Timesheet: como montar uma em 4 passos simples

Última atualização em: 07|03|2022

Timesheet

Me diz uma coisa: você sabe exatamente quantas horas de trabalho foram gastas em cada atividade ou projeto que a sua equipe realizou no último mês? Sem achismos ou números aproximados, mas dados factuais?

Essa informação é muito importante no gerenciamento de projetos. Afinal, você precisa saber em quais demandas a equipe ficou alocada, e deve precificar serviços conforme as horas gastas. É para ajudar com isso que existe a timesheet.
Siga a leitura para entender como essa ferramenta pode te ajudar:

O que é timesheet?

Timesheet é uma ferramenta onde fica registrado o total exato de horas gastas em um projeto ou atividade. O próprio nome já entrega: time = tempo, sheet = planilha.

Costumava ser exatamente isso: uma planilha enorme onde os profissionais registravam quantas horas gastaram em cada tarefa ou projeto.

Só que planilhas já não são a melhor opção hoje, pois surgiram softwares que servem especialmente para este fim.

Ou seja, as timesheets de hoje em dia são uma evolução, mas a ideia é a mesma: apontar horas. Os profissionais apontam onde gastaram o tempo e a gestão passa a ter dados sobre a alocação da equipe.

Para que serve uma timesheet?

A timesheet serve para obtermos dados sobre o tempo que o time despendeu em determinados projetos e tarefas. A partir desses dados, conseguimos saber:

Perguntas que a timesheet ajuda a responder

Em resumo, isso vai te ajudar a gerenciar:

  • A equipe: apontamentos permitem entender melhor a rotina dos profissionais;
  • Os custos: estamos falando aqui do custo/hora com profissionais alocados no projeto;
  • Os prazos: você saberá o tempo médio que um tipo de tarefa ou projeto demora para ser feito. A partir disso, pode estipular prazos mais acurados em projetos semelhantes no futuro.

Como preencher uma timesheet?

O jeito mais simples de preencher uma timesheet é através do apontamento de horas individual: ao final do dia, cada profissional registra quantas horas gastou em uma tarefa ou projeto, totalizando as horas trabalhadas ao longo do dia.

Ou seja, alguém que trabalhou 8 horas em um dia pode apontar 4 horas em um projeto e 4 horas em outro, por exemplo. Ou até as 8 horas em uma única atividade.

A frequência de atualização também é flexível, mas recomendamos registrar as horas diariamente, para não esquecer o que foi feito. Vai ser difícil apontar com precisão o que você fez o mês inteiro, não é mesmo?

Dito isso, vamos para a parte prática? Listamos 4 passos simples para construir uma timesheet a seguir. Veja:

1. Escolha a plataforma

Você pode usar uma planilha como antigamente, mas o ideal mesmo é escolher um software de timesheet.

Nele, as informações ficam organizadas e você pode extrair relatórios facilmente. Sem falar que planilhas estão sujeitas a falhas, como células apagadas por acidente (ou não) etc.

Neste texto, vamos utilizar como exemplo a timesheet do Artia.

2. Dê o play

Dar o play tem dois sentidos: começar a trabalhar, e literalmente apertar o botão play do Artia. Ao dar play, o sistema começa a cronometrar as horas que você está gastando em uma atividade, veja:

apontamento de horas play no kanban do artia

Quando terminar, basta apertar o botão stop e as horas são registradas. Tudo cronometrado!

Caso você não utilize o Artia, vai ter que ficar de olho no relógio para marcar certinho a hora de início e término da atividade, ok?

3. Aponte as horas

Se você usou o botão play do Artia, as horas já ficaram registradas. Agora, se você esqueceu de dar o play, basta apontar as horas manualmente na timesheet. É só abrir o quadro de apontamentos no Artia e registrar as horas gastas. Assim:

apontamento de horas timesheet

4. Extraia relatórios

Horas apontadas? Então já podemos extrair relatórios para entender:

  • O que cada profissional fez ao longo do dia;
  • Quantas horas foram gastas em cada tarefa;
  • Qual a média de horas gastas em determinado tipo de tarefa;
  • Horas totais gastas em um projeto;
  • Entre outras informações.

Como implantar um sistema de timesheet sem resistências?

Como mudanças são desconfortáveis para a equipe, alguns podem não querer utilizar a timesheet.

Antes, timesheets eram usadas para microgerenciar a rotina dos colaboradores, mas não é esse o seu objetivo. Então, é preciso explicar que timesheets não são a raiz de todo o mal.

Nós aconselhamos:

  • Explicar os benefícios que a timesheet traz não apenas para a gestão, mas para o próprio colaborador. Afinal, trata-se de uma excelente ferramenta de gestão individual do tempo;
  • Escolher um patrocinador forte. Isto é, alguém importante (que pode ou não ser o líder do time) que defenda a implantação da timesheet e engaje as pessoas na mudança;
  • Capacitar o time para que todos saibam como utilizar o software ou planilha sem problemas;
  • Verificar constantemente se os profissionais estão fazendo os registros e se há incoerências nos apontamentos (como números irreais de horas gastas ou atividades finalizadas sem nenhuma hora apontada);
  • Cobrar frequência e precisão.

Agora você já sabe tudo o que precisa para começar a usar timesheet na gestão dos seus projetos. Para começar, clique no botão abaixo e use a timesheet do Artia: