Uma das principais funções de um gerente de projeto é planejar e administrar o tempo de sua equipe. Sem um bom planejamento, um projeto corre riscos de extrapolar o deadline e gastar mais investimentos que o planejado. Um bom gerente tem o tempo sempre sobre controle, termina o projeto no prazo, o entrega dentro do orçamento e deixa o cliente muito satisfeito e sua equipe mais realizada.
Como fazer uma boa administração do seu tempo?
Termine no prazo
Essa é a primeira regra de ouro da gerência de projeto e também a mais difícil de cumprir. Afinal, por mais que haja um planejamento muito bem elaborado para o desenvolvimento do projeto, sempre há mudanças de cenário que exigem uma reorganização rápida. Um bom gerente planeja bem todos os seus passos, mas também é capaz de mudá-los rapidamente se necessário. O ideal é que sempre exista uma estratégia de mudança rápida, como por exemplo o desenvolvimento de um controle de alteração. Você pode designar uma equipe que esteja preparada para agir rapidamente caso o projeto precise de mudanças. Assim você diminui os riscos de extrapolar o prazo de entrega do objetivo.
Esteja sempre preparado para mudar
Como já foi dito anteriormente, é preciso estar sempre preparado para reorganizar um projeto. Então calcule riscos, planeja bem e tenha sempre uma solução rápida para reformular o cronograma e terminar o projeto a tempo e dentro da verba.
Tenha uma agenda clara
Antes de designar funções e iniciar um projeto tenha um escopo muito claro das deadlines, dos objetivos e das estratégias. Faça um cronograma, apresente-o à sua equipe e deixe-o disponível para consulta. Faça uma pesquisa de ferramentas que ajudam no gerenciamento deste tempo e coloque-as em prática com sua equipe. O Kanban e a Técnica Pomodoro, por exemplo, são duas ferramentas muito úteis para fazer a administração do seu tempo e aumentar a produtividade da sua equipe.
Faça reuniões semanais em pé
É preciso sempre acompanhar o desenvolvimento da sua equipe, mas também não se pode consumir muito tempo deles com reuniões que nunca acabam. Uma solução é fazer reuniões semanais rápidas em pé. É um técnica onde as pessoas dizem rapidamente o que elas já realizaram e o que pretendem realizar durante a semana, e a reunião é mais rápida justamente porque estão todos de pé. Se estão todos sentados o encontro fica mais confortável e pode se alongar. Em pé todos querem terminá-la logo. É mais agilidade para seu planejamento e mais produtividade para sua equipe.
Organização é sucesso para seu projeto
Na gerência de projetos, quanto mais organizado você for, maiores são as chances do seu projeto ter sucesso. Então faça sempre um planejamento minucioso, tenha um cronograma claro, faça um acompanhamento próximo de sua equipe e esteja sempre preparado para mudar de estratégia quando for preciso. Assim você garante um projeto muito bem executado, dentro do prazo e da verba, e clientes muito mais satisfeitos.
Agora que você conhece a importância de uma boa administração do seu tempo e agenda, tenha isso em mente na hora de planejar seu projeto. Caso tenha ficado alguma dúvida ou tenha sugestões, compartilhe-as conosco!
Oi Roberto! Adorei o artigo – Eu sei como e que é – lidando com os prazos sempre, falta de tempo… então para não ficar preso com tudo isso utilizo kanban para organizar as atividades e apontamento de horas para acompanhar quanto cada colaborador gasta nelas.