O controle de horas de consultoria aumenta a produtividade e previsibilidade financeira em projetos de serviços
Consultorias prestam serviços especializados que podem agregar muito valor para o sucesso dos negócios. Mas, as horas de consultoria precisam ser controladas para garantir a produtividade e lucratividade da prestadora do serviço.
Segundo a MinterApp, o rastreamento em tempo real garante o registro preciso e instantâneo das horas, reduzindo perdas de receita e erros manuais. Se você quer melhorar o controle a aumentar a previsibilidade da sua consultoria, esse artigo vai te ajudar.
O que você vai aprender?
Como gerenciar horas de consultoria?
A gestão de horas de consultoria tem o objetivo de controlar as horas estimadas, vendidas e trabalhadas para garantir a entrega do serviço dentro do escopo definido e controlar a rentabilidade do projeto.
Essa gestão envolve boas práticas, rotinas e ferramentas que, se bem relacionadas, otimizam produtividade e preservam a lucratividade da consultoria.
O que são e quais as diferenças entre horas trabalhadas, horas faturáveis e horas glosadas?
Antes de conhecer as melhores práticas de gestão de horas em consultorias, é essencial compreender as características de cada tipo.
O que são horas faturáveis (billable hours)?
Horas faturáveis, ou billable hours, são as horas trabalhadas de forma efetiva em atividades de um projeto de serviço e que serão cobradas do cliente, de acordo com negociações previstas em contrato mediante determinada precificação. Por isso, não podem ser contestadas pelo cliente.
Isso garante uma cobrança justa, transparência no trabalho realizado e ética profissional para ambas as partes de um serviço.
Essas horas são estimadas de acordo com o tempo de trabalho comum necessário para as atividades essenciais do projeto. Ou seja, é o tempo que a consultoria espera dedicar ao escopo do serviço.
Mas, consultorias que não possuem um controle eficiente dos seus serviços geralmente se trabalham mais horas do que o planejado.
O que são horas trabalhadas?
Horas trabalhadas nada mais são do que o esforço real dedicado para a execução de uma atividade, etapa do projeto ou serviço.
É comum que consultorias, no final do projeto, façam uma análise do tempo trabalhado por recurso para cada etapa e atividade, para identificar desperdícios e oportunidades de melhorias.
As horas trabalhadas evidenciam possíveis ineficiências, como retrabalhos, gargalos e desvios, o que implicam em custos excedentes e muitas vezes, insatisfação do cliente.
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Se as horas trabalhadas forem superiores às horas previstas em contrato, podem ser contestadas pelo cliente.
O que são horas glosadas?
Horas glosadas referem-se à recusa de pagamento dos custos oriundos de horas trabalhadas, mas não planejadas no escopo do serviço e aprovadas pelo cliente.
Para entender melhor: uma consultoria fechou um contrato de serviço considerando 300 horas de trabalho, mas conta de atrasos de cronograma, precisou dedicar 350 horas. Ao enviar a cobrança, o cliente recusou pagar o custo dessas 50 horas não-previstas, resultando em uma “glosa”.
Os atrasos de cronograma podem ser causados por falhas operacionais da consultoria, como retrabalhos e falta de ferramentas adequadas para gestão de fluxos do serviço, ou erros do cliente, como problemas para liberação de acessos, novas demandas não previstas ou indisponibilidade para alinhamentos.
As partes podem negociar a cobrança, compreendendo o que é justo mediante cada caso. Por isso, ter uma gestão de contratos de serviços é essencial, alinhando regras e condições para agir em horas glosadas.
Importância da gestão de horas de consultoria
A gestão de horas de consultoria é vital para a continuidade de uma empresa de serviços pois dá previsibilidade da rentabilidade, preserva a lucratividade e melhora o relacionamento com seus clientes.
- Previsibilidade: as horas estimadas dão segurança sobre o nível de esforço necessário, custos operacionais e a rentabilidade do projeto, facilitando a alocação de recursos e investimentos no serviço;
- Lucratividade: o controle das horas ajuda gerentes de projetos e serviços a tomar decisões mais embasadas para assegurar o retorno financeiro esperado;
- Satisfação do cliente: a transparência sobre as horas estimadas, trabalhadas e faturáveis gera mais confiança e satisfação do cliente, que pode indicar seu serviço e contribuir para a expansão do negócio;
- Estimativas mais precisas: o registro das horas trabalhadas contribui para uma maior precisão de estimativa em projetos futuros, contribuindo para uma operação cada vez mais eficiente.
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Como precificar corretamente as horas de consultoria?
Consultorias precificam e comercializam seu trabalho de diferentes formas, entre valor/hora, pacote de serviços, baseado no resultado gerado ou até assinatura mensal.
- Valor/hora: é definido um preço por hora de trabalho, levando em consideração diversos fatores, como custos do serviço, margem esperada, tributos etc.
- Pacote de serviços: um serviço especializado, como a elaboração de um planejamento estratégico ou implantação de software, pode ser tratado como um escopo fechado com um preço único. Isso facilita a negociação e dá previsibilidade dos custos.
- Baseado em resultados: aqui, a cobrança é feita de acordo com o impacto financeiro ou de valor gerado para o cliente. Por exemplo, a revisão de fluxos de processos gerou uma economia de R$ 50.000,00. A consultoria pode cobrar um valor de 30%, por exemplo, em cima do resultado gerado.
- Assinatura mensal: é definida uma cobrança fixa mensal baseada em um escopo prévio, com atividades mapeadas. Embora dê segurança financeira a médio prazo, pode oferecer riscos à consultoria devido demandas não mapeadas ou horas não previstas, e que não serão recompensadas.
Confira alguns métodos para precificar corretamente suas horas de consultoria:
Valor/hora baseado em margem
O cálculo de valor/hora de consultoria baseado em margem considera 3 fatores principais:
- Custos fixos e variáveis: considere todos os custos para execução do serviço, como aluguel, internet, energia, deslocamento, tributação, equipe etc.
- Margem de remuneração: estipule a margem de lucro que deseja receber pelo serviço, essa será sua remuneração. Consultores especialistas indicam uma margem de no mínimo 15%
- Carga horária disponível: defina quantas serão necessárias para o projeto, e sua disponibilidade.
Por exemplo, se seus custos para realizar o serviço devem totalizar R$ 5.000,00, gostaria de uma margem de 50%, e vai dedicar 100 horas ao projeto, use o seguinte cálculo:
( Total de custos ÷ total de horas ) + margem de lucro
R$ 5.000 ÷ 100 = R$ 50,00 por hora + 50% de margem = R$ 75,00 a hora
Valor/hora baseado em concorrentes
Nesse caso, é feita uma análise de mercado para mapear a precificação de seus concorrentes na prestação do mesmo serviço. É importante compreender e considerar o nível de qualidade, metodologias utilizadas e diferenciais de cada concorrente em suas estimativas.
Você pode justificar um valor/hora maior a partir de sua qualidade, segurança, autoridade no assunto, ou até oferecendo treinamentos adicionais, materiais de apoio ou o que for atrativo ao cliente.
Valor/hora baseado em salário
Ideal para consultores iniciantes, nesse método é definido um valor fixo de salário mensal de acordo suas expectativas e necessidades, compreendendo sua carga horária de trabalho e quantidade de projetos ou clientes que irá atender.
Por exemplo, em um salário desejado de R$5.000,00, e uma carga de 200 horas mensais, seu valor/hora de consultoria será de R$ 25,00. Se você fechar atender dois projetos com dedicação de 100 horas mensais, deverá cobrar no mínimo R$2.500,00 por contrato.
Fatores que afetam o preço das horas de consultoria
Alguns fatores devem ser considerados para precificar suas horas de consultoria, como:
- Especialização: o nível de conhecimento técnico e especializado que você ou sua equipe possui é o principal fator a considerar na precificação, pois reflete na percepção do cliente sobre a qualidade e segurança da consultoria prestada.
- Urgência: projetos urgentes, como cibersegurança ou resposta à riscos, podem considerar um valor mais alto conta do prazo curto de resolução e alocação prioritária de seus esforços ou da equipe, em detrimento a outros projetos.
- Escopo: as demandas previstas no escopo têm total influência na precificação das horas, pois, mesmo que o tempo dedicado seja o mesmo, pode exigir recursos adicionais que encarecem o custo da prestação.
- Valor agregado: principalmente em clientes de grande porte, consultorias resolvem problemas de alto impacto financeiro ou de governança. Assim, a consultoria pode precificar seu trabalho considerando o nível de valor percebido pelo cliente, mesmo que seus custos não aumentem.
Como registrar, acompanhar e controlar horas de consultoria?
Você já viu que o controle das horas de consultoria é fundamental para garantir a lucratividade e manter um bom relacionamento com o cliente. Algumas ferramentas facilitam o controle, como:
Timesheet / apontamento de horas
O timesheet é uma ferramenta para registro e apontamento das horas dedicadas a cada atividade, permitindo um controle preciso da produtividade. O Artia dá flexibilidade para registrar as horas, com opções para registrar em tempo real ou no final da jornada de trabalho.
Alocação de recursos
Para assumir novos projetos em consultoria é necessário avaliar a disponibilidade de horas da equipe. A ferramenta de Alocação de Recursos do Artia dá visibilidade total sobre capacidade e demanda dos integrantes da equipe, considerando suas competências e atividades previstas.
Dashboards automáticos e status report
O controle da produtividade e rentabilidade é essencial para consultorias. Dashboards com atualização de dados em tempo real oferecem visões sobre horas trabalhadas por atividade ou tipo, consumo do orçamento, horas faturáveis e rentabilidade do projeto.
A ferramenta de status report facilita a comunicação e acompanhamento do cliente, que mesmo que não tenha interesse direto nas horas trabalhadas, quer transparência sobre o progresso, atividades pendentes e riscos do projeto. Esse acompanhamento aumento a confiança do cliente e reduz conflitos.
Gestão de contratos
As horas de consultoria podem ser controladas e monitoradas com notificações na plataforma Artia. Sua ferramenta de gestão de contratos permite a criação de regras sobre quais horas devem ser faturáveis ou não, se as despesas devem ter aprovação e até obter atualizações sobre o consumo das horas estimadas.
Dicas avançadas para quem gerencia horas de consultoria
Gerenciar horas de consultoria envolve a implementação de estratégias para preservar a produtividade e lucratividade do projeto. Confira algumas dicas para atuar com excelência:
- Defina blocos de tempo produtivos: técnicas de gestão de tempo podem aumentar o foco, produtividade e reduzir a procrastinação. Um bom exemplo é a Técnica Pomodoro, que utiliza intervalos de trabalho de 25 minutos seguidos por pausas de 5 minutos. A cada 4 ou 5 ciclos desses sua consultoria pode contabilizar 1 hora, garantindo produtividade real.
- Arredonde suas horas para baixo: mentores de consultores recomendam o arredondamento de horas pra baixo. Ou seja, se você trabalhou 57 minutos, arredonde para 45 minutos. Isso gera um aumento de confiança no cliente e compensa pequenas pausas que você faz para pegar um café ou atender uma ligação.
- Seja proativo para comunicar horas não previstas: como consultor ou gerente de serviços, uma das suas responsabilidades é avaliar o esforço necessário para as entregas pendentes. Se forem necessárias horas adicionais no escopo do projeto, comunique e busque aprovação prévia do cliente. Isso deve evitar conflitos e prejuízos para sua consultoria.
| Confira mais 21 estratégias para gestão de tempo
Boas práticas para melhorar sua gestão de serviços
Esse artigo reuniu as principais estratégias para controlar horas de consultoria. Se você quer alcançar a excelência nesse mercado, o próximo passo é entender como maximizar a eficiência das rotinas na prestação de serviços em consultoria. Para ajudar você, o Artia desenvolveu um guia definitivo da gestão de serviços, com insights práticos para melhorar os resultados do seu trabalho (e encantar seus clientes). Baixe agora!
