7 passos para nunca mais errar na apresentação de resultados à diretoria

Escrito por Roberto Gil Espinha

10 ago 2022

6 min de leitura

Toda vez que uma reunião de apresentação de resultados é agendada, você sente um frio na barriga, as mãos começam a suar e a ansiedade surge repentinamente?

Saiba que você não está sozinho. Segundo um estudo publicado pelo jornal britânico Sunday Times, 41% das pessoas têm mais medo de apresentações do que de morrer, e quando falamos em diretoria, o medo só aumenta.

Mas, calma! Existem muitas técnicas e ferramentas que ajudam a te preparar para essas reuniões e dominar esse momento. Vem conferir tudo que você precisa saber para fazer uma apresentação de resultados como ninguém.

Como criar uma apresentação de resultados para a diretoria?

1. Construa uma linha de raciocínio

As reuniões de apresentação de resultado servem para informar os stakeholders sobre o status do projeto, sendo um importante momento de alinhamento do time e tomada de decisões.

Então, como primeiro passo, você deve traçar uma linha lógica dos principais marcos do projeto, para que fique claro o que foi desenvolvido e as justificativas para o status atual.

2. Entenda o que a diretoria espera

A alta gestão é um grupo que tem muito interesse pelo projeto, mas que não participa dele no dia a dia. Por isso, eles precisam que os resultados sejam apresentados de forma objetiva, clara e confiante.

• Objetividade e clareza

A alta gestão acompanha projetos de diversas áreas e setores, gastando mais da metade de seu tempo em reuniões corporativas. Por isso, as informações trazidas têm que ser objetivas e diretas.

Portanto, a ideia não é detalhar as atividades, mas sim abordar os principais marcos, riscos e oportunidades identificadas.

• Postura e confiança

Além do andamento do projeto, a capacidade de liderança do gerente também é um fator analisado durante a apresentação.

A diretoria quer se certificar de que o projeto será entregue e precisa ter certeza de que o gerente tem competência para isso.

Pensa só: imagine que uma pessoa vai falar e não tem muita precisão das informações, além de se perder com frequência. Você provavelmente vai considerar que ela não tem domínio do assunto, né?

Por isso, é extremamente importante que o gerente vá preparado para a apresentação e mantenha um perfil responsável, seguro e confiante.

3. Selecione os dados adequados

Na maioria das vezes, a diretoria está focada na estratégia, então os dados que afetam o planejamento estratégico são considerados os mais relevantes.

Assim, nessas apresentações de resultados o foco são os marcos, mas costuma-se abordar também os objetivos, custos, riscos e prazos.

Dica: uma ferramenta que auxilia muito nesse processo de seleção de informações é o status report, que mapeia o progresso do projeto e traz todos esses dados de modo simplificado.

Confira o passo a passo de como fazer um status report!

4. Planeje e treine a apresentação

Após saber quais dados serão abordados, é o momento de planejar o modo como eles serão apresentados.

O objetivo não é apenas apontar as informações, mas sim que essas sejam assimiladas e entendidas pela diretoria. Por isso, é muito importante organizar a ordem do conteúdo e verificar se os acontecimentos estão fazendo sentido.

Dica: para facilitar este passo, você pode construir um roteiro de apresentação, planejando o que será dito e o que pode servir de apoio para a reunião.

5. Crie materiais de apoio

Os projetos têm muitas áreas de gerenciamento e a diretoria quer ver os números reais do que está acontecendo. Aqui, é interessante explorar recursos visuais, trazendo gráficos, tabelas e imagens que complementem as informações transmitidas.

Assim, os materiais de apoio são peça fundamental, porque, além de ajudar o gerente a seguir a ordem planejada, ajudam os diretores a compreender as informações.

Dica: algumas empresas utilizam modelos para as apresentações de resultados. Como os diretores acompanham reuniões de diversos projetos, eles podem estar habituados com certa ordem e modelo, por isso, é bom verificar se sua empresa ou área tem um padrão de apresentação.

Mas, atenção!

O material de apoio, como o nome indica, deve ser um apoio. Jamais escreva tudo o que for falar no material, porque isso torna a apresentação cansativa e sem sentido.

6. Tenha uma postura de liderança e assuma os erros

É óbvio que os diretores esperam ver resultados positivos, mas riscos e desvios são uma realidade muito frequente nos projetos.

Então, sob hipótese alguma, os resultados negativos podem ser deixados de lado. Apesar de não ser o desejado, se algum risco ocorre, a diretoria precisa estar ciente e verificar que o gerente está motivado a controlar esses riscos.

A alta direção espera que um gerente de projeto tenha controle das atividades que está gerenciando e, para transmitir isso, ter uma boa postura é fundamental. Nessa situação, manter uma postura confiante pode fazer muita diferença, pois é possível mostrar que, mesmo com desvios no planejamento, atitudes para solucioná-los foram pensadas.

Ser honesto e apresentar todos os pontos que deram errado, mostrando as medidas que foram tomadas, mostra à diretoria que você sabe o que está fazendo e aumenta sua credibilidade.

7. Utilize indicadores chave

O objetivo da apresentação de resultados é mostrar se o projeto está seguindo como o planejado ou não. Assim, os indicadores de desempenho (KPIs) são ferramentas essenciais para revelar como está a performance do projeto, além de auxiliarem na percepção dos resultados.

Ou seja, ao mapear as informações mais relevantes, o gerente sabe quais entregas, riscos e oportunidades são importantes de serem abordadas. Porém, isso não indica o quão eficaz está sendo o andamento do projeto.

Veja bem, o gerente do projeto sabe exatamente a função e o porquê de cada elemento, mas a alta gestão não. Por isso, frequentemente surgem questionamentos quanto a velocidade da entrega ou participação da equipe. Se isso for trazido com indicadores de performance, a diretoria pode compreender a situação sem a necessidade de explicar atividade por atividade.

Portanto, trazer esses indicadores para a apresentação de resultados pode otimizar muito a reunião e fornecer informações mais completas para a diretoria.

Atenção!

Existem diversos KPIs que podem ser utilizados, mas não se esqueça que a ideia é fazer uma apresentação objetiva e rápida, mostrando apenas aquilo que é importante para a diretoria. Então, pense bem e escolha somente os indicadores que fazem sentido para o seu projeto.

Para te ajudar com isso, nós temos um guia completo sobre KPIs na gestão de projetos!

Seguindo as dicas desse guia e os passos que te ensinamos nesse texto, você será capaz de identificar quais os indicadores mais relevantes para o seu projeto e fazer uma apresentação clara e objetiva. Baixe o guia gratuitamente e prepare sua apresentação!

KPIs na gestão de projetos

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.