Gerenciamento de aquisições: o que é e como fazer do jeito certo?

Quem tem contato com o PMBOK® sabe que, dentro do gerenciamento de projetos, há várias áreas do conhecimento que interagem entre si. Essas áreas garantem que exista um processo para gerenciar cada parte do projeto, desde o escopo que ele deve seguir até os riscos a que ele está sujeito. Nesse post, vamos te mostrar detalhadamente uma dessas áreas do conhecimento: o gerenciamento de aquisições, que compreende todas as compras e contratações feitas ao longo de um projeto.

Vamos começar?

O que é gerenciamento de aquisições?

De forma simples, o gerenciamento de aquisições é o processo que cuida da compra (ou contratação) dos produtos ou serviços necessários para a execução de um projeto.

Ele representa uma das 10 áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos que constam no Guia PMBOK®, e seus processos podem interagir entre si e com os processos de outras áreas. Segundo o Guia, o gerenciamento das aquisições envolve processos de gerenciamento e controle de contratos, pedidos de compra, acordos de nível de serviço (SLAs) ou memorandos de entendimento (MOAs).

Outra área de conhecimento em gerenciamento de projetos é o gerenciamento de riscos. Saiba mais em nosso post especial sobre o assunto.

Dessa forma, o principal objetivo do grupo de processos de gerenciamento de aquisições é garantir que os recursos necessários ao projeto sejam adquiridos;

• de acordo com as leis locais, nacionais e internacionais;
• do fornecedor certo;
• no prazo esperado;
• na quantidade necessária;
• na qualidade adequada;
• e pelo preço estabelecido no orçamento.

Além disso, é responsabilidade do gerenciamento de aquisições garantir que os recursos adquiridos sejam entregues e estejam disponíveis conforme o que for estabelecido na etapa de planejamento.

Acompanhe no próximo tópico e descubra como é feito o gerenciamento de aquisições.

Como fazer o gerenciamento de aquisições?

Para garantir que a aquisição dos recursos do projeto tenha sucesso, é necessário gerenciá-las com base em três etapas: planejamento, condução e controle. Na prática, pode ser que essas etapas não sejam tão lineares como na teoria, afinal, seria impossível descrever um modelo que servisse para todos os projetos. Como cada um tem suas particularidades e complexidades, o modelo pode precisar ser adaptado conforme o caso.

De qualquer forma, vamos detalhar cada etapa do gerenciamento de aquisições conforme o que consta no Guia PMBOK®. Confira:

1)      Planeje o Gerenciamento das Aquisições

O planejamento do gerenciamento de aquisições é a parte que define o que, como e quando será comprado.

Informações como o produto ou o serviço que será comprado ou contratado; quais características a solução deve ter; em qual quantidade/ por quanto tempo e quais serão os critérios de seleção do fornecedor devem ser coletadas com base nos documentos do projeto, como o TAP ou o plano de gerenciamento do projeto.

Além disso, é nessa etapa que deve ser feita a divulgação da oportunidade de venda para o mercado, por meio de editais, licitações, RFPs (Request for Proposal) ou outros. Feito isso, é necessário também definir a estratégia de aquisição, isto é, os métodos de entrega, os tipos e as condições de pagamento e as fases da aquisição.

Por fim, para oficializar as decisões feitas na etapa, deve-se produzir um plano de gerenciamento das aquisições que, dependendo das políticas da empresa, pode ser feito de maneira formal ou informal, com mais ou menos detalhes.

Com tudo no papel, você estará pronto para colocar o plano em ação!

2)      Conduza as Aquisições

A segunda etapa do gerenciamento de aquisições é conduzi-las. Mas como isso acontece, efetivamente?

Segundo o PMBOK®, “conduzir as aquisições é o processo de obtenção de respostas de vendedores, seleção de um vendedor e adjudicação de um contrato”, o que significa que, ao final dessa etapa, o responsável deverá ter em mãos um contrato fechado com o vendedor escolhido.

Lembra que comentamos, no início desse post, que os processos do gerenciamento de aquisições interagem com processos de outras áreas? É nessa etapa que a interação fica mais evidente.

Isso acontece porque o processo de escolha de um fornecedor deve considerar informações de outros planos de gerenciamento: o do escopo, dos requisitos, das comunicações, dos riscos, da configuração e também a linha de base de custos.

Sendo assim, é fundamental que o(s) responsável(is) pela seleção de fornecedores tenham conhecimento de todas as áreas do projeto para fazerem uma boa escolha.

3)      Controle as Aquisições

O próximo passo no gerenciamento da aquisições tem como papel gerenciar o contrato firmado entre a empresa que está realizando o projeto e a fornecedora da solução.

Isso significa que a equipe responsável pelo controle das aquisições deve gerenciar as mudanças necessárias no plano e garantir o cumprimento dos acordos, bem como reivindicar alterações mediante o descumprimento de alguma cláusula ou requisito.

Afinal, tanto o comprador como o vendedor gerenciam o contrato de aquisição com objetivos comuns: ambos desejam garantir que as duas partes cumpram as obrigações que assumiram no contrato e que os seus direitos sejam protegidos.

Como essa tarefa requer conhecimento em administração de contratos, é comum que algumas organizações destinem a responsabilidade dela para outra equipe que não a responsável pela execução do projeto. De acordo com o PMBOK®, as atividades administrativas envolvidas no processo de controle de aquisições são:

• Coleta de dados e registros de gerenciamento do projeto: manutenção de registros detalhados de desempenho físico e financeiro, estabelecimento de indicadores de desempenho de aquisições mensuráveis (valor agregado, por exemplo);
• Refino de planos e cronogramas de aquisições;
• Coleta, análise e reporte de dados do projeto relacionados a aquisições e preparação de relatórios periódicos para a organização;
• Monitoramento do ambiente de aquisições, para que a implementação possa ser facilitada ou ajustes possam ser feitos; e
• Pagamento de faturas.

E esses são os procedimentos que devem ser feitos no gerenciamento das aquisições. Logicamente, ao final da negociação, quando ambas as partes tiverem cumprido com suas obrigações contratuais, o último passo a fazer é encerrar o contrato.

Como comentamos, em algumas organizações a equipe responsável pelas compras não é a mesma que a equipe do projeto. Elas podem ser chamadas de equipes de compras, contratação ou aquisições. Vamos ver mais sobre isso no próximo tópico.

Modalidades de gerenciamento de aquisições

Centralizado

Adotar o modelo de gerenciamento de aquisições centralizado significa atribuir a uma equipe especializada em compras a responsabilidade de administrar as aquisições do projeto.

Nesse caso, o conhecimento especializado na área proporciona maior controle sobre as contratações, maior padronização dos processos e mais economia para o projeto.

No entanto, o fato de o gerente de projetos não ser o principal responsável das aquisições pode trazer algumas desvantagens. Por exemplo, se os requisitos de qualidade não forem bem conhecidos pelo departamento, ele corre o risco de adquirir um produto ou serviço com menor custo, mas que não atenda às necessidades do projeto, comprometendo sua execução.

Ou, ainda, pode ser que o departamento fique atolado de demandas e, ao atrasar a compra de soluções importantes, torne-se um obstáculo para o andamento do projeto, ao invés de contribuir com ele.

Por isso, se você for escolher o modelo de gerenciamento de aquisições centralizado, certifique-se de que a comunicação entre as equipes seja eficiente e transparente, para que a equipe de compras saiba exatamente quais requisitos deve priorizar ao escolher os fornecedores e a equipe do projeto saiba qual o prazo pelo qual deve esperar.

Descentralizado

Já o gerenciamento de aquisições descentralizado é aquele em que a própria equipe do projeto fica responsável pela administração das compras.

A principal vantagem de utilizar esse tipo de gerenciamento é que as compras serão mais alinhadas com os requisitos do escopo, já que a mesma equipe que solicita as soluções as adquire, tendo controle sobre as características dos produtos e serviços escolhidos.

Além disso, é natural que o gerente de projetos tenha mais autoridade sobre o processo, e como a equipe não precisa atender às compras de outras áreas do negócio, tem mais tempo para dedicar-se apenas às compras do projeto, eliminando a chance de tornar-se um gargalo e atrapalhar o ritmo de execução das atividades.

Porém, é preciso ficar atento para que o processo de compras siga um padrão, como forma de minimizar os riscos que são maiores quando não se tem tanto conhecimento em contratos. Para garantir que nenhum desvio aconteça, é interessante estabelecer políticas e diretrizes para nortear as decisões da equipe e aumentar as chances de as aquisições derem certo.

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