Tudo que você precisa saber para fazer uma gestão à vista eficiente: o que é, benefícios e implementação!

Tudo que você precisa saber para fazer uma gestão à vista eficiente: o que é, benefícios e implementação!

Escrito por Roberto Gil Espinha

08 Apr 2021

8 min de leitura

A importância de acompanhar indicadores de performance nas empresas é indiscutível. Mas você já imaginou como seria se painéis de indicadores e quadros de gestão não ficassem apenas nas planilhas acompanhadas pelo gestor, mas visíveis constantemente para toda a equipe? Em várias empresas isso já acontece: chamamos esse modelo de gestão à vista.

A gestão à vista é uma forma não só de facilitar o trabalho do gestor, como motivar a equipe. Quer saber mais sobre essa técnica e como aplicar na sua empresa? Então siga a leitura, pois vamos ensinar!

O que é gestão à vista?

Gestão à vista é um método de gestão de equipes e indicadores. Nesse modelo, painéis de indicadores e de controle de atividades ficam disponíveis de forma visual para toda a equipe, facilitando o trabalho do gestor e do time.

A gestão à vista permite que os gestores  visualizem de forma rápida e simples o andamento do trabalho dos times. As equipes, por sua vez, conseguem conferir dados sobre o próprio trabalho, identificar problemas e manterem-se motivadas com os resultados.

Esse formato de gestão tem sido adotado em diversas empresas por causa dos benefícios que ele pode trazer. Vamos conferir alguns dos principais?

Benefícios da gestão à vista

Facilita o trabalho do gestor

Analisar KPIs com calma em planilhas e relatórios é necessário. Contudo, no dia a dia, é muito mais fácil utilizar ferramentas mais visuais e simples de analisar, como Kanban, gráficos gerados em tempo real, dashboards e afins.

No dia a dia, a gestão à vista é uma mão na roda para o gestor, que consegue analisar os dados sem precisar passar horas analisando e interpretando relatórios.

Engaja os colaboradores

Basta uma visita em qualquer grande empresa para observar uma nova realidade bem comum: TVs enormes no meio da sala que demonstram a proximidade das metas, análises de tendências, metas já batidas etc.

Isso acontece nos mais diversos tipos de equipe: times de vendas podem ver as metas cada vez mais próximas de serem batidas, times de conteúdo acompanham com ansiedade o número de interações em cada post, times de projetos veem as entregas sendo feitas e assim por diante em toda a empresa.

Isso tudo ajuda muito a engajar as equipes, afinal, todos podem ver o resultado do próprio trabalho em painéis visuais atualizados em tempo real. Se você sente que a sua equipe está pouco engajada, a gestão à vista pode ser uma excelente aliada.

É justamente esse engajamento e senso de responsabilidade conferido pela gestão à vista que ajuda a melhorar os resultados do time.

Mantém a equipe alinhada

Outro benefício da gestão à vista é que toda a equipe fica alinhada sobre o andamento do trabalho. O que cada um está fazendo, o que já está feito, o quão próxima a equipe está de bater as metas, problemas que surgiram nos projetos etc.

Esse alinhamento evita confusões, problemas, e facilita o trabalho em equipe.

Ajuda na resolução de problemas

Quando toda a equipe tem acesso aos indicadores e painéis em tempo real, fica muito mais fácil identificar e solucionar problemas de forma colaborativa. Isso garante agilidade à equipe, isto é, capacidade de se adaptar rapidamente conforme o cenário.

Além disso, fica fácil de perceber quando uma estratégia não está dando certo e quando algum ponto merece uma atenção especial.

Como implantar gestão a vista

Defina os processos que serão gerenciados

Antes de tudo, é preciso decidir quais processos você pretende medir. Isso depende do tipo de equipe ou projeto que você está gerenciando. Pode ser o fluxo de atividades, o volume de vendas, o atingimento de certas metas, a produtividade do time, entre outros fatores. Tudo depende do contexto em que você pretende aplicar a gestão à vista.

Defina os KPIs

Depois de definir o que você quer medir, está na hora de definir como você vai medir, ou seja, quais indicadores vão demonstrar a performance dos processos mensurados. Mais uma vez, tudo depende do tipo de equipe ou projeto que você está gerenciando.

Procure escolher indicadores realmente relevantes, que demonstrem o sucesso ou insucesso das operações e que possam ser facilmente acompanhados pelo time.

Estabeleça responsáveis

Para assegurar que os indicadores serão confiáveis, é fundamental atribuir “donos” para cada um deles. Essas pessoas serão responsáveis por coletar dados, atualizar e verificar o indicador periodicamente.

Cada indicador deve ter apenas um dono, por mais que diversas pessoas estejam envolvidas no processo.

Estabeleça métodos de coleta de dados

Imagine que a cada mês um gestor atualiza os indicadores com um método diferente de coleta de dados. É possível comparar os resultados mês a mês e obter informações consistentes? Não, né?

É justamente por isso que, além de atribuir um dono para cada indicador, é preciso formalizar o método de coleta de dados, para garantir que os dados do painel serão confiáveis.

Prepare as ferramentas

O próximo passo é preparar as ferramentas para fazer a gestão à vista. Isso pode incluir monitores, planilhas, ferramentas online e até ferramentas físicas. Vamos explicar melhor com alguns exemplos práticos. Veja:

Dashboard

Dashboards são as ferramentas mais comuns para gestão à vista. Eles nada mais são do que painéis de controle de dados, que mostram de forma visual os dados relacionados à performance da equipe e dos projetos.

 

Dashboard de indicadores de projetos

 

Construir um Dashboard pode parecer difícil, mas a verdade é que basta utilizar a ferramenta certa. Hoje em dia, há softwares que permitem criar Dashboards altamente personalizados de forma extremamente simples.

Kanban

Uma das ferramentas mais clássicas da gestão à vista é o Kanban. Trata-se de um quadro que indica o status de cada atividade organizando-as em colunas. Geralmente, são 3 colunas principais: fazer, fazendo e feito, mas podem ser adicionadas outras conforme os diversos estágios pelos quais uma atividade pode passar no seu projeto.

Assim, o time consegue saber quais atividades ainda não foram iniciadas, quais já estão em andamento e quais já estão prontas. Veja esse exemplo:

O quadro Kanban ajuda na organização das atividades, por meio de uma lógica muito simples: cartões com o nome das atividades ficam dispostos em colunas que indicam sua situação

Para montar um Kanban, você pode utilizar uma parede com post-its ou utilizar um Kanban digital online, que é mais recomendado, já que pode ser acessado de qualquer lugar que possua conexão com a internet, possui vários recursos de gerenciamento atrelados e ainda evita sujar a parede (ou perder post-its que caem no chão). Veja esse exemplo de Kanban digital:

exemplo de kanban do Artia

Dashboard

Dashboard software artia de gestão de projetos atividades e equipes

Visão de atividades

Outro painel interessante é o de visão em tempo real das atividades. Esse tipo de painel mostra o que cada membro do time está fazendo, e é muito útil para gerenciar equipes grandes e projetos que envolvem muitas atividades, pois todos os membros da equipe podem verificar com facilidade quem está responsável por cada tarefa.

Quadro de atividades em andamento Outro tipo de quadro que pode ser muito útil é o de visão das atividades em andamento em tempo real. Essa visão mostra o que cada membro do time está fazendo em tempo real

Cuidados na implementação da gestão à vista

Cuidado na criação de rankings

Especialmente em times comerciais, é comum a criação de rankings com colaboradores que mais bateram metas e afins. Isso é muito bom e ajuda a motivar a equipe, mas é preciso tomar o cuidado de exibir apenas os primeiros colocados na gestão à vista, pois mostrar o último colocado pode gerar constrangimentos e desmotivação.

Por isso, na hora de montar rankings, pode ser mais interessante considerar um pódio ou outro número limitado de posições.

Escolha apenas os dados indispensáveis

Quando falamos de extração de relatórios e planilhas, é comum querermos materiais completos e com todos os dados necessários. Contudo, quando se trata de gestão à vista, é importante considerar apenas dados realmente indispensáveis, para não acabar criando quadros complexos demais e que não vão conquistar a atenção do time.

Mantenha os quadros atualizados

Por fim, não esqueça de manter os quadros sempre atualizados. Apenas disponibilizá-los e esquecer deles na parede pode ter o efeito inverso: causar confusões e dados inconsistentes.

Tecnologia na gestão à vista

O uso da tecnologia é uma mão na roda para fazer gestão à vista de forma simples. Como citamos acima, há várias soluções tecnológicas que ajudam a criar dashboards personalizados, Kanban online e outros painéis úteis. Na hora de escolher uma plataforma para te ajudar, leve em conta os seguintes pontos:

Ajuda na organização do trabalho

Uma boa ferramenta de gestão à vista não pode se limitar somente a gerar gráficos e dispor indicadores de forma visual. O ideal é que a ferramenta ajude em toda a organização do trabalho, por meio de ferramentas como Kanban, listas de atividades, cronogramas e geração de relatórios.

Possui recursos integrados

Também é importante que esses recursos sejam 100% integrados entre si. Por exemplo; uma atividade finalizada no Kanban precisa aparecer automaticamente como finalizada no Dashboard e na lista de atividades, e o mesmo deve acontecer em caso de desvios no cronograma, aumento de demanda etc. Isso garante que os indicadores oferecerão dados confiáveis e que realmente refletem o andamento do trabalho.

Gera indicadores e gráficos automaticamente

Ainda, é fundamental que os indicadores e gráficos sejam atualizados automaticamente pela plataforma, para que você não precise fazer isso de forma manual. Daí a importância de utilizar uma plataforma que organize o trabalho como um todo, e não apenas gere gráficos.

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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