Um dos principais desafios dos profissionais de gestão de projetos, certamente, é o controle do desempenho do projeto. Afinal, esse trabalho considera o acompanhamento de diversas áreas e processos que influenciam os resultados, orçamento, prazos de entrega e satisfação do cliente.
Se você assumiu a responsabilidade de medir o desempenho do projeto e garantir que nada saia do controle, mas não sabe como realizar esse trabalho da forma mais adequada, continue lendo esse artigo.
O que você vai aprender?
Como medir o desempenho do projeto?
A medição do desempenho do projeto é um trabalho essencial na gestão de projetos e tem o objetivo de controlar o escopo, orçamento e cronograma, e assim, garantir os resultados esperados.
O desempenho do projeto pode ser medido a partir da definição de critérios objetivos de análise, que formarão uma base sólida para monitoramento. Veja abaixo alguns critérios comuns de medição:
Cumprimento dos objetivos
Segundo o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), um projeto tem um objetivo claro e viável, a ser definido e alinhado entre todos os stakeholders na fase de Iniciação e documentado no escopo do projeto. Entre as responsabilidades do gerente de projetos está a de garantir que todo o trabalho realizado pela equipe contribua para o alcance desse objetivo.
O alcance do objetivo é geralmente medido pela percepção de valor do cliente, isto é, o quanto ele acredita que a entrega final resolverá seu problema. Além disso, o gerente de projetos deve avaliar também se o objetivo foi alcançado dentro das restrições estabelecidas, como orçamento e prazo.
Satisfação do cliente
Um dos maiores erros que um gerente de projetos pode cometer é encerrar um projeto sem compreender o nível de satisfação do cliente. Isso acontece, geralmente, quando há a percepção de que o objetivo do projeto foi alcançado plenamente, dentro do orçamento e cronograma. Mas usar apenas esses critérios pode ocultar problemas de experiência do cliente e stakeholders.
Para isso, é importante implementar um processo de coleta de feedback a partir de reuniões ou formulários de satisfação, que poderão trazer insights sobre qualidade, cumprimento de prazos, atendimento às necessidades e requisitos, entre outros.
Avaliar a satisfação do cliente é uma atividade que reforça a reputação da organização e aumenta as chances de retenção do cliente, além da possibilidade de recomendarem sua empresa para outros potenciais clientes.
Cumprimento do orçamento
O cumprimento do orçamento prevê uma gestão de custos inteligente, com atividades de planejamento, controle e avaliação dos investimentos de um projeto.
Quando um projeto é entregue dentro do orçamento definido significa que os recursos financeiros foram gerenciados de forma eficiente, aumentando a satisfação do cliente e stakeholders.
Avaliar a evolução de custo realizado em comparação ao custo estimado ajuda a evitar gastos excessivos, desperdícios e desvios financeiros, ineficiências que comprometem o orçamento do projeto e saúde financeira do cliente e da organização.
Cumprimento do cronograma
O cumprimento do cronograma representa a capacidade do gerente e da equipe do projeto de executar atividades dentro do prazo estabelecido, de forma a entregar o projeto no tempo previsto.
Esse resultado indica também a produtividade da equipe e sua eficiência em gerenciar o tempo para direcionar o esforço necessário para as atividades que geram valor ao projeto.
O caso de não-cumprimento revela problemas operacionais que devem ser revisados pelo gerente de projetos, a fim de ajustar fluxos de trabalho para melhorar a eficiência.
| Aprenda mais sobre cronogramas de projetos
Qualidade do trabalho
Na etapa de planejamento do projeto é definido um conjunto de requisitos que foram solicitados pelas partes interessadas, que representam suas expectativas para aquela entrega.
Quando um projeto é entregue com a qualidade esperada, a satisfação e confiança do cliente aumenta, melhorando a reputação e a lucratividade da sua organização, já que custos adicionais com retrabalhos são evitados.
A medição da qualidade do trabalho leva em consideração diversos aspectos como volumes, segurança, durabilidade, impacto, conformidade, retorno financeiro etc.
Eficiência e eficácia
Quando um projeto é executado com um fluxo de trabalho otimizado, recursos e custos bem gerenciados, minimizando desperdícios e cumprindo prazos estabelecidos, pode ser medido como muito eficiente.
Já quando todo o trabalho foi executado com requisitos que cumpram os resultados esperados de forma satisfatória, pode ser medido como muito eficaz.
Medir a eficiência e eficácia é um trabalho crucial do gerente de projetos para identificar pontos de fricção em processos e práticas de trabalho, gerando aprendizado para otimização.
Aprendizados e melhorias
Um pouco mais difícil de se medir, mas não menos importante, está a capacidade do gerente e da equipe do projeto em aprender com seus erros e corrigir suas práticas.
Essa avaliação é feita geralmente na etapa de encerramento do projeto, onde são identificadas as falhas cometidas que prejudicaram o cumprimento do escopo, cronograma e orçamento.
O gerente de projetos pode aproveitar essa medição para identificar lacunas de conhecimento e competências no time, além de falta de processos fluidos ou tecnologias que facilitam o trabalho.
Assim, com todas os erros e lições aprendidas, pode-se levantar iniciativas para padronizar processos e projetos.
Agora que você sabe quais são os principais critérios para medir o desempenho do projeto, entenda como você pode usar indicadores para facilitar o trabalho.
Principais indicadores para avaliar o desempenho do projeto
Os indicadores de projetos (ou KPIs) são usados para avaliar o desempenho do projeto ao longo de todo o ciclo de vida, sendo essenciais para monitorar o cumprimento do orçamento, cronograma, qualidade e eficiência do trabalho.
Implementar esses indicadores em suas práticas de gestão traz diversos benefícios, como:
- Monitoramento contínuo dos processos
- Identificação de riscos
- Ações mais estratégicas
- Transparência e alinhamento
- Visualização em tempo real
- Acompanhamento de métricas
- Aumento da produtividade da equipe
- Embasamento para tomada de decisões
Veja abaixo alguns indicadores geralmente usados para medir o desempenho do projeto.
Indicadores operacionais
Os indicadores operacionais são métricas voltadas para acompanhar o desempenho das atividades diárias de um projeto. Assim, este indicador geralmente fornece informações relacionadas ao cronograma, orçamento e recursos.
Alguns exemplos de indicadores operacionais são:
- Taxa de conclusão de tarefas: Acompanham o progresso das atividades, indicando quantas tarefas foram concluídas em relação ao total planejado.
- Número de mudanças no escopo: Mede quantas alterações no escopo do projeto ocorreram, o que pode impactar os custos e prazos.
Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são métricas essenciais para avaliar a eficiência do projeto ao longo de sua execução. Eles permitem mensurar o progresso das atividades, identificar gargalos e garantir que os resultados estejam alinhados com os parâmetros estabelecidos.
O principal objetivo desses indicadores é mostrar se as definições descritas no planejamento do projeto estão sendo cumpridas ou não. Alguns exemplos são:
- Índice de desvio de prazo (IDP): Avalia se o projeto está dentro do prazo planejado
- Índice de desvio de custo: (IDC): Verifica se os custos do projeto estão dentro do orçamento estipulado
- Índice de desvio de esforço: Acompanha a diferença entre o esforço planejado (em horas) e o real
- Índice de produtividade: Mede a eficiência da equipe, comparando entregas realizadas com os recursos gastos (como horas ou dinheiro)
Indicadores de qualidade
Os indicadores de qualidade ajudam a medir a conformidade dos entregáveis com as expectativas dos stakeholders, a eficácia dos processos e a satisfação com os resultados.
Assim, esse indicador é ideal para apontar o resultado sentido na perspectiva dos clientes do projeto. Além de contribuir para a compreensão de como o resultado do projeto impulsionou o crescimento da organização.
São exemplos:
- Satisfação do cliente (NPS): Mede a satisfação dos stakeholders ou clientes com os entregáveis do projeto.
- Taxa de rejeição: Avalia a quantidade de entregas que precisam ser revistas ou rejeitadas devido à baixa qualidade.
Indicadores de resultado
Os indicadores de resultados são métricas utilizadas para avaliar o impacto e o sucesso de um projeto em termos de benefícios tangíveis e intangíveis gerados.
Ao contrário dos indicadores de desempenho, que monitoram a eficiência das atividades durante a execução do projeto, os indicadores de resultados avaliam se os objetivos do projeto foram alcançados e qual o valor gerado para a organização ou cliente ao final do projeto. Os principais indicadores deste tipo são:
- Retorno sobre o investimento (ROI): Mede a lucratividade do projeto, comparando o retorno financeiro com o custo do projeto.
- Valor agregado (VA): Determina o valor do trabalho realizado em relação ao que foi planejado.
| Aprofunde seu conhecimento: saiba como calcular cada indicador de desempenho
Qual ferramenta de medição de desempenho do projeto usar?
A ferramenta de medição de desempenho mais adequada vai depender, claro, de qual indicador é mais relevante para sua operação. Se você busca centralizar todos os indicadores de desempenho e ainda gerenciar todo o trabalho do projeto de forma integrada, recomendamos o Artia Analytics.
Com o Artia Analytics é possível ter:
- Visão panorâmica do portfólio: monitore o desempenho global de todos os projetos do seu portfólio
- Painéis personalizados: crie dashboards com os indicadores de desempenho e gráficos que realmente são úteis para você
- Indicadores especializados: fuja de cálculos manuais com indicadores automáticos, como IDC (Índice de Desempenho de Custo) e IDP (Índice de Desempenho de Prazo)
- Relatórios automatizados em tempo real: tenha sempre um relatório atualizado para evitar trabalhos manuais e ter mais confiança na tomada de decisão
- Gestão integrada: O Analytics é apenas uma das ferramentas do Artia, plataforma completa para planejamento, execução e controle de projetos.
Resumo: como medir o desempenho do projeto?
Você viu a importância e quais práticas são recomendadas para medir o desempenho do projeto. Confira abaixo um resumo sobre o tema:
| Objetivo | Garantir a entrega do projeto dentro dos resultados esperados respeitando escopo, cronograma e orçamento |
| Benefícios | Melhorar a satisfação do cliente, evitar custos excedentes, melhorar a reputação da empresa |
| Meios | Cumprimento dos objetivos, satisfação do cliente, cumprimento do orçamento, cumprimento do cronograma, qualidade do trabalho, eficiência e eficácia, aprendizados e melhorias |
| Como medir | Indicadores operacionais, indicadores de desempenho, indicadores de qualidade e indicadores de resultado |
| Qual ferramenta usar | Artia Analytics |
