Karl Weigers, um dos principais consultores em impacto de projetos dos Estados Unidos define o Gerenciamento de Projetos como “um malabarismo com muitas bolas no ar ao mesmo tempo.” Não podemos discordar dele nessa afirmação. Gerenciamento de Projetos é um malabarismo. Mesmo quando o malabarista está no melhor de sua destreza, existem fatores que tornam-se um revés na execução de algumas tarefas. Mesmo assim, você é obrigado a realizá-las.
Existem cinco desafios comuns ligados diretamente ao Gerenciamento de Projetos, sendo eles:
Equipes dispersas
Centralize o gerenciamento das tarefas. Você pode ter uma equipe com pessoas trabalhando em diferentes locais e horários, delegue as tarefas de forma independente, cobrando resultados da mesma forma para todos os membros.
Utilize as aplicações corretas
Às vezes, uma equipe gerencia projetos e atividades com aplicações de software impróprias para isso, como o Microsoft Outlook, por exemplo. Busque ferramentas que tenham foco estritamente no gerenciamento de projetos. Procure utilizar softwares baseados na web, que podem ser acessados a partir de qualquer lugar, a qualquer hora do dia.
Não desperdice tempo pesquisando
Uma equipe ligada a um projeto pode ter que lidar com centenas de arquivos relacionados a ele. Organize tudo de forma clara. Quando esses arquivos necessitam ser encontrados, demandam um tempo muito grande que poderia estar sendo usado no desenvolvimento de alguma nova implementação. Preparar um repositório centralizado e organizado economiza tempo e combate a improdutividade.
Enxugue o tempo das reuniões
Existem coisas que dificilmente poderão substituir uma conversa produtiva entre os envolvidos em determinado projeto, porém, a melhor forma de tornar as reuniões mais produtivas é utilizar alguma ferramenta que disponibilize linhas de tempo do projeto através de gráficos – Gantt, por exemplo – Isso faz com que as reuniões de status de cada projeto tornem-se cada vez mais rápidas. O sistema tradicional de reunião de status geralmente, leva mais tempo que o necessário.
Pessoas desmotivadas
Membros de uma equipe são frequentemente vistos reclamando sobre a falta de recursos e forma de trabalho. Dê importância aos fatores que motivam os colaboradores, como férias, finais de semana e feriados. Isso manterá a equipe motivada e focada durante o tempo que está produzindo, tendo em mente que receberão a justa recompensa no final daquela jornada.
Certamente, temos muitos outros desafios no gerenciamento das equipes que executam projetos, mas cabe ao líder identificar os pontos falhos e que podem ser melhorados. O líder é responsável pela eliminação de probabilidades e por formar uma equipe responsável e motivada, gerenciando projetos com sucesso.
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