Quando os colaboradores não entendem exatamente o que deve ser feito, os atrasos por erros se tornam inevitáveis.

Com o monitoramento propiciado pelo timesheet, o gerente pode estabelecer um plano para se comunicar com mais clareza e de forma mais efetiva. Todos esses fatores têm impacto direto na produtividade dos funcionários e da empresa como um todo. Ou seja, o timesheet simplifica o acompanhamento das atividades e a gestão dos recursos.

Isso permite que os prazos sejam cumpridos conforme o estabelecido ou que os problemas sejam resolvidos de forma menos traumática. Além disso, seu uso facilita a prestação de contas para os superiores e para os clientes, já que todos os dados se encontram padronizados e no mesmo sistema.

Assim, ganha-se tempo, pois não há a necessidade de dedicar um recurso para fazer a consolidação de informações. Afinal, o timesheet permite acompanhar o andamento dos projetos e mensurar as entregas com maior precisão. Trata-se, portanto, de uma ferramenta que oferece diversos benefícios ao gestor e à empresa que a adota.

Sua implantação é fácil e possibilita que o relacionamento entre todas as partes envolvidas nos projetos se dê de forma mais amistosa e cordial. Isso é possível porque praticamente elimina opiniões que tenham como base apenas a intuição.

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Como a sua equipe poderá receber a nova ideia:

Muitas vezes, a implementação de um sistema de controle de horários ou outras medidas com este nível de precisão podem deixar uma equipe se sentindo pressionada e trazer uma forte conotação negativa diante dos colaboradores de uma organização.

Por isso, é importante que a adesão do timesheet na rotina de trabalho não possibilite qualquer tipo de abuso de autoridade por parte do gestor ou atinja a integridade do profissional, desqualificando o seu trabalho.

A gestão de produtividade deve ser mostrada para os colaboradores como uma coisa benéfica para todos e não só para a empresa. Uma boa maneira de contornar eventuais problemas no sistema de contabilidade de horas e ter alta confiabilidade nesses dados é se, por exemplo, tal apontamento for realizado pela própria equipe.

Você também pode usar um software de gerencimento de projetos, que contenha a funcionalidade do timesheet. Controlar e totalizar automaticamente as horas consumidas nas atividades com os quais o seu time está envolvido será, com certeza, muito mais fácil, rápido e organizado.

E aí, está pensando em implementar o timesheet no seu grupo de colaboradores? Conheça o sistema Timesheet do Artia