O que é kanban?
Kanban é um termo japonês que significa “cartão” ou “sinalização”. Assim, o método Kanban se resume a uma forma de gestão visual que irá controlar o fluxo de trabalho através da utilização de cartões e colunas coloridas.
A ideia é que, conforme as atividades forem executadas, os cartões são movidos de coluna, permitindo ao gestor acompanhar o progresso do projeto e identificar a capacidade de novas demandas.
História do Kanban
Na metade do século XX, a Toyota fez uma grande revolução no modo de produção industrial com a proposta do “just in time”. Antes, as fábricas produziam grandes quantidades e empurravam estes produtos para o mercado, que nem sempre tinha a necessidade de consumo.
No novo modelo, os produtos seriam produzidos sob demanda, ou seja, só seriam realizados a partir da procura pelos consumidores.
Neste contexto, o controle de estoque passou a ser um fator determinante para as empresas, pois era preciso controlar todo o fluxo produtivo para que os materiais não fossem excedentes nem faltantes.
Então, é justamente aí que surge o Kanban, com o objetivo de controlar a quantidade de recursos e garantir que houvesse equilíbrio entre o estoque e a linha de produção.
Kanban, sistema kanban e método Kanban: é tudo a mesma coisa?
No início o Kanban era totalmente voltado para o controle de estoque e acompanhamento da cadeia produtiva. Porém, atualmente, ele é utilizado em diversos setores, como nas equipes de marketing, desenvolvimento de software, prestação de serviços e muitos outros.
Com isso, houve algumas variações desse conceito, que frequentemente são tidas como sinônimo, mas na realidade não são!
- Kanban: é o cartão que representa as atividades da linha produtiva.
- Sistema kanban: é a representação visual de todo o fluxo de trabalho, ou seja, é basicamente o quadro em que os cartões serão organizados.
- Método Kanban: é a gestão incremental da produção, que tem uma série de princípios para melhorar os processos e analisar o sistema kanban.
Na prática, é como se o método Kanban tivesse um passo a mais, pois leva em consideração mais fatores de gestão, enquanto o sistema kanban é mais a aplicabilidade. Para diferenciar estes dois conceitos, utiliza-se Kanban, com a primeira letra maiúscula, para se referir ao método, e kanban em minúsculo para o sistema.
O que compõe o kanban?
O sistema kanban tem como objetivo facilitar a visualização da cadeia produtiva, indicando qual a situação de cada atividade que deve ser feita. Por isso, para realizá-lo, há três elementos essenciais: o cartão, a coluna e o quadro.
Cartão
O cartão é a representação de uma tarefa ou ação que precisa ser tomada para que o resultado final seja entregue. Geralmente eles são diferenciados por um sistema de cores, que categoriza a ação e indica: quem é o responsável pela tarefa; qual o nível de prioridade; ou qual o tipo da tarefa.
Em um projeto de construção de um site, um cartão poderia ser “produzir imagem para a página inicial”, por exemplo.
Colunas
As colunas representam os status da atividade. Um kanban geralmente possui três colunas: “a fazer”, “em execução” e “feito”, mas essas colunas podem ser nomeadas de acordo com as necessidades da organização.
Quadro
O quadro nada mais é do que a junção das colunas e cartões, representando o sistema kanban como um todo. Cada quadro é um kanban e uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.
Mas como ele funciona?
Tendo esses três elementos, a utilização do kanban consiste basicamente em mover os cartões conforme o status for alterado, dando um panorama do que está pendente e do que já foi concluído.
Além disso, outro ponto importante é o caráter limitante do sistema kanban, porque uma linha produtiva pode ter uma demanda muito maior do que a capacidade de produzir. Então, no kanban, só serão adicionadas as atividades que o time comporta, sendo as novas demandas inseridas conforme as entregas forem realizadas.
Quais são os três tipos de kanban?
1. Kanban de produção
O kanban de produção costuma ter três colunas: “a fazer”, “em execução” e “feito”. Cada coluna possui uma série de cartões que representam as tarefas que precisam ser executadas.
A equipe vai “puxando” as tarefas conforme o fluxo de trabalho avança, e os cartões vão sendo movidos para etapas posteriores até a finalização da tarefa. Por isso o nome “produção”: cada cartão é uma entrega realizada.
Esse tipo de gerenciador kanban é o mais utilizado entre equipes de desenvolvimento de software, marketing e prestação de serviços no geral.
2. Kanban de movimentação
O kanban de movimentação é um modelo mais utilizado na indústria, parecido com o que comentamos no início do texto. O objetivo é fazer o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado.
A ideia dos cartões segue a mesma que o kanban de produção, mas, aqui, eles determinam a necessidade de produção do produto, sendo movidos conforme o volume do estoque muda.
Nesse tipo de sistema é comum encontrar duas variações: um kanban interno, para controle da produção da própria empresa; e um kanban externo, para controle de fornecedores e terceiros.
3. E-Kanban
O E-kanban segue a mesma lógica dos dois tipos anteriores, mas, ao invés de ser realizado com post-its e quadros físicos, ele é feito digitalmente.
Por ser online, esse tipo de sistema kanban traz algumas vantagens a mais, porque, além de não demandar um espaço físico, ele:
- Evita a perda de informações: todos os dados do kanban ficam salvos na nuvem, o que evita que o progresso do projeto seja perdido. Essa é uma vantagem apenas do online porque, nos quadros físicos, os post-its podem cair e os dados podem facilmente se perder.
- Facilita a comunicação: o cartão pode ser utilizado como um local para discussão da tarefa, pois é possível fazer comentários e mencionar os membros envolvidos na atividade.
- Possibilita a atribuição de responsáveis: cada cartão possui um responsável, que é a pessoa encarregada de executar aquela atividade naquele momento. Os responsáveis podem ser alterados conforme o cartão avança de coluna, o que evita problemas como “não fiz porque não sabia que era eu quem deveria fazer”.
- Atribui datas de entrega: é possível atribuir uma data de entrega a cada cartão e, conforme o prazo for se aproximando, o sistema alerta os envolvidos, o que evita atrasos e demandas não cumpridas.
- Apontamento de horas: é possível computar quantas horas estão sendo gastas em cada tarefa, o que permite fazer a distribuição de gastos entre os clientes, áreas e colaboradores, por exemplo.
5 vantagens de utilizar o Kanban
O kanban tem como objetivo permitir aos gestores uma melhor percepção do que está sendo produzido, do ritmo da produção e proporcionar um maior equilíbrio entre os processos. Por isso, podemos dizer que o sistema kanban possui 5 principais benefícios:
1. Autonomia
O sistema kanban funciona através da gestão visual, ou seja, é fácil olhar para o quadro e entender o status das entregas e o que precisa ser feito. Isso contribui para a autonomia das equipes, que podem verificar por conta própria as atividades a serem realizadas.
2. Priorização de tarefas
É comum que os cartões do kanban tragam prazos limite e grau de prioridade das atividades. Assim, as tarefas podem ser priorizadas de acordo com sua importância, garantindo mais foco à equipe e um processo mais coerente.
3. Aumento da produtividade
A priorização de tarefas é uma das grandes vantagens do kanban, e esse benefício desencadeia outro: o aumento da produtividade. Quando o foco aumenta e a equipe passa a ter uma visão mais clara do que precisa ser entregue, há um direcionamento mais concreto das ações, que evita pausas por espera de outras atividades relacionadas e melhora o fluxo da produção.
4. Redução de custos
Com um quadro kanban é mais fácil gerenciar o tempo que a equipe gasta em cada tarefa. Ao entender como o tempo, e, consequentemente o dinheiro, está sendo gasto, é possível encontrar gargalos e direcionar a equipe para tarefas mais relevantes.
5. Colaboração
O kanban centraliza todo o trabalho de uma equipe em um mesmo quadro, o que permite a todos identificar as atividades do projeto e entender quais as demandas mais urgentes. Por isso, esse tipo de sistema permite a colaboração e auxilia no clima organizacional, porque todos podem ver o que os outros estão fazendo e se precisam de ajuda com algo.
4 passos para aplicar o Kanban
Para que o método Kanban seja eficiente, não basta apenas ter cartões, colunas e quadros, é preciso planejar toda a implementação do método.
Nós trouxemos quatro etapas fundamentais para que isso aconteça, mas, se você quiser saber mais detalhes sobre como funciona essa implementação, nós temos um e-book bem completo sobre como utilizar o método Kanban em projetos da sua empresa. Não deixe de conferir!
1. Prepare a equipe
Por mais simples que o kanban pareça, muitas dúvidas podem surgir sobre a utilização dele. Então, esse é o momento de reunir os colaboradores da equipe e explicar o novo sistema de trabalho, alinhando como funcionará o novo processo de gestão e como as atividades serão delegadas.
2. Mapeie os processos
Não tem como produzir cartões e colunas sem conhecer o fluxo produtivo, não é? Por isso, a próxima etapa para implementar o Kanban é fazer um mapeamento dos processos.
Nesse momento, é preciso mapear todos os processos executados pela equipe, para identificar quais status são importantes de serem monitorados e criar as respectivas colunas e categorias de atividades.
3. Defina critérios de priorização
Para que o sistema kanban traga resultados positivos, é preciso que o time compreenda as informações que estão nele e, para isso, é fundamental alinhar a comunicação.
Sabe quando você cria um gráfico e precisa inserir uma legenda para que todos entendam a organização daqueles dados? Ter critérios de priorização é praticamente isso, pois é o modo como as os cartões serão categorizados, que pode ser por data de entrega, tipo de ação, responsável etc.
Esse esquema pode ser baseado em cores ou em colunas específicas, mas, independentemente disso, o importante é alinhar qual o significado de cada cor ou aba para o sistema de gestão.
4. Avalie melhorias
O Kanban surgiu em um cenário de grandes alterações do modelo produtivo e, juntamente com ele, se desenvolveram as metodologias ágeis, que enfatizam muito a questão da melhoria contínua.
Então, apesar do Kanban ser um método que não depende de uma metodologia ágil para ser implementado, ele traz bem presente essa parte de melhorar os processos, aumentar a produtividade e otimizar o fluxo produtivo.
Quer saber mais sobre como implementar o kanban para tornar os projetos da sua empresa ágeis? Então faça o download do nosso e-book Kanban: Como utilizar esse método ágil em projetos de sua empresa? E fique por dentro do assunto!
Kanban e Scrum: qual a diferença?
O Scrum é a metodologia ágil mais utilizada atualmente e, por isso, frequentemente é confundido com a utilização do Kanban. Mas, estes dois elementos não precisam necessariamente estar juntos para funcionar.
O Scrum é uma metodologia ágil desenvolvida para a gestão de projetos. Ele conta com uma série de regras, cerimônias, papéis e artefatos que precisam ser seguidos à risca para obter sucesso. Por isso, o kanban não funciona como um substituto dele.
O Scrum também funciona com uma lista de atividades que precisam ser desenvolvidas para que o produto seja entregue, mas a diferença está na execução. Estas atividades são delegadas nas Sprints, ciclos curtos em que pequenas partes do produto são entregues, e é justamente aí que o kanban pode entrar como um facilitador.
O kanban pode incorporar as Sprints e traduzir todo o trabalho que precisa ser executado em cartões, facilitando a gestão das tarefas e garantindo autonomia ao time de desenvolvimento, que pode “puxar” as próprias atividades. Além disso, o Kanban garante outras vantagens ao Scrum Team, como:
- Facilitar a visualização dos riscos do projeto;
- Permitir que o Product Owner visualize possíveis gargalos e atrasos nas entregas;
- Indicar a produtividade individual de cada membro, já que cada cartão entregue terá um responsável definido.
Exemplos do uso do kanban
Desenvolvimento de um software de controle de empréstimos
Desenvolvimento de um novo produto
Serviço de decoração de uma loja de roupas
Campanha de marketing digital
Gestão do processo de produção industrial de portas
Kanban na prática: o que vale a pena?
Atualmente, o kanban físico perdeu bastante espaço no mercado, pois cada vez mais as empresas têm dado preferência a soluções mais modernas e sofisticadas, assim, colar diversos papéis na parede parece algo meio sem sentido. Por isso, nossa dica é: invista em um sistema de kanban online!
Eles são a melhor solução para a gestão de tarefas, pois, além da praticidade de conseguir gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo, é possível centralizar todos os projetos, tarefas e atividades em um só lugar.
Como escolher um sistema kanban on-line?
É claro que não existe uma regra sobre qual a melhor ferramenta para utilizar. Mas, quando se trata de gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo, algumas plataformas são mais eficazes que outras dependendo do segmento e das necessidades da sua empresa.
Por isso, antes de contratar um sistema kanban, algumas perguntas podem te ajudar a ter certeza de qual o mais indicado, como:
Comporta o tamanho da minha equipe?
A quantidade de pessoas que utilizarão o software é muito importante, pois isso afeta tanto no custo de investimento como na acessibilidade dentro do sistema. Assim, sempre pense em qual a demanda da sua empresa e se os planos disponíveis para contratação se encaixam neste perfil.
É fácil de utilizar?
O kanban é uma ferramenta que visa facilitar a visualização das atividades. Mas, concorda que, se a usabilidade da plataforma não for boa, isso não vai acontecer?
Muitos softwares pecam por querer entregar mais do que deveriam e acabam sendo muito complexos, e aí o que seria para facilitar o trabalho pode na verdade complicar.
A empresa fornecedora do produto possui boas avaliações?
Muitas empresas prometem bons resultados e, na prática, deixam a desejar em alguns pontos. Então, sempre pesquise sobre o serviço prestado e verifique se os usuários estão satisfeitos com o serviço entregue.
É possível testar antes de contratar?
A contratação de um software demanda certo investimento e exige um processo de adaptação. Por isso, é muito importante testar o produto gratuitamente antes de contratá-lo, para ver se efetivamente ele responde a todas essas questões anteriores e se trará benefícios reais para a empresa.
DICA! Invista em um software de gestão de projetos
Que o Kanban é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios não há dúvida, né? Mas, você já pensou em combinar este método a um sistema de gestão?
Os sistemas integrados de gestão, ou ERPs, combinam diversas funcionalidades em um único lugar. Assim, ao invés de investir apenas em um sistema kanban, vale a pena contratar um serviço mais completo, que te permita ter acesso a relatórios, rankings, integração de dados e muito mais.
O Artia é um desses softwares, que além de proporcionar a execução de vários projetos com recursos essenciais de gestão, tem um kanban bastante funcional, que possibilita:
- Apontar as horas gastas em cada cartão;
- Comentar em cada cartão, facilitando a comunicação da equipe;
- Personalizar as colunas de acordo com a necessidade do projeto
- Utilizar marcadores para indicar o status da tarefa e facilitar a gestão visual;
- Atribuir responsáveis e participantes para cada cartão;
- E muito mais!
Teste o Artia gratuitamente para otimizar tempo e melhorar a organização das atividades da sua equipe!
