Uma empresa pode encontrar muita utilidade em uma Gestão Financeira de Projetos eficiente. É comum que muitas empresas e profissionais ultrapassarem os gastos de orçamentos estimados em um projeto. Para gerenciá-los, existem diferentes ferramentas online que permitem não apenas distribuir tarefas como também compartilhar arquivos e ideias. Mas, e na hora de gerenciar as finanças do projeto? O que fazer para dominar o assunto e não estourar a verba definida? Continue lendo este artigo e saiba tudo sobre gestão financeira de projetos em 6 passos:
1. Levantamento de custos
O levantamento de custo do projeto é um dos maiores desafios dos gestores, pois requer uma análise minuciosa e estimativas embasadas. O principal na hora de realizar a gestão financeira de projetos para não correr riscos e exceder o orçamento é observar o levantamento de todos os custos envolvidos. Vale lembrar, que os processos de execução representam a fase que mais demanda recursos financeiros, humanos e materiais.
Nas primeiras vezes, é normal que o resultado final não seja exatamente como o planejado. Gerenciar financeiramente projetos é uma atividade que se aprimora com o tempo. É muito comum o gestor não conhecer todas as variáveis ou ser pego de surpresa com aspectos que não tinha considerado.
Uma sugestão, de acordo com a situação, é arredondar para mais o levantamento de custos, evitando assim a possibilidade de prejuízo. No entanto, não se esqueça ainda de somar ao total das despesas o lucro que você estima obter.
2. Prever gastos extras
Como mencionamos, a experiência é a melhor aliada quando o assunto é gestão financeira. Mas é possível fazer previsões mais certeiras listando todos os aspectos do projeto, como: Quantidade de mão de obra necessária, se precisará contratar terceiros, se os equipamentos que a empresa detém satisfazem as demandas ou se é preciso comprar novos, entre outros detalhes.
É preciso analisar se o seu negócio atua em um setor onde o valor do dólar influencia, nestes casos, devido as oscilações de custos os valores podem sofrer drásticas variações.
Considere todas as possibilidades.
3. Acompanhar, revisar e corrigir valores
Já que existem muitos fatores que podem interferir no andamento do seu projeto, principalmente nos projetos de longo prazo, é indispensável que o orçamento seja acompanhado e revisado periodicamente.
Nesse sentido, ao estruturar a EAP e o cronograma do projeto é interessante alinhar com o cliente as entregas por etapas e que o pagamento seja feito fracionado por cada entrega realizada. Com isso, diminui-se o risco de definir um valor e ao final do projeto perceber que estourou o orçamento. De maneira simples, o cliente irá pagar o equivalente a cada etapa finalizada, podendo as despesas da próxima fase serem revistas e corrigidas com antecedência.
4. Avaliar se o projeto é viável
Para analisar a viabilidade do projeto, é preciso ter certeza que você e a sua equipe possuem condições de executá-lo. É importante avaliar se vale implicar esforços, mão de obra e o investimento terá o retorno necessário para bancar os custos e para a sua empresa, isto é, se o projeto não vai proporcionar um lucro muito baixo ou até mesmo prejuízo.
E neste aspecto, há mais uma questão a se considerar; mesmo que não seja um projeto altamente lucrativo, ele pode ser estratégico para a empresa fidelizar parceiros. Também pode ser uma forma de aprender e ter experiência em uma área.
Um ERP online de gestão empresarial adequado é capaz de sanar diversas dúvidas sobre a viabilidade do projeto. É o caso do GestãoClick, que permite o controle financeiro adequado.
5. Gestão Ágil com Backlog de Produtos
Em alguns casos, quando a estimativa todos os pontos a serem considerados em um projeto não foram analisados por completo, mas ainda assim o projeto precisa ser iniciado. Suas extensões podem ser colocadas em Backlog, lançando o produto mais enxuto, que será complementado posteriormente.
Na atualidade, com um mercado cada vez mais dinâmico, os produtos precisam ser lançados rapidamente, e aperfeiçoados com o tempo. Esperar o projeto estar pronto, pode comprometer toda a lucratividade que o produto poderia gerar.
É assim que surgem as Metodologias Ágeis de Projetos, visam aperfeiçoar o produto, usando o Backlog mais extenso que complementá-lo após o seu lançamento. Confira aqui como fazer uma estrutura de Product Backlog eficiente.
6. Ter uma competente gestão de projeto
O gerenciamento dos custos tem por objetivo fazer com que a execução de um projeto não gere gastos superiores aos seus ganhos potenciais, mas esse acompanhamento isolado não é garantia de sucesso. Mesmo que tudo esteja devidamente orçado e o planejamento estratégico financeiro desenhado, ainda há o risco de imprevistos na execução do projeto.
Para conseguir realizar a gestão de projeto com competência o gestor responsável precisa ter ferramentas adequadas. Os Softwares de gerenciamento de projetos como o Artia, possuem as funcionalidades necessárias e são excelentes aliados desde o planejamento até a execução de tarefas, acompanhamento de indicadores de desempenho, apontamento de horas e também reporte de despesas e cálculo de custos.
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