Entenda porque a Declaração de Escopo é determinante para o sucesso dos seus projetos

Sabemos que para a criação de um projeto adequado é necessário prestar atenção em diversos fatores. Inicialmente, tudo vai depender da organização e da equipe envolvida, que precisa ter muita dedicação para conseguir atingir todos os objetivos estabelecidos.

Dentro do processo de planejamento do projeto está o escopo, que determinará todo o trabalho a ser desenvolvido para a entrega de um produto ou serviço. O escopo pode ser considerado o foco do projeto, e sua definição é fundamental para a administração correta dos prazos de entregas, bem como planejamento de custos e, consequentemente, a garantia da qualidade do produto.

Para que o escopo encaminhe todas as atividades e objetivos com a devida competência, é preciso fazer a declaração do escopo.

O que é declaração do escopo?

Declaração do escopo é o documento que registra o escopo do projeto. É nele que ficam descritos os detalhes sobre a realização do projeto e atividades que serão realizadas.

A declaração do escopo nada mais é do que a materialização do escopo do projeto, e serve como uma documentação daquilo que foi planejado. Depois do processo de definição do escopo, a declaração entra como um documento que define claramente o que estará dentro e fora do projeto.

Normalmente, ela é escrita pelo gerente de projetos e contém informações sobre custos, prazos, atividades, etapas do projeto, entregas, objetivos, metas, premissas e restrições.

O documento também pode conter desde as reuniões marcadas entre as equipes e clientes envolvidos até as particularidades do produto a ser alcançado. Sendo assim, o nível de detalhamento da declaração do escopo pode determinar a capacidade de gerenciamento do escopo do projeto.

Podemos dizer que a declaração do escopo é uma espécie de contrato que deve ser acordado entre as partes envolvidas no projeto. Por isso, a existência de uma declaração do escopo bem descrita faz com que os objetivos sejam alcançados conforme foi estipulado em cada etapa, evitando riscos maiores e trabalhando na melhora dos resultados.

Ela fica disponível para todas as partes interessadas, seja a equipe que vai executar o projeto ou o contratante. Isso significa que ela proporciona um entendimento comum sobre todas as etapas planejadas. Além disso, a declaração do escopo é uma base para orientar os profissionais durante o trabalho no projeto.

A declaração pode ser consultada posteriormente para medir o nível de sucesso do projeto, pois constam nela os objetivos e o trabalho a ser feito. Se o trabalho for feito adequadamente e os resultados esperados forem gerados, isso indica o sucesso do projeto.

Segundo o Guia PMBOK®, a declaração de escopo é a saída do processo de definição de Escopo 1 e a entrada para a criação da EAP.

Diferença entre escopo do projeto e escopo do produto

É importante diferenciar o escopo do projeto do escopo do produto. Enquanto o escopo do projeto diz como o trabalho será feito, o escopo do produto diz o que será feito.

Em outras palavras, o escopo do projeto descreve todo o trabalho que será realizado no projeto para que a entrega seja feita dentro do esperado. Já o escopo do produto especifica como essa entrega deve ser, em todas as suas características.

O que contém na declaração de escopo?

Até a 3ª edição do Guia PMBOK®, a Declaração de Escopo do Projeto era um detalhamento um pouco maior da Declaração Preliminar do Escopo do Projeto.

Mas a declaração preliminar foi eliminada na 4ª edição, pois o Termo de Abertura do Projeto já contemplava vários dos objetivos preliminares do projeto, que são desenvolvidos depois na Declaração do Escopo do Projeto.

A Declaração de Escopo é desenvolvida a partir do termo de abertura do projeto, com as principais entregas, requisitos, premissas e restrições.

Na verdade, a declaração de escopo é muito semelhante ao Termo de Abertura e possui várias informações em comum. A diferença é que a declaração de escopo contém o tópico “Exclusões do Projeto/Fora do escopo”, que pode ajudar a gerenciar as expectativas dos stakeholders.

O Termo de Abertura do Projeto normalmente contém:

• Justificativa do Projeto;
• Finalidade do Projeto;
• Objetivo(s) do Projeto;
• Descrição do Produto;
• Stakeholders do Projeto;
• Entregas do Projeto;
• Estimativas de Tempo e Custo;
• Exclusões do Projeto;
• Critérios de Aceitação;
• Premissas;
• Restrições;
• Riscos.

Já a declaração do escopo do projeto contém os seguintes detalhes:

• Descrição do escopo do projeto;
• Entregas do projeto;
• Critérios de aceitação;
• Exclusões do projeto.

Por isso, há quem utilize a atualização do termo de abertura e opte por não desenvolver separadamente a declaração de Escopo.

Isso é útil principalmente quando há conflitos ou partes não muito claras no escopo. Assim, o documento deixa claro que certas entregas (que em algum momento foram cogitadas ou desejadas) não estão incluídas no escopo do projeto.

Portanto, na declaração, você pode incluir os seguintes detalhes:

Justificativa

A primeira sessão da declaração do escopo costuma ser a justificativa. Afinal, nenhum projeto é iniciado sem uma necessidade, certo? Portanto, inicie explicando a necessidade do projeto.

Trata-se da declaração da origem do projeto e qual o motivo da escolha. É importante inserir os requisitos do produto a ser desenvolvido e como isso irá afetar o seu projeto.

Objetivos

Essa parte descreve os objetivos do negócio, metas que desejam ser alcançadas com a realização do projeto.

É uma declaração do que se espera para o projeto, quais serviços ou produtos são desejados. Essa etapa auxilia em uma melhor definição do escopo.

Descrição do escopo

A descrição do escopo contém todas as características e particularidades do projeto. É preciso descrever detalhadamente o que está dentro do escopo e o que está fora, para estabelecer limites e gerenciar expectativas, mas falaremos mais sobre esses limites a frente.

Inicialmente são dadas informações básicas do produto, mas que darão suporte para análises mais detalhadas posteriormente.

Limites

Declaração do que está incluído no projeto, mas principalmente do que está excluído. Isso evita que qualquer parte envolvida inclua algum produto que não esteja dentro do planejamento.

Critérios de aceitação do produto

Declaração de todas as condições existentes para que o produto seja aceito, tanto pelo cliente quanto pela equipe de execução.

Entregas

É fundamental documentar todas as entregas que serão feitas ao longo do projeto para que ele possa ser concluído. Isso inclui o próprio produto, mas também materiais menores que não podem passar despercebidos, como materiais de marketing, criação de documentos etc.

Restrições

As restrições nada mais são do que uma descrição de tudo o que pode limitar o seu projeto. Ou seja, são as condições impostas ao projeto e precisam ser cumpridas. As restrições mais comuns são prazo, orçamento e qualidade. Sem o respeito a esses fatores, a falha do projeto é inevitável.

A documentação das restrições assegura a viabilidade do projeto e a satisfação dos stakeholders.

Premissas

Descreve as premissas relacionadas ao escopo do projeto e também qual o seu impacto, caso não sejam confirmadas.

Premissas geralmente estão relacionados a tempo, dinheiro e escopo. Essas premissas devem ser listadas, assim como o impacto caso cada uma delas não sair dentro do planejado.

Documentar e validas as premissas como parte do planejamento é essencial, e elas podem ser registradas na declaração de escopo ou em um documento separado.

Organização inicial

Identificação de todos os membros da equipe envolvida e discussão de possíveis riscos iniciais.

Cronograma

Serve para a definição de datas para planejamento das entregas e encontros entre os envolvidos. O cronograma permite uma melhor visualização das tarefas e das dependências entre elas.

Além disso, o cronograma é utilizado na comunicação com a equipe e demais stakeholders. As datas contidas no cronograma podem atuar como restrições.

Estimativa de custos

Indicação de todos os custos esperados durante o planejamento e execução. A gestão adequada dos custos pode agregar ótimos resultados dentro do seu projeto.

Especificações do projeto

Declaração e identificação de quais são os documentos de especificação em que o projeto está de acordo.

Requisitos de aprovação

Declaração de quais requisitos devem ser atendidos para a aprovação do projeto, como objetivos, prazos e entregas.

Como fazer uma declaração de escopo?

Fazer uma declaração de escopo é muito mais fácil do que parece. No software Artia, o escopo é documentado com a facilidade de alguns cliques. Veja esse exemplo de projeto criado pela Euax Consulting utilizando o Artia:

Na tela inicial da plataforma, acesse a aba “projetos” e clique em “lista de projetos”, como na imagem:

Depois, clique em “novo projeto”:

Em seguida, basta preencher os campos solicitados para registrar informações como; justificativa, premissas, restrições, ou qualquer outro elemento que precisa ser adicionado na declaração de escopo. Basta clicar em salvar para concluir o processo.

Agora, a declaração do escopo do projeto está salva digitalmente:

O melhor de utilizar o Artia para essa documentação não é apenas a economia de planilhas ou papel. Na verdade, o Artia é um poderoso software de gerenciamento de projetos que une as mais diversas ferramentas de gerenciamento.

Com ele, você pode verificar indicadores, documentar o projeto, fazer upload de arquivos, acompanhar cronogramas e muito mais.

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