Sempre que falamos de estratégias de negócio, costumamos delimitar um objetivo que representa o sucesso daquela organização.
Porém, para alcançar essa visão de futuro, é preciso um planejamento estratégico que pontue metas menores que, em conjunto, atingirão aquele fim.
Para isso, a gestão de portfólio é uma importante aliada das organizações. Com ela, é possível garantir que todos os projetos desenhados estejam voltados a atingir os objetivos e metas do negócio.
Nesse post, você verá:
- O que é um portfólio de projetos?
- Qual a diferença entre projeto, programa e subportfólio?
- O que é gestão de portfólio de projetos?
- Benefícios de gerenciar o portfólio de projetos
- Como gerenciar o portfólio de projetos em 5 passos
O que é portfólio de projetos?
De acordo com o Guia PMBOK®, um portfólio de projetos é o conjunto de projetos, programas e subportfólios e operações gerenciadas em grupo para alcançar os objetivos estratégicos.
Trata-se de um desmembramento da estratégia de negócio, onde os projetos e programas irão subsidiar o alcance dos objetivos.
Você pode imaginar que o portfólio de projetos funciona como uma carteira que abarca as outras iniciativas. Assim, o portfólio não está focado na execução dos projetos, mas sim em como eles contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos do negócio.
Mas, você pode estar se perguntando qual a diferença entre portfólio, projeto, programa e subportfólio. No tópico a seguir, vamos aprofundar um pouco mais esse assunto.
Qual a diferença entre projeto, programa e subportfólio?
Projeto
Conforme o Guia PMBOK®, um projeto é um esforço temporário e único, que só acaba com a entrega final do produto ou serviço. Assim, entende-se que um projeto é executado dentro de um prazo e um cenário específico.
Programa
Um programa é um conjunto de projetos relacionados e coordenados para obter um benefício maior, o que não seria possível com a gestão individual dos projetos.
As campanhas de vacinação, por exemplo, atuam com base em um programa de erradicação de doenças, onde um único posto de vacinação não seria capaz de realizar uma cobertura do território nacional.
Assim, um programa une uma ampla rede de projetos para atingir um objetivo maior que faz parte do planejamento estratégico.
Subportfólio
Um subportfólio é uma carteira de projetos dentro do portfólio corporativo, que trata de questões específicas de um grupo ou área de trabalho. Um exemplo de subportfólio poderia ser o portfólio de projetos da área de tecnologia da informação, por exemplo.
Assim, entende-se que o portfólio, projeto, programa e subportfólio relacionam-se conforme mostra a figura abaixo:
O que é gestão de portfólio de projetos?
A maioria das empresas possui uma visão clara de onde deseja chegar. Mas, para alcançar essa meta, é preciso que todos os projetos estejam alinhados a ela.
Assim, a gestão de portfólio refere-se à administração centralizada do portfólio de projetos, que irá selecionar e priorizar aqueles mais alinhados às estratégias da organização. Geralmente, essa gestão é realizada pelo Project Management Office (PMO).
Logo, o objetivo da gestão de portfólio é identificar e escolher os projetos que terão mais impacto nesta visão de futuro, indicando quais são os melhores projetos para investir. Normalmente, a escolha dos projetos é feita considerando os seguintes pontos:
- Projetos que trazem mais resultados para a organização;
- Projetos que agreguem valor;
- Projetos que estejam alinhados às necessidades dos stakeholders.
Benefícios de gerenciar o portfólio de projetos
Com a gestão do portfólio de projetos, as empresas passam a ter a capacidade de escolher e colocar em andamento somente os projetos que trarão os melhores retornos.
Além disso, esse gerenciamento traz uma série de vantagens para cada parte envolvida, como:
- Os líderes do negócio passam a saber com exatidão o que os gerentes de projetos precisam alcançar;
- Os gerentes de projetos têm facilidade em mensurar a eficiência e a capacidade produtiva do time;
- Há uma melhora na comunicação entre a equipe e seus gestores;
- Os stakeholders são informados continuamente por meio de feedbacks consistentes e confiáveis.
Como gerenciar o portfólio de projetos em 5 passos
1. Identifique e avalie as propostas de projetos
Como os projetos costumam ser muito diversificados (pois podem ser executados em qualquer área da empresa ou até mesmo fora dela), o primeiro passo para o gerenciamento do portfólio é ter conhecimento de todos os projetos existentes na organização.
Feito isso, é importante identificar as propostas dos projetos, documentos que contém a base de informações necessárias para analisá-lo, como escopo, premissas, riscos e custos.
Os principais fatores a serem avaliados em uma proposta são:
- A conformidade do projeto com a estratégia de negócio;
- a contribuição do projeto para o atingimento das metas e objetivos da organização.
Ao aprovar um projeto, o gerente de portfólio deve ter conhecimento de qual será a equipe responsável pela execução das tarefas, a fim de acompanhar o status do projeto em curso.
2. Categorização
Após identificar os projetos, é necessário agrupá-los em categorias. Cada categoria é referente a um objetivo estratégico da organização. Assim, o que será priorizado são os projetos que apresentam diferentes formas de atingi-los.
Para realizar uma categorização em projetos de tecnologia da informação, por exemplo, você poderá organizá-lo como mostra a imagem abaixo:
3. Priorização
Após ter agrupado todos os projetos, é o momento de comparar as características de cada um e determinar o grau de relevância deles. Para isso, costumamos:
- Delimitar critérios de priorização para cada categoria;
- Atribuir um peso a cada critério definido;
- Somar as pontuações correspondentes a cada projeto;
- Montar um ranking com base na matriz de priorização de projetos.
Os critérios de priorização são específicos para cada organização, pois dependem do tipo do projeto, dos objetivos e da visão de futuro.
4. Balanceamento de projetos
Feita a priorização, temos a ordem ideal para a execução dos projetos. Porém, é importante analisar os recursos disponíveis de investimento, pois nem sempre será tão vantajoso seguir esta ordem.
Pode ser que o primeiro projeto do ranking demande mais recursos e impossibilite a execução dos demais projetos. Então, às vezes, realizar alguns projetos menos prioritários trará mais resultados do que executar apenas o de maior pontuação, por exemplo.
Por isso, é preciso sempre balancear a relevância da ação com os recursos, para que a decisão leve em consideração todos os aspectos organizacionais.
5. Monitoramento e gerenciamento de riscos
Agora que os projetos estão em curso, é necessário acompanhá-los para que estes permaneçam alinhados à visão de futuro durante o andamento.
Além disso, é preciso gerenciar os riscos que podem interferir a execução dos projetos. Antecipar e gerir riscos ajuda a garantir que a empresa não será impactada negativamente diante de um desempenho desfavorável.
Para tal, o gerente de portfólio de projetos precisa desenvolver habilidades que promovam uma gestão eficiente de todos os recursos envolvidos.
Mas, nós sabemos que gerenciar um portfólio de projetos não é uma tarefa fácil. Por isso, desenvolvemos um guia para gerenciamento de projetos múltiplos, onde você irá encontrar boas práticas de como gerenciar um portfólio de projetos com eficácia. Basta clicar abaixo para acessar!
