Quando escolher um software de Gestão de Projetos para a TI?

Para melhorar o desempenho da área de TI, é comum que o líder da equipe avalie a implantação de um software para fazer a gestão de projetos de TI, a fim de facilitar o trabalho da equipe e poder monitorar as entregas que são feitas aos usuários.

Mas quando é o momento certo para fazer essa implantação? Quais os sintomas de uma TI que precisa da ajuda de um software para fazer a gestão de suas entregas?

Acompanhe nosso texto para descobrir!

Quando os softwares de Gestão de Projetos de TI começaram a ser necessários?

Antigamente, antes da revolução tecnológica pela qual as empresas estão passando, a TI era vista como um centro de custos, pois despendia altos valores monetários para ser mantida e o retorno dado à empresa não era tão significativo.

Hoje em dia, no entanto, entende-se que a TI pode ser o grande diferencial competitivo da empresa, pois é ela quem pode liderar a organização para o crescimento e para uma participação mais significativa no mercado.

Dessa forma, os olhares dos gestores estão cada vez mais voltados para essa área, resultando em um aumento das demandas para projetos de TI.

Sendo assim, como te contamos anteriormente, para ajudar a TI a fazer a gestão de seus projetos, a implantação de um software pode se fazer necessária. No entanto, é importante definir qual o momento certo para essa implantação, para que o software não se torne mais um custo desnecessário ou uma solução tardia.

Pensando nisso, elencamos abaixo os principais sintomas que podem indicar que é o momento certo para escolher e implantar um software de gestão de projetos para a área de tecnologia da informação:

Quando escolher um software de Gestão de Projetos para a TI?

Quando a comunicação com outras áreas do negócio estiver difícil

Segundo dados levantados pelo PMI e divulgados pela revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios, 76% das empresas apontam que o maior motivo de fracasso de seus projetos é devido a falhas na comunicação.

Na área de tecnologia da informação não é diferente.

A comunicação com outras áreas do negócio é uma grande dificuldade em setores de TI, principalmente porque a TI costuma estar envolvida com várias áreas do negócio ao mesmo tempo.

Essa falta de comunicação contribui para dificultar a coleta de requisitos para construir o escopo do projeto e a EAP, e também fica mais difícil envolver os stakeholders para que deem feedbacks periódicos de acordo com a evolução da execução do projeto. Se esse é o cenário da sua área de TI, um software de gestão de projetos para centralizar a comunicação é a melhor saída.

Ter um canal único para comunicação, além de solucionar os problemas que listamos acima, também pode ajudar as outras áreas do negócio a entenderem o volume de trabalho que a TI possui, evitando a criação de demandas com prazos impossíveis de serem cumpridos.

Quando o desempenho da sua equipe não estiver sendo o melhor

Queda de produtividade em equipes de TI pode ter vários motivos, mas geralmente os principais são: falta de clareza sobre as tarefas que precisam ser executadas, falta de clareza sobre os requisitos que precisam ser atendidos e falta de clareza sobre os prazos para as entregas.

Esses três problemas, principalmente quando manifestados juntos, indicam que é o momento de contratar um software de gestão de projetos.

Um software de gestão de projetos de TI pode resolver essas situações da seguinte maneira:

Falta de clareza sobre as tarefas que precisam ser entregues: soluciona esse problema oferecendo funções que permitem fazer uma gestão de tarefas completa, dividindo o projeto em partes e delegando essas partes para cada responsável.

Requisitos que precisam ser atendidos: os requisitos são transformados em pacotes de entrega, e esses pacotes ficam disponíveis no software para que todos os membros da equipe possam acessar e assim saibam o que o resultado final do projeto precisa ter.

Prazos de entregas: permite distribuir todas as tarefas em uma linha do tempo (cronograma) e disponibilizar esse cronograma para todos os membros do projeto.

Além de resolver esses problemas que causam falta de produtividade, um software de gestão de projetos ainda pode fornecer indicadores importantes sobre o desempenho da equipe, permitindo que o líder do time identifique a origem de outros problemas e possa tomar as medidas necessárias para contorna-los.

Quando os usuários estiverem insatisfeitos

Entregar um projeto de TI, principalmente um que tenha muitos stakeholders envolvidos, pode ser muito difícil, afinal, como alinhar e satisfazer todas as partes envolvidas?

Mas quando essas reclamações ultrapassarem a barreira da simples falta de entendimento e se tornarem frequentes, é hora de prestar atenção e tentar resolver a satisfação dos usuários.

Esse pode ser o momento certo para um software de gestão de projetos entrar em ação pois, além de todos os benefícios que listamos acima, um sistema dessa natureza permite que as partes interessadas acompanham o projeto em tempo real e deem feedbacks no momento em que o status do projeto for atualizado.

Assim, será difícil os usuários se surpreenderem negativamente com o resultado final – eles já terão tido uma prévia do trabalho antes.

Quando há uma grande dificuldade em fazer gestão de tarefas de forma remota

Os membros da equipe de TI têm a vantagem de conseguirem realizar boa parte das suas tarefas em home office.

Porém, para que o trabalho remoto funcione tão bem quanto o realizado dentro do ambiente da organização, é preciso que:

• A comunicação do membro da equipe com os demais seja muito boa.
• Exista uma forma do gestor acompanhar as entregas realizadas em tempo real.
• O membro da equipe possa apontar a quantidade de horas trabalhadas em casa, para que a remuneração seja feita de forma correta.

Nesse momento um software de gestão de projetos se faz mais do que necessário, pois ele permite:

• Apontar as horas trabalhadas.
• Anexar documentos.
• Acompanhar as entregas realizadas.
• Unir todas as informações necessárias (como EAP e cronograma), para que o membro da equipe tenhas as condições necessárias para trabalhar de forma remota.
• E muito mais.

E aí? O atual cenário da sua TI apresenta os sintomas listamos acima? Então você sabe que é o momento de escolher e implantar um software de gestão de projetos.

O Artia, nosso software de Gestão de Projetos, pode atender todas essas necessidades, pois permite fazer o acompanhamento das entregas das tarefas e da produtividade do time, monitorar os custos dos projetos, e ainda contém as melhores funcionalidades para fazer a gestão de projetos de acordo com metodologias ágeis e as tradicionais, além de muito mais. Confira nossas soluções para a área de tecnologia da informação e entenda como o Artia pode ser o melhor aliado de um gerente de projetos de TI.

Além disso, o Artia ainda possui uma equipe pronta para auxiliar na implantação do software, para que a adaptação seja fácil e tranquila. Entre em contato e saiba mais.