Série: “Ferramentas de Gestão de Projetos”: use o Diagrama de Afinidade

Série: “Ferramentas de Gestão de Projetos”: use o Diagrama de Afinidade

Escrito por Roberto Gil Espinha

31 ago 2016

4 min de leitura

Este artigo é a primeira parte da série “Ferramenta de Gestão de Projetos”, na qual cada texto trará informações especialmente selecionadas para ajudar você a melhorar a sua Gestão de Projetos. No post de hoje trataremos de uma ferramenta bastante útil para a solução de problemas complexos no ambiente de trabalho: o diagrama de afinidade. ’

A gestão de processos é um trabalho que costuma apresentar, geralmente, problemas infinitos. Explicamos: raramente há algo que não pode ser melhorado. Não que tudo precise de melhoramento, mas sabemos que quase sempre é possível fazer isso, certo?

Você sabe como? Resolvendo um problema. Se o resultado de determinado processo está satisfatório, você pode optar por não melhorá-lo, mas caso queira, você precisa encarar a melhoria como um problema que precisa de uma solução.

Para facilitar o procedimento de “esclarecimento” de um problema, o antropólogo Iro Kawakita criou, no Japão, o diagrama de afinidades. O objetivo principal do método é desvendar o caráter, a forma e a dimensão de um determinado problema. Isso é possível, pois a ferramenta permite a ordenação e o agrupamento de grandes quantidades de ideias ou dados qualitativos.

Dessa forma é possível resumir e dar sentido para quantidades de dados que nem sempre são fáceis de interpretar, como dados qualitativos de pesquisas com clientes, com funcionários, informações de comparação sobre a concorrência, sugestões, reclamações, etc.

Você acha que tem um problema precisando de solução e precisa saber como começar a resolvê-lo? Então separe alguns minutos para conhecer o passo a dessa ferramenta para gestão de projetos!

1 Monte um time

Uma das vantagens de trabalhar em equipe é poder contar com diversos pontos de vista sobre o mesmo tema. Escolha pessoas envolvidas com a questão. Um time de cinco até sete colaboradores é o ideal.

2 Elabore um texto curto sobre a questão a ser considerada

Tente definir o problema de forma genérica para que ideias preconcebidas ou ideias prontas não atrapalhem o foco do método. Isso fará mais sentido nos próximos passos (ou quando você executar o método).

3 Registre as considerações sobre a questão

De posse do “problema genérico”, com ou sem discussão verbal, solicite à equipe que registre em cartões as ideias que cada um tem sobre a questão colocada. É importante que haja clareza ao colocar as ideias no papel.

4 Organize os cartões em subgrupos

Com todas as ideias na mesa, anotadas nos cartões, realize uma leitura coletiva com o objetivo de separar os cartões por afinidade. Classifique os cartões por intuição e não porque usam palavras iguais ou qualquer outro motivo.

5 Dê nome aos subgrupos

Resuma cada grupo de cartões — lembrando: os grupos devem ser formados por cartões que possuem afinidade entre si — em um único cartão. Por exemplo: se antes você tinha 5 grupos de cartões, agora você tem 5 cartões, um para cada grupo. Procure ser objetivo e claro ao realizar esse procedimento.

6 Estabeleça relações

De posse de todo esse conteúdo “filtrado” através das etapas anteriores, estabeleça relações entre os cartões através de um diagrama. Vale usar setas, linhas, caixas: o importante é buscar entender como cada um dos elementos dispostos se relaciona com os outros. Com isso, será possível compreender melhor a natureza do problema em discussão.

Bem simples, não é? Esperamos que esse método possa contribuir para a tomada de decisões mais assertivas em seus projetos.

Para te ajudar a fiscalizar e gerir melhor as deliberações de uma atividade como o diagrama de afinidade, recomendamos a utilização de uma Ferramenta Web para Gerenciamento de Projetos. Com ele o controle dos processos fica muito mais simples e ágil. Veja aqui como ele pode aumentar a produtividade de sua equipe. Se precisa de uma Gestão Projetos Online o Artia é o que você procura.

Não se esqueça de compartilhar esse conteúdo com sua equipe e amigos nas redes sociais! Assim, quando for aplicar esse método, todos já saberão do que se trata.

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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