Fluxograma de projeto: 5 passos para montar o seu + DICA!

Organização impecável, visão clara do fluxo de trabalho, comunicação transparente e um projeto sob controle total: estes são apenas alguns dos benefícios de um fluxograma de projeto bem elaborado. 

O que é um fluxograma de projeto? 

O fluxograma de projeto é uma ferramenta utilizada para visualizar as etapas e os processos envolvidos em um projeto. Através do uso de símbolos gráficos que representam os elementos do fluxo de trabalho, ele apresenta a sequência de tarefas de forma clara e mostra a interconexão entre as etapas.

| Leia também: 5 etapas de um projeto  

Para o que serve o fluxograma de projeto?  

O fluxograma é uma ferramenta simples com o objetivo de facilitar o entendimento das etapas de um projeto. Por isso, ele serve para:  

Aumentar a visibilidade das etapas e subetapas do projeto 

O fluxograma fornece uma visão afunilada do projeto, na qual as etapas principais são detalhadas em subetapas, facilitando a compreensão do fluxo de trabalho completo. 

Identificar gargalos  

A representação visual do fluxo de trabalho facilita a identificação de atividades desnecessárias e processos incoerentes, impulsionando a melhoria operacional.  

Entender as dependências entre as atividades 

O fluxograma de projeto evidencia as relações de dependência entre as atividades, mostrando quais etapas precisam ser concluídas antes de outras poderem ser iniciadas. Com as dependências mapeadas, é possível tomar medidas proativas para evitar atrasos em etapas subsequentes e garantir o cumprimento do cronograma. 

Melhorar a comunicação entre a equipe 

Ao ter as tarefas claramente expostas, é possível direcionar a comunicação de forma mais assertiva, garantindo que cada membro da equipe esteja ciente de suas responsabilidades e prazos. 

Como montar um fluxograma de projeto? 

1. Entenda o escopo do projeto   

O primeiro passo para montar um fluxograma de projeto é compreender o escopo do projeto, isto é, as características e premissas do que será desenvolvido. Para isso, identifique:  

• Qual a justificativa do projeto; 
• Qual a finalidade do projeto; 
• Qual o objetivo do projeto; 
• Quais as entregas do projeto; 
• Quais as estimativas de tempo e custo;  
• Quais os critérios de aceitação. 

2. Liste as etapas e organize a ordem de execução 

Após saber o macro do que precisará ser feito, detalhe as ações em atividades palpáveis. Para isso:  

• Identifique as etapas principais do projeto; 
• Liste as tarefas e que compõem cada etapas do projeto; 
• Organize as atividades em uma sequência lógica, considerando a ordem em que serão executadas; 
• Estabeleça a relação de dependência entre as tarefas; 
• Defina prazos para a conclusão de cada atividade. 

3. Defina os símbolos a serem usados 

Depois de organizar o fluxo de trabalho do projeto de forma cronológica, atribua símbolos pertinentes a cada elemento para esquematizar o fluxograma de projeto. 

Aqui, existem inúmeras possibilidades de simbologia e você pode utilizar a que fizer mais sentido para o seu time. O importante é usar um padrão, para que todos os stakeholders compreendam as informações desenhadas. 

Por exemplo:  

• Retângulo = etapa principal do processo 
• Retângulo arredondado = subetapa ou tarefa dentro de uma etapa principal 
• Diamante = decisão a ser tomada 
• Círculo = ponto de início ou término do processo 
• Seta = fluxo de trabalho entre as etapas 
• Linha pontilhada = fluxo alternativo de trabalho  

4. Desenhe o fluxograma 

Com todos os elementos delimitados, é o momento de montar o fluxograma de projeto de fato. Aqui, é importante se atentar a alguns detalhes, como:  

• O fluxograma de projeto deve ser claro e legível; 
• As informações devem ser facilmente visualizadas, com diferentes cores e símbolos;  
• O fluxo de trabalho deve ser compreendido por todos, então, não se esqueça de incluir legendas com o significado de cada item.  

5. Revise e aprimore 

O fluxograma de projeto é uma ferramenta que facilita a visibilidade do fluxo de trabalho entre as partes interessadas. Por isso, compartilhe o fluxograma com os stakeholders e obtenha feedbacks para identificar os pontos de melhoria. 

Além disso, lembre-se de atualizar o fluxograma à medida que o projeto avança, refletindo as mudanças nas etapas, subetapas e dependências. 

Agora que você já sabe o passo a passo para montar o fluxograma, veja algumas dicas para aumentar o sucesso dessa ferramenta:  

Boas práticas para montar seu fluxograma de projeto 

1. Considere que desvios acontecem 

O mundo dos projetos é dinâmico e sujeito a muitos imprevistos, por isso, o fluxograma também deve ser. Estabeleça momentos de revisão periódicos para garantir que o fluxograma de projeto esteja sempre atualizado e reflita a realidade das atividades.  

2. Acompanhe e compare com a execução real 

Por ser uma ferramenta visual, o fluxograma é ótimo para realizar o acompanhamento do progresso das etapas. Compare o fluxo real do trabalho com o mapeado no fluxograma inicial, identificando desvios e oportunidades de otimização. 

3. Use uma ferramenta online  

Existem diversas ferramentas especializadas em fluxograma, que possibilitam uma criação colaborativa, edição intuitiva e exportação em diferentes formatos. Assim, utilizar um sistema online facilita o processo de construção e compartilhamento do fluxograma, além de permitir acesso a recursos e símbolos mais facilmente.  

Veja alguns exemplos de ferramentas a seguir!  

4 ferramentas para montar um fluxograma de projetos  

1. Lucidchart 

O Lucidchart é uma ferramenta de diagramação inteligente especializada na construção de fluxogramas. Com ela, é possível personalizar formas, importar dados e integrá-lo com outros softwares de gestão de projetos.  

Funcionalidades destaque: 

• Biblioteca de formas de fluxogramas: tenha formas, contêineres funcionais e símbolos necessários para criar diagramas simples ou complexos.  
• Colaboração em tempo real: edite, comente e compartilhe fluxogramas com sua equipe em tempo real, garantindo que todos estejam na mesma página. 
• Integrações inteligentes: conecte-se com ferramentas como Google Drive e Dropbox para centralizar seus projetos e informações em um único lugar. 

2. Miro 

O Miro é uma ferramenta que permite a colaboração criativa em times de todos os tamanhos. Funcionando como um quadro branco infinito, ela facilita a visualização dos fluxos de trabalho através de diagramas, modelos de fluxograma, roadmaps e mapas mentais. 

Funcionalidades destaque: 

• Quadro branco infinito: crie fluxogramas dinâmicos e interativos em um espaço virtual ilimitado. 
• Modelos prontos: utilize modelos de fluxogramas pré-criados para agilizar seu trabalho e se inspirar. 
• Colaboração: tenha um espaço único de trabalho, compartilhe apresentação interativas e colabore em tempo real.  

3. Canva 

O Canva é uma ferramenta de design robusta, que apresenta opções de layout para documentos, apresentações, redes sociais, vídeos, sites e fluxogramas.  

Funcionalidades destaque: 

• Criação de fluxogramas visuais e atraentes: crie fluxogramas com um design profissional e fácil de usar. 
• Extensa lista de modelos: explore uma vasta biblioteca de modelos de fluxogramas para diferentes tipos de projetos. 
• Alta personalização: customize seus fluxogramas com cores, fontes, imagens e ícones. 

4. Creately 

O Creately oferece um ambiente de criação e diagramação com quadros brancos onde a criatividade pode fluir. Com ferramentas de desenho intuitivas, diversos recursos visuais e modelos pré-criados, o Creately permite criar fluxogramas colaborativos e altamente personalizados. 

Funcionalidades destaque: 

• Ferramentas de desenho: crie fluxogramas com total liberdade utilizando ferramentas de desenho intuitivas e diversas opções de formatação. 
• Customização: personalize regras, fórmulas e acessos da maneira que preferir. 
• Variedade de ferramentas: elabore fluxogramas, diagramas, mapas mentais e outros tipos de visuais com elementos fáceis de usar.  

DICA! Fluxograma + gráfico de Gantt 

Entenda o “porquê”, “quando” e “como” os projetos serão feitos ao combinar o fluxograma de projeto ao gráfico de Gantt!  

O fluxograma de projeto fornece a visão geral das etapas, enquanto o gráfico de Gantt oferece os detalhes precisos. Dessa forma, ao combiná-los, é possível mapear o fluxo de trabalho de forma visual ao mesmo tempo que visualizar as tarefas, prazos e dependências com precisão.  

Aprofunde seu conhecimento e saiba mais sobre o gráfico de Gantt:

Com o fluxograma de projeto e o gráfico de Gantt como seus aliados, você terá um projeto sob controle total, organizado, eficiente e com alta probabilidade de sucesso!