Toda vez que uma reunião de apresentação de resultados é agendada, você sente um frio na barriga, as mãos começam a suar e a ansiedade surge repentinamente?
Saiba que você não está sozinho. Segundo um estudo publicado pelo jornal britânico Sunday Times, 41% das pessoas têm mais medo de apresentações do que de morrer, e quando falamos em diretoria, o medo só aumenta.
Mas, calma! Existem muitas técnicas e ferramentas que ajudam a te preparar para essas reuniões e dominar esse momento. Vem conferir tudo que você precisa saber para fazer uma apresentação de resultados como ninguém.
Como criar uma apresentação de resultados para a diretoria?
1. Construa uma linha de raciocínio
As reuniões de apresentação de resultado servem para informar os stakeholders sobre o status do projeto, sendo um importante momento de alinhamento do time e tomada de decisões.
Então, como primeiro passo, você deve traçar uma linha lógica dos principais marcos do projeto, para que fique claro o que foi desenvolvido e as justificativas para o status atual.
2. Entenda o que a diretoria espera
A alta gestão é um grupo que tem muito interesse pelo projeto, mas que não participa dele no dia a dia. Por isso, eles precisam que os resultados sejam apresentados de forma objetiva, clara e confiante.
• Objetividade e clareza
A alta gestão acompanha projetos de diversas áreas e setores, gastando mais da metade de seu tempo em reuniões corporativas. Por isso, as informações trazidas têm que ser objetivas e diretas.
Portanto, a ideia não é detalhar as atividades, mas sim abordar os principais marcos, riscos e oportunidades identificadas.
• Postura e confiança
Além do andamento do projeto, a capacidade de liderança do gerente também é um fator analisado durante a apresentação.
A diretoria quer se certificar de que o projeto será entregue e precisa ter certeza de que o gerente tem competência para isso.
Pensa só: imagine que uma pessoa vai falar e não tem muita precisão das informações, além de se perder com frequência. Você provavelmente vai considerar que ela não tem domínio do assunto, né?
Por isso, é extremamente importante que o gerente vá preparado para a apresentação e mantenha um perfil responsável, seguro e confiante.
3. Selecione os dados adequados
Na maioria das vezes, a diretoria está focada na estratégia, então os dados que afetam o planejamento estratégico são considerados os mais relevantes.
Assim, nessas apresentações de resultados o foco são os marcos, mas costuma-se abordar também os objetivos, custos, riscos e prazos.
Dica: uma ferramenta que auxilia muito nesse processo de seleção de informações é o status report, que mapeia o progresso do projeto e traz todos esses dados de modo simplificado.
Confira o passo a passo de como fazer um status report!
4. Planeje e treine a apresentação
Após saber quais dados serão abordados, é o momento de planejar o modo como eles serão apresentados.
O objetivo não é apenas apontar as informações, mas sim que essas sejam assimiladas e entendidas pela diretoria. Por isso, é muito importante organizar a ordem do conteúdo e verificar se os acontecimentos estão fazendo sentido.
Dica: para facilitar este passo, você pode construir um roteiro de apresentação, planejando o que será dito e o que pode servir de apoio para a reunião.
5. Crie materiais de apoio
Os projetos têm muitas áreas de gerenciamento e a diretoria quer ver os números reais do que está acontecendo. Aqui, é interessante explorar recursos visuais, trazendo gráficos, tabelas e imagens que complementem as informações transmitidas.
Assim, os materiais de apoio são peça fundamental, porque, além de ajudar o gerente a seguir a ordem planejada, ajudam os diretores a compreender as informações.
Dica: algumas empresas utilizam modelos para as apresentações de resultados. Como os diretores acompanham reuniões de diversos projetos, eles podem estar habituados com certa ordem e modelo, por isso, é bom verificar se sua empresa ou área tem um padrão de apresentação.
Mas, atenção!
O material de apoio, como o nome indica, deve ser um apoio. Jamais escreva tudo o que for falar no material, porque isso torna a apresentação cansativa e sem sentido.
6. Tenha uma postura de liderança e assuma os erros
É óbvio que os diretores esperam ver resultados positivos, mas riscos e desvios são uma realidade muito frequente nos projetos.
Então, sob hipótese alguma, os resultados negativos podem ser deixados de lado. Apesar de não ser o desejado, se algum risco ocorre, a diretoria precisa estar ciente e verificar que o gerente está motivado a controlar esses riscos.
A alta direção espera que um gerente de projeto tenha controle das atividades que está gerenciando e, para transmitir isso, ter uma boa postura é fundamental. Nessa situação, manter uma postura confiante pode fazer muita diferença, pois é possível mostrar que, mesmo com desvios no planejamento, atitudes para solucioná-los foram pensadas.
Ser honesto e apresentar todos os pontos que deram errado, mostrando as medidas que foram tomadas, mostra à diretoria que você sabe o que está fazendo e aumenta sua credibilidade.
7. Utilize indicadores chave
O objetivo da apresentação de resultados é mostrar se o projeto está seguindo como o planejado ou não. Assim, os indicadores de desempenho (KPIs) são ferramentas essenciais para revelar como está a performance do projeto, além de auxiliarem na percepção dos resultados.
Ou seja, ao mapear as informações mais relevantes, o gerente sabe quais entregas, riscos e oportunidades são importantes de serem abordadas. Porém, isso não indica o quão eficaz está sendo o andamento do projeto.
Veja bem, o gerente do projeto sabe exatamente a função e o porquê de cada elemento, mas a alta gestão não. Por isso, frequentemente surgem questionamentos quanto a velocidade da entrega ou participação da equipe. Se isso for trazido com indicadores de performance, a diretoria pode compreender a situação sem a necessidade de explicar atividade por atividade.
Portanto, trazer esses indicadores para a apresentação de resultados pode otimizar muito a reunião e fornecer informações mais completas para a diretoria.
Atenção!
Existem diversos KPIs que podem ser utilizados, mas não se esqueça que a ideia é fazer uma apresentação objetiva e rápida, mostrando apenas aquilo que é importante para a diretoria. Então, pense bem e escolha somente os indicadores que fazem sentido para o seu projeto.
Para te ajudar com isso, nós temos um guia completo sobre KPIs na gestão de projetos!
Seguindo as dicas desse guia e os passos que te ensinamos nesse texto, você será capaz de identificar quais os indicadores mais relevantes para o seu projeto e fazer uma apresentação clara e objetiva. Baixe o guia gratuitamente e prepare sua apresentação!
