Depois da exaustiva fase de planejamento, das reuniões constantes e da eventual força-tarefa necessária para a conclusão, a equipe finalmente conseguiu entregar o projeto. Acontece que, apesar dos esforços para atingir metas e objetivos, ainda é cedo demais para receber os parabéns. Isso porque nem sempre um projeto entregue é um projeto completo, pois ainda será preciso avaliar todos os seus impactos para a organização. Mas, como fazer isso?
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Basicamente, na administração devemos considerar três tipos de indicadores primordiais para avaliarmos o sucesso ou o fracasso de qualquer iniciativa: a eficiência, a eficácia e a efetividade. Embora seja muito comum observarmos empreendedores usarem essas três palavras como sinônimos, na verdade, cada uma delas possuem significados bem distintos, funcionando como etapas na avaliação de qualquer tipo de processo.
Nesse post você vai aprender a avaliar cada um desses critérios nos seus projetos! Confira!
Eficiência: fizemos um uso racional dos recursos?
Antes de mais nada, é fundamental avaliar se a equipe cumpriu com as metas de gastos estabelecidas já no início do projeto ou, ainda, se a meta estabelecida na fase de planejamento realmente é razoável. Qualquer projeto deve ser avaliado em um contexto, seja organizacional (interno), seja mercadológico (externo). Se houver um aumento expressivo de custos – em outras palavras, desperdícios – pode ser que o próprio fruto do projeto perca a sua competitividade, caso seja um produto ou serviço, ou ainda, que os recursos financeiros do empreendimento fiquem comprometidos. A eficiência, portanto, é um critério fundamental.
Eficácia: concluímos as etapas de ação?
Evidentemente, quando estabelecemos um planejamento não nos restringimos a estabelecer metas de gastos, como também muitas outras. Para dizer que o projeto teve eficácia é essencial verificar se todo o escopo, os objetivos e as metas foram conquistados. Quer um exemplo? Uma campanha governamental de vacinação pode ter como objetivo aplicar determinada vacina em cerca de 10.000 pessoas, no prazo de 2 meses, nas regiões sul e sudeste. Se cada uma dessas metas foi conquistada, podemos dizer que fomos eficazes em nosso projeto. No entanto, será que podemos dizer que obtivemos efetividade? É o que veremos a seguir.
Efetividade: qual foi o impacto do projeto?
Pode parecer que se formos eficazes e eficientes certamente o projeto terá sucesso, certo? Não é bem assim. Agora é chegado o momento de se avaliar os verdadeiros impactos do projeto. No exemplo citado anteriormente, não deveríamos ficar satisfeitos apenas com a execução do plano. Apenas o monitoramento de novas incidências da doença a ser controlada poderá dizer quais foram os verdadeiros impactos da ação. Em alguns casos, inclusive, os impactos são maiores do que o esperado.
Estabeleça objetivos, metas, indicadores e métricas
Para concluir, podemos observar que a avaliação de um projeto depende da formulação de indicadores de performance e de outras métricas para sabermos se realmente houve sucesso ou não. Para isso, devemos antes de mais nada estabelecer nossos objetivos e metas, afinal de contas, não há como controlar algo que não tem forma e resultados preestabelecidos.
E você, gestor, como avalia o desempenho dos seus projetos? Comente com a gente e fique de olho no blog!
Muito bom o artigo, simples e objetivo. Tirei algumas dúvidas!