Organização impecável, visão clara do fluxo de trabalho, comunicação transparente e um projeto sob controle total: estes são apenas alguns dos benefícios de um fluxograma de projeto bem elaborado.
Neste artigo, você vai aprender:
O que é um fluxograma de projeto?
O fluxograma de projeto é uma ferramenta utilizada para visualizar as etapas e os processos envolvidos em um projeto. Através do uso de símbolos gráficos que representam os elementos do fluxo de trabalho, ele apresenta a sequência de tarefas de forma clara e mostra a interconexão entre as etapas.
| Leia também: 5 etapas de um projeto
Para o que serve o fluxograma de projeto?
O fluxograma é uma ferramenta simples com o objetivo de facilitar o entendimento das etapas de um projeto. Por isso, ele serve para:
Aumentar a visibilidade das etapas e subetapas do projeto
O fluxograma fornece uma visão afunilada do projeto, na qual as etapas principais são detalhadas em subetapas, facilitando a compreensão do fluxo de trabalho completo.
Identificar gargalos
A representação visual do fluxo de trabalho facilita a identificação de atividades desnecessárias e processos incoerentes, impulsionando a melhoria operacional.
Entender as dependências entre as atividades
O fluxograma de projeto evidencia as relações de dependência entre as atividades, mostrando quais etapas precisam ser concluídas antes de outras poderem ser iniciadas. Com as dependências mapeadas, é possível tomar medidas proativas para evitar atrasos em etapas subsequentes e garantir o cumprimento do cronograma.
Melhorar a comunicação entre a equipe
Ao ter as tarefas claramente expostas, é possível direcionar a comunicação de forma mais assertiva, garantindo que cada membro da equipe esteja ciente de suas responsabilidades e prazos.
Como montar um fluxograma de projeto?
1. Entenda o escopo do projeto
O primeiro passo para montar um fluxograma de projeto é compreender o escopo do projeto, isto é, as características e premissas do que será desenvolvido. Para isso, identifique:
- Qual a justificativa do projeto;
- Qual a finalidade do projeto;
- Qual o objetivo do projeto;
- Quais as entregas do projeto;
- Quais as estimativas de tempo e custo;
- Quais os critérios de aceitação.
2. Liste as etapas e organize a ordem de execução
Após saber o macro do que precisará ser feito, detalhe as ações em atividades palpáveis. Para isso:
- Identifique as etapas principais do projeto;
- Liste as tarefas e que compõem cada etapas do projeto;
- Organize as atividades em uma sequência lógica, considerando a ordem em que serão executadas;
- Estabeleça a relação de dependência entre as tarefas;
- Defina prazos para a conclusão de cada atividade.
3. Defina os símbolos a serem usados
Depois de organizar o fluxo de trabalho do projeto de forma cronológica, atribua símbolos pertinentes a cada elemento para esquematizar o fluxograma de projeto.
Aqui, existem inúmeras possibilidades de simbologia e você pode utilizar a que fizer mais sentido para o seu time. O importante é usar um padrão, para que todos os stakeholders compreendam as informações desenhadas.
Por exemplo:
- Retângulo = etapa principal do processo
- Retângulo arredondado = subetapa ou tarefa dentro de uma etapa principal
- Diamante = decisão a ser tomada
- Círculo = ponto de início ou término do processo
- Seta = fluxo de trabalho entre as etapas
- Linha pontilhada = fluxo alternativo de trabalho
4. Desenhe o fluxograma
Com todos os elementos delimitados, é o momento de montar o fluxograma de projeto de fato. Aqui, é importante se atentar a alguns detalhes, como:
- O fluxograma de projeto deve ser claro e legível;
- As informações devem ser facilmente visualizadas, com diferentes cores e símbolos;
- O fluxo de trabalho deve ser compreendido por todos, então, não se esqueça de incluir legendas com o significado de cada item.
5. Revise e aprimore
O fluxograma de projeto é uma ferramenta que facilita a visibilidade do fluxo de trabalho entre as partes interessadas. Por isso, compartilhe o fluxograma com os stakeholders e obtenha feedbacks para identificar os pontos de melhoria.
Além disso, lembre-se de atualizar o fluxograma à medida que o projeto avança, refletindo as mudanças nas etapas, subetapas e dependências.
Agora que você já sabe o passo a passo para montar o fluxograma, veja algumas dicas para aumentar o sucesso dessa ferramenta:
Boas práticas para montar seu fluxograma de projeto
1. Considere que desvios acontecem
O mundo dos projetos é dinâmico e sujeito a muitos imprevistos, por isso, o fluxograma também deve ser. Estabeleça momentos de revisão periódicos para garantir que o fluxograma de projeto esteja sempre atualizado e reflita a realidade das atividades.
2. Acompanhe e compare com a execução real
Por ser uma ferramenta visual, o fluxograma é ótimo para realizar o acompanhamento do progresso das etapas. Compare o fluxo real do trabalho com o mapeado no fluxograma inicial, identificando desvios e oportunidades de otimização.
3. Use uma ferramenta online
Existem diversas ferramentas especializadas em fluxograma, que possibilitam uma criação colaborativa, edição intuitiva e exportação em diferentes formatos. Assim, utilizar um sistema online facilita o processo de construção e compartilhamento do fluxograma, além de permitir acesso a recursos e símbolos mais facilmente.
Veja alguns exemplos de ferramentas a seguir!
4 ferramentas para montar um fluxograma de projetos
1. Lucidchart
O Lucidchart é uma ferramenta de diagramação inteligente especializada na construção de fluxogramas. Com ela, é possível personalizar formas, importar dados e integrá-lo com outros softwares de gestão de projetos.
Funcionalidades destaque:
- Biblioteca de formas de fluxogramas: tenha formas, contêineres funcionais e símbolos necessários para criar diagramas simples ou complexos.
- Colaboração em tempo real: edite, comente e compartilhe fluxogramas com sua equipe em tempo real, garantindo que todos estejam na mesma página.
- Integrações inteligentes: conecte-se com ferramentas como Google Drive e Dropbox para centralizar seus projetos e informações em um único lugar.
2. Miro
O Miro é uma ferramenta que permite a colaboração criativa em times de todos os tamanhos. Funcionando como um quadro branco infinito, ela facilita a visualização dos fluxos de trabalho através de diagramas, modelos de fluxograma, roadmaps e mapas mentais.
Funcionalidades destaque:
- Quadro branco infinito: crie fluxogramas dinâmicos e interativos em um espaço virtual ilimitado.
- Modelos prontos: utilize modelos de fluxogramas pré-criados para agilizar seu trabalho e se inspirar.
- Colaboração: tenha um espaço único de trabalho, compartilhe apresentação interativas e colabore em tempo real.
3. Canva
O Canva é uma ferramenta de design robusta, que apresenta opções de layout para documentos, apresentações, redes sociais, vídeos, sites e fluxogramas.
Funcionalidades destaque:
- Criação de fluxogramas visuais e atraentes: crie fluxogramas com um design profissional e fácil de usar.
- Extensa lista de modelos: explore uma vasta biblioteca de modelos de fluxogramas para diferentes tipos de projetos.
- Alta personalização: customize seus fluxogramas com cores, fontes, imagens e ícones.
4. Creately
O Creately oferece um ambiente de criação e diagramação com quadros brancos onde a criatividade pode fluir. Com ferramentas de desenho intuitivas, diversos recursos visuais e modelos pré-criados, o Creately permite criar fluxogramas colaborativos e altamente personalizados.
Funcionalidades destaque:
- Ferramentas de desenho: crie fluxogramas com total liberdade utilizando ferramentas de desenho intuitivas e diversas opções de formatação.
- Customização: personalize regras, fórmulas e acessos da maneira que preferir.
- Variedade de ferramentas: elabore fluxogramas, diagramas, mapas mentais e outros tipos de visuais com elementos fáceis de usar.
DICA! Fluxograma + gráfico de Gantt
Entenda o “porquê”, “quando” e “como” os projetos serão feitos ao combinar o fluxograma de projeto ao gráfico de Gantt!
O fluxograma de projeto fornece a visão geral das etapas, enquanto o gráfico de Gantt oferece os detalhes precisos. Dessa forma, ao combiná-los, é possível mapear o fluxo de trabalho de forma visual ao mesmo tempo que visualizar as tarefas, prazos e dependências com precisão.
Aprofunde seu conhecimento e saiba mais sobre o gráfico de Gantt:
Com o fluxograma de projeto e o gráfico de Gantt como seus aliados, você terá um projeto sob controle total, organizado, eficiente e com alta probabilidade de sucesso!
O que é um fluxograma de projeto?
O fluxograma de projeto é uma ferramenta visual que apresenta os elementos do fluxo de trabalho através de símbolos e facilita o entendimento das etapas do projeto.
Como fazer um fluxograma?
O fluxograma de projeto é feito em 5 passos:
1. Entenda o escopo do projeto
2. Liste as etapas e organize a ordem de execução
3. Defina os símbolos a serem usados
4. Desenhe o fluxograma
5. Revise e aprimore
Onde fazer um fluxograma?
Existem diversas formas de fazer fluxograma, mas a maneira mais prática é em ferramentas online como: Lucidchart, Miro, Canva e Creately.
