Quando se fala em gerenciamento de projetos, muitas pessoas pensam que eles são exclusivos de grandes empresas, com muitos funcionários, dinheiro e tecnologia. Imaginam que apenas negócios maiores precisam fazer gestão de projetos e que a sua pequena ou média empresa não deve cuidar desse ponto, já que não possui estrutura suficiente.
Entretanto, acreditar nisso é um grande erro, pois as PMEs não só devem ter projetos, como também devem se preocupar na gestão deles. E, se você acha que isso requer muito investimento e um trabalho que apenas grandes empresas podem realizar, está muito enganado.
Projeto – Aproveite os processos enxutos das PMEs
Um pequeno negócio tem os seus obstáculos, mas tem também muitas vantagens em relação às grandes empresas. Lembre-se de que uma PME não precisa encarar as burocracias com reuniões, processos envolvendo diversas áreas, entre outras atividades que exigem tempo e organização.
Por ser menor, ela tem muito mais agilidade e liberdade para elaborar e gerenciar projetos, que também podem ser acompanhados de perto, pois não se perdem em uma rede de procedimentos padrões, cheios de profissionais envolvidos.
Deixe o time alinhado
Os funcionários de uma pequena empresa podem ter experiências diversas e também podem ser novos no ramo. Por causa dessa diversidade, é importante deixar todo mundo alinhado com o projeto e com a forma de gerenciamento dele.
É necessário expor a todos as vantagens da gestão e suas consequências positivas para o trabalho. Explicar também o uso de ferramentas, unificar os termos usados e esclarecer as funções dos envolvidos é fundamental para que cada um saiba seu papel e como desempenhá-lo.
Se for preciso, forneça um treinamento específico para apresentar a todos como será o gerenciamento dos projetos da empresa.
Trabalhe bem com prazos
Os prazos devem ser acompanhados de perto e estabelecidos com muita atenção quando se fala em projetos, principalmente em PMEs.
Defina datas de entrega que estejam de acordo com a capacidade de trabalho do grupo envolvido. Assim, a empresa não assume uma responsabilidade que não conseguirá cumprir, ou não entregará o serviço feito pela metade.
Tenha a noção de como está sua força de trabalho, pense na equipe como um todo, na tecnologia disponível e nas atividades a serem desempenhadas para estipular um prazo de entrega honesto. Depois disso, acompanhe os projetos para que não atrasem ou percam qualidade e, especialmente, para que eles sejam cumpridos no tempo correto.
Aposte na tecnologia para otimizar o gerenciamento de projetos
Para facilitar ainda mais o gerenciamento de projetos, use ferramentas que vão dar mais segurança e rapidez na administração de tarefas. Seja para fazer controles, para estabelecer uma comunicação mais clara ou para o desenvolvimento próprio do projeto, use a tecnologia como aliada.
Em vez de papéis, que estão sujeitos a uma gama de riscos (sujam, rasgam ou se perdem, por exemplo), você pode utilizar softwares ou apps específicos de gerenciamento de projetos. Eles permitem a visualização ampla do projeto, quais são os objetivos de cada colaborador, como anda o cumprimento de tarefas, entre outras diversas funções que as tecnologias podem proporcionar.
E na sua empresa, como andam os projetos? Conte com a gente para te ajudar nesta missão! Compartilhe suas dúvidas e experiências conosco!
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