Timesheet: saiba tudo sobre a ferramenta que eleva a produtividade dos projetos
Última atualização em: 09|11|2022
Você sabe quantas horas de trabalho foram gastas em cada atividade pela sua equipe no último mês? Sem achismos ou números aproximados, mas dados factuais?
Se a resposta for não, este texto definitivamente vai te ajudar! Saber essa informação é muito importante para o gerenciamento de projetos, mas, na prática, nem sempre é fácil identificá-la.
Por isso, o uso de ferramentas, como a timesheet, é fundamental. Neste texto você vai aprender:
- O que é timesheet?
- Por que utilizar a timesheet?
- Vantagens de usar a timesheet
- Como preencher uma timesheet?
- 3 passos para utilizar a timesheet na prática
O que é timesheet?
Timesheet, pela tradução, é uma planilha de horas. Ou seja, quando falamos de timesheet nos projetos, ela é a ferramenta que registra o total exato de horas gastas em cada atividade do projeto.
Essa definição não tem muito segredo, porque ela é basicamente um painel para apontar e controlar as horas trabalhadas. Mas, apesar de ser simples, ela é muito importante para a gestão de projetos, veja só:
Por que utilizar a timesheet?
A timesheet serve para obtermos dados sobre o tempo que o time despendeu em determinados projetos e tarefas.
Você já ouviu a frase “tempo é dinheiro”?
Então, a ideia é justamente essa. Ao controlarmos as horas gastas, conseguimos ter uma visão mais clara do andamento do projeto e tomar decisões mais assertivas.
Com a timesheet é possível responder a perguntas como:
- Em quais tarefas a equipe ficou alocada?
- Qual o tempo médio para executar tarefa X?
- Quais atividades demandam mais tempo?
- O tempo utilizado está parecido com o estimado?
- Quais profissionais foram mais produtivos?
- A performance do time está satisfatória?
Ter essas respostas traz várias vantagens ao projeto, confira algumas delas:
Vantagens de usar a timesheet
De acordo com o PMBOK©, todo projeto tem um triângulo de restrições, que são os três elementos que tem mais poder de impactar as entregas. Um destes elementos é o tempo.
Assim, ao monitorá-lo de perto, o projeto ganha muito mais fluidez, pois evita que desvios ocorram e identifica oportunidades de melhoria.
Além disso, a timesheet permite:
- Entender melhor a rotina dos profissionais;
- Alocar a equipe de modo mais eficiente;
- Saber o tempo médio que um tipo de tarefa ou projeto demora para ser feito;
- Estipular prazos mais precisos;
- Aumentar a produtividade;
- Gerenciar os gastos com a alocação da equipe;
- Precificar os serviços conforme as horas gastas.
Como preencher uma timesheet?
A timesheet é uma planilha, então, basta montar uma estrutura com os campos que você deseja controlar e ir substituindo as informações. Estes dados podem ser preenchidos pelo gestor, que irá controlar as horas de toda a equipe, ou pelos próprios colaboradores individualmente.
Porém, com as tecnologias que temos hoje, preencher uma planilha manualmente é algo que não faz mais tanto sentido, não é?
Assim, os dois modos práticos de preencher a timesheet são por meio por meio do Excel ou por uma plataforma online.
Timesheet no Excel
O Excel é uma ferramenta bastante utilizada para acompanhar dados e gerar relatórios, porque ele automatiza parte dos processos com o uso de fórmulas prontas.
Então, ao montar sua planilha, alguns campos são fundamentais, como:
- Nome do colaborador;
- Nome do projeto ou atividade;
- Data;
- Hora de entrada;
- Hora de saída para o almoço;
- Hora de retorno do almoço;
- Hora de saída;
- Total de horas trabalhadas;
- Horas extras.
Além destes campos, você pode inserir outras informações que sejam importantes para a gestão do seu projeto, como as horas estimadas e gráficos comparativos de esforço.
Nós temos um modelo de timesheet Excel já estruturado para você. Basta baixá-lo e começar a controlar as horas do seu projeto!
E se, mesmo com esta planilha já pronta, você quiser aprender o passo a passo para montar uma planilha de horas trabalhadas no Excel, nós também temos um texto que te ensina isso. Confira!
Timesheet online
Apesar do Excel ser bastante prático, ele não consegue competir com os softwares de gestão de projetos, que trazem uma estrutura muito mais completa e automatizam ainda mais o uso.
Ao apontar horas em determinada atividade, o sistema atualiza automaticamente as horas totais do projeto e do colaborador que a realizou. Assim, na timesheet online, o gestor consegue ter um controle maior das horas sem gastar tanto tempo, sabendo instantaneamente:
- Quantas horas o colaborador gastou no mês;
- Quantas horas o colaborador gastou em cada atividade;
- Quantas horas foram gastas pelo time em determinada atividade;
- Quantas horas o colaborador gastou em cada projeto;
- Quantas foram gastas pelo time em determinado projeto;
- Comparar o total de horas estimadas com o esforço real.
3 passos para utilizar a timesheet na prática
1. Escolha uma timesheet online
Como dito acima, você pode usar uma planilha para preencher a timesheet, mas, se quiser otimizar o uso, o ideal é escolher um software de gestão de projetos que tenha a funcionalidade de timesheet.
Com eles, além de ter uma visão melhor sobre as horas gastas, é possível centralizar o controle de todo o projeto em um único lugar, tendo informações mais completas e maiores chances de sucesso.
Se você quiser ver um comparativo entre as principais ferramentas de gestão de projetos do mercado, leia a lista que preparamos com os 7 melhores softwares de gestão de projetos!
2. Aponte as horas trabalhadas
No Artia, é possível fazer o apontamento de horas de duas maneiras: diretamente na timesheet ou por meio do botão “play”.
Ao abrir a aba timesheet, a planilha mostrará as atividades que você participa e as datas. Então, basta apontar o número de horas gastas no dia e atividades correspondentes.
A segunda maneira é por meio do “play”, que é um botão que indica que você começou a trabalhar naquela atividade.
3. Filtre as informações e acompanhe os detalhes do projeto
Não adianta nada apontar as horas, mas não saber como elas afetam o andamento do projeto, não é?
No Artia, é possível gerar relatórios personalizados, que filtram e relacionam apenas os dados que são importantes para sua análise.
Por exemplo, se você quiser saber o total de horas que o colaborador X gastou no projeto Y, apenas olhar a timesheet não vai te ajudar muito. Mas, em segundos é possível gerar um relatório com gráficos e informações que te dirão exatamente o que você quer saber.
Legal, né?
Então, entenda melhor como os softwares de gestão de projetos facilitam a utilização dessa ferramenta e faça já um teste grátis no Artia! Assim, você verá na prática como a timesheet te ajuda no dia a dia dos projetos !