Quando é hora de migrar para uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Quando é hora de migrar para uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Escrito por Roberto Gil Espinha

12 Jun 2023

6 min de leitura

Publicado em 05 de junho de 2023

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Quando os projetos são pequenos, é possível gerenciá-los com planilhas ou softwares simples de tarefas. Mas, conforme a complexidade deles aumenta, coordenar as atividades e equipes pode ser bem mais complicado, o que torna necessário o uso de ferramentas mais completas de gestão.

Mas, você sabe quando é o momento ideal para migrar para uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Se a resposta foi não, neste texto você vai descobrir. Confira!

Indícios de que sua empresa precisa migrar para uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Quando as entregas começam a apresentar problemas e fugir do planejamento, é sinal de que a gestão de projetos não está sendo eficiente e é preciso mudá-la. Assim, existem algumas coisas que indicam a necessidade de migrar para uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Veja só:

Dificuldade em acompanhar o fluxo de trabalho

Um projeto é composto por uma série de tarefas, que precisam ser executadas na ordem e data corretas. Mas, quando as informações sobre o andamento não estão centralizadas, o gerente não consegue acompanhar esse fluxo de trabalho e ter uma visão global sobre as demandas.

Dificuldade em analisar os dados do projeto

Ao utilizar fontes diferentes para controlar os projetos, os dados ficam espalhados em diversas planilhas e documentos separados. Com isso, há muita dificuldade para reunir as informações e tomar decisões, o que pode levar a ações equivocadas que comprometem os resultados do projeto.

Dificuldade de comunicação na equipe

Se os dados espalhados comprometem as decisões dos gestores, o impacto disso sobre o trabalho da equipe é ainda mais perceptível.

Sem prazos, descrições e informações claras, o time não sabe exatamente o que precisa executar, o que aumenta os retrabalhos e diminui a qualidade das entregas. Além disso, com a baixa comunicação entre a equipe, fica mais difícil alocar tarefas e recursos de forma eficiente, o que pode levar a ociosidade do time e ao aumento de despesas.

Dificuldade em manter o projeto dentro do prazo

A perda de prazo também é outro problema comum de uma gestão ineficiente, que não consegue acompanhar o cronograma por falta de planejamento adequado, acompanhamento das tarefas e comunicação eficiente entre os membros da equipe.

Se você enfrenta alguma dessas dificuldades no dia a dia da sua empresa, é o momento de considerar a implantação de uma ferramenta de gerenciamento de projetos!

Com ela, todas essas dificuldades podem ser solucionadas, porque ela centraliza as informações e fornece uma visão clara acerca de todo o projeto.

Dessa forma, as ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que você agende tarefas, aloque recursos e acompanhe os prazos, tudo em um só lugar. Assim, é possível tomar decisões mais assertivas, melhorar os processos e ter entregas mais eficientes.

Agora que você já sabe se precisa ou não de uma dessas ferramentas, que tal ver o que é importante analisar na hora de migrar para uma delas?

O que considerar na hora de migrar para uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Migrar para uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ser a solução para vários problemas nos projetos. Mas, para garantir que ela traga resultados efetivos, é importante considerar alguns fatores antes de escolhê-la e implementá-la. Por isso, considere:

A realidade da sua empresa

Antes de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é importante entender quais são as necessidades da sua empresa. Então, se questione:

  • Quais são os recursos e funcionalidades que a equipe precisa para ter mais eficiência?
  • Quais são os desafios e dificuldades enfrentados atualmente?
  • Quais informações precisam ser visualizadas para melhorar o entendimento dos projetos

Tamanho do projeto e da equipe

Quanto maior for a equipe e mais complexos forem os projetos, maiores as chances de você precisar de recursos e ferramentas mais avançadas. Assim, veja se a ferramenta comporta a demanda da empresa.

Integração com outras ferramentas

Uma organização costuma utilizar vários softwares diferentes, como de comunicação, contabilidade, CRM, etc. Ter a possibilidade de integrar todas essas tecnologias ajuda a aumentar a eficiência da equipe e evita a duplicação de esforços.

Custo-benefício

A ferramenta de gestão de projetos vem para ajudar a empresa a crescer e alcançar ganhos maiores. Assim, ela não pode custar mais do que os benefícios que ela oferece, não é?

Por isso, antes de fazer sua escolha, avalie o custo total da ferramenta (incluindo licenças, suporte e manutenção) e veja se ela realmente trará vantagens para o negócio.

| Leia também: 5 dicas para fazer uma implementação de software de gestão bem-feita

Ficou mais claro saber como encontrar a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal? Então, comece já sua busca e melhore a gestão de projetos da sua empresa!

Te convidamos a conhecer o artia, o nosso software de gestão de projetos. Essa pode ser a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para você.

conheça o artia: ferramenta de gerenciamento de projetos

O artia é uma das ferramentas de gestão de projetos mais completas do mercado, porque traz uma variedade de funcionalidades e recursos para otimizar a gestão. Além disso, ele é um produto nacional, que conta com um suporte acessível em português.

Então, se o seu objetivo é ter mais eficiência e gerenciar todos os projetos em um único lugar, o artia te ajuda a:

Ter mais precisão sobre o cronograma

O artia traz vários recursos para controlar os prazos do projeto. Assim, com o apontamento de horas, cronograma Gantt e estimativas de esforço, ele permite ter desde uma visão macro dos prazos do projeto até saber as horas específicas gastas por colaborador em cada atividade.

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Gerir todo o fluxo do trabalho em um único lugar

A partir da ferramenta de Kanban, o artia apresenta todas as atividades de maneira visual em um único quadro. Assim, é possível conferir o status das tarefas, quem é responsável por elas, quanto tempo já foi gasto e qual o prazo de entrega em uma única visão.

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Além disso, ele conta com diversos painéis de projeto, que permitem ter uma visão rápida sobre o andamento, identificando se há atrasos ou não, por exemplo.

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Analisar dados de forma eficiente

O artia fornece relatórios de situação automáticos e dashboards completos de indicadores, que facilitam muito o acompanhamento do progresso dos projetos. Assim, ao reunir todas as informações, é possível ter uma análise mais embasada e tomar decisões mais coerentes.

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Quer saber mais sobre o artia? Assista a uma demonstração e veja como essas funcionalidades podem te ajudar na prática! E, se preferir, entre em   e tire todas as suas dúvidas.

 

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.