Como usar as informações de um sistema de gerenciamento de projetos?

Sistema Integrado de Gerenciamento de Projetos, também conhecido pela sigla SIGP, consiste em um sistema ou conjunto de ferramentas e técnicas que, basicamente, organizam, integram e exibem os resultados do gerenciamento de projetos.

Ainda que o cerne seja a gestão de projetos, os softwares que compõem o SIGP podem estar divididos para controlar áreas de conhecimento específicas: riscos, foco em qualidade ou em gestão estratégica, por exemplo.

Tratando-se da equipe, o sistema de gerenciamento de projetos otimiza a colaboração entre os membros e melhora sua produtividade, mas vai além da gestão do time: as soluções de SIGP padronizam e gerenciam todo o ciclo de vida do projeto, da iniciação, planejamento, monitoramento e controle até o encerramento.
Confira, a seguir, como usar as informações do sistema de gerenciamento de projetos a seu favor:

O sistema de gerenciamento de projetos

Fato é que todo gestor experiente utiliza um SIGP para que seja capaz de manter seus projetos organizados.
No entanto, é importante deixar claro que, mesmo sendo o sistema de gerenciamento de projetos um conjunto de procedimentos, equipamentos e recursos para a avaliação, armazenamento e compartilhamento de informações, nada impede que o SIGP adotado por uma empresa contemple apenas processos manuais — ainda que essa filosofia de trabalho esteja caindo cada vez mais em desuso, dados os benefícios da tecnologia.

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As partes de um sistema de gerenciamento de projetos

De maneira bem simples, os SIGPs absorvem os seguintes processos:

• As entradas: correspondem aos dados brutos, ou seja, sem tratamento, mas serão importantes para determinar o desempenho do projeto.
• Os processos: os mecanismos de análise das informações que vão comparar o desempenho planejado com o desempenho real.
• As saídas: são os relatórios que exibem os resultados das análises feitas na etapa dos processos. Comumente, correspondem a gráficos ou tabelas que resumem o status do projeto e de suas atividades.

A interação com o sistema de gerenciamento de projetos

O SIGP pode exigir que o usuário — no caso o gestor — defina os dados, ou seja, especifique a forma com a qual a ferramenta vai buscar:

• as informações (planilha, cronograma de outra plataforma, entrada manual etc.);
• a periodicidade de atualização;
• e as formas de introduzir os dados no sistema.

Todas essas variáveis podem afetar a precisão das informações e, consequentemente, das avaliações de desempenho do projeto.
Para que o SIGP possa apoiar a tomada de decisão e manter o controle sobre os projetos, é importante manter-se atento para que essa coleta de informações esteja sempre consolidada. Assim, a visualização do desempenho do cronograma, dos esforços de trabalho, das despesas e eventuais atrasos passam a ser confiáveis, otimizando os trabalhos de gestão.

Um sistema de gerenciamento de projetos pode se basear em processos manuais e dispositivos físicos, por exemplo, já que a gestão pode organizar as atividades do projeto em um caderno e manter os registros de orçamentos em um arquivo no armário.

Contudo, é importante que haja padronização, monitoramento dos procedimentos, compartilhamento adequado de informações, análise e geração de relatórios. Logo, um software que sirva como sistema de gerenciamento de projetos é, sem dúvidas, essencial para melhores resultados.
Agora que você já sabe como usar as informações de um sistema de gerenciamento de projetos, não deixe de ler o post “Por que as empresas devem investir em um sistema de gestão de projetos”!