Na hora de adquirir um software de gestão de projetos, é comum haver alguns receios e dúvidas em relação a sua implementação. Ela deve ser bem pensada e bem realizada para que não ocorra nenhum tipo de problema no futuro. Sendo assim, listamos as 7 barreiras mais comuns nessa situação e as soluções para cada uma delas. Siga lendo o post para saber quais são!
7 barreiras comuns na implementação de um software de gerenciamento de projetos
- 1. Falta de planejamento
- 2. Falta de treinamento para utilizar o software corretamente
- 3. Subestimar a contratação de uma consultoria especializada
- 4. Falta de interesse do time em usar o software
- 5. Falta de capacitação em gerenciamento de projetos
- 6. O software tem funcionalidades muito além da necessidade da empresa
- 7. O software não é o melhor do mercado
1. Falta de planejamento
A introdução de novas ferramentas em uma grande empresa sempre requer planejamento prévio. Esse planejamento deve ser muito amplo e incluir questões financeiras, questões relacionadas ao modo de implementação e planos para superar as dificuldades que podem ser encontradas na transição, além de outros detalhes.
Como solucionar:
Para que não haja problemas relacionados à falta de planejamento, é interessante que você faça reuniões de planejamento com as pessoas importantes envolvidas e documente tudo o que foi combinado, pensando em todos os detalhes. Não esqueça, também, que a implementação pode ser tratada como um projeto.
2. Falta de treinamento para utilizar o software corretamente
Softwares de gestão de projetos podem apresentar funcionalidades complexas e elas precisam ser ensinadas à sua equipe de projetos, para que todos saibam utilizar os recursos que lhe são pertinentes. Se uma equipe sequer for treinada, ou for mal treinada, ela não saberá utilizar o software corretamente e o andamento dos projetos será comprometido.
Como solucionar:
Invista em treinamento. Esse treinamento pode ser realizado pelos próprios gerentes de projetos, se esses forem capacitados para tal.
Há muitos softwares que disponibilizam vídeo aulas com passo-a-passo sobre a utilização do produto, isso também pode ser útil.
Esse treinamento também pode ser realizado por um profissional especializado na área. Nesse sentido, muitos investem na contratação de consultorias especializadas para ajudar em todo o processo de implementação, assunto do próximo tópico.
3. Subestimar a contratação de uma consultoria especializada
Dependendo do tamanho da sua empresa, a contratação de uma consultoria pode ser necessária. Consultores podem ajudar os gestores a inserir o software na empresa e ensinar a utilização do produto. Apesar disso, muitos subestimam a necessidade de uma consultoria e acabam tendo muitos problemas na transição ou um fracasso na implementação.
Como solucionar:
Se a implementação ocorrerá em uma grande empresa, é importante que, além de pesquisar pelo melhor software de gerenciamento de projetos, você pesquise pela melhor consultoria em implementação. Alguns softwares oferecem essa consultoria juntamente com a aquisição.
4. Falta de interesse do time em usar o software
Não importa o quão esforçado você for para implementar um software de gestão de projetos; se a equipe de projetos relutar em utilizá-lo, isso trará problemas. Podemos citar como exemplo falhas na comunicação e na organização dos projetos.
Isso pode ocorrer porque a equipe não está convencida da necessidade do software ou dos seus benefícios, ou ainda pela falta de uma gestão de mudanças efetiva.
Como solucionar:
Fazer uma apresentação do software e explicar o porquê de sua implementação, ao invés de simplesmente implementá-lo e esperar que a equipe o utilize, já ajuda muito. Além disso, pode ser interessante fazer uma implementação em fases, introduzindo o software em projetos mais simples e ampliando a sua abrangência com o tempo.
Para te ajudar com isso, temos um post dedicado especialmente para esse assunto. Então, não deixe de ler para saber Como preparar a equipe para usar uma nova ferramenta de gestão de projetos.
5. Falta de capacitação em gerenciamento de projetos
A ideia de que tudo o que os projetos precisam para serem bem executados é de um software de gerenciamento de projetos e, com isso, todos os problemas estarão resolvidos é um pouco equivocada. De nada adianta ter um excelente software de gerenciamento de projetos se os gerentes de projetos e as equipes de projetos não forem capacitadas. Isso impede que o software seja bem utilizado e, por si só, ele não trará tantas melhorias assim no desempenho dos projetos.
Como solucionar:
Nesse caso, a resposta pode ser um pouco óbvia. Como um gerente de projetos é imprescindível que você sempre busque maior capacitação mas, além disso, é importante capacitar a equipe de projetos. A capacitação da equipe pode ocorrer por meio de treinamentos corporativos ou mentorias, por exemplo. Além disso, no blog do Artia temos uma variedade imensa de conteúdos que podem te ajudar a gerenciar melhor os seus projetos.
6. O software tem funcionalidades muito além da necessidade da empresa
Na hora de adquirir um software de gerenciamento de projetos, acontece de pequenas empresas investirem em uma ferramenta que está muito além das suas necessidades. Isso resulta em dificuldades na utilização, pois há uma série de recursos que não serão úteis e outros que não foram feitos pensando em uma empresa de pequeno porte.
No fim, o software acaba caindo em desuso por causa de falta de aderência na empresa devido a sua complexidade.
Como solucionar:
Antes de adquirir um software de gerenciamento de projetos é muito importante que você pesquise as diversas opções do mercado e contrate aquela que se adequa mais ao seu negócio. Muitos softwares possuem diferentes planos e versões que se adaptam às suas necessidades. Não basta apenas observar as funcionalidades do produto mas, também, se essas funcionalidades são úteis para o seu gerenciamento de projetos.
7. O software não é o melhor do mercado
Em meio aos diversos problemas que podem ocorrer na implementação, geralmente a culpa é colocada no software. E, sim, às vezes o problema está realmente no software. Daí vem a necessidade de escolher uma boa ferramenta que te ajude a gerenciar seus projetos com excelência, caso contrário, os problemas não se restringirão à transição, mas passarão para todo o tempo de utilização.
Como solucionar:
É importante que o software adquirido tenha um excelente funcionamento e, para isso, ele deve ser escolhido a dedo. Nesse sentido, o Artia é um software de gerenciamento de projetos que possui todas as ferramentas necessárias para te ajudar.
Painéis de projetos que permitem acompanhamento da equipe em tempo real, Kanban online, apontamento de horas e diversas outras funcionalidades compõe o Artia.
Para que não ocorram problemas na implementação, oferecemos uma consultoria especializada. Além disso, como trata-se de um software de funcionamento SaaS, ele não precisa ser instalado em nenhuma máquina, pois é acessado online com o navegador de internet.
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