Durante a execução de um projeto, é essencial que você tenha uma perspectiva ampla e clara de como as horas de trabalho da sua equipe estão distribuídas. Esse fator aparentemente simples tem forte impacto sobre o custo do projeto – para você e para o seu cliente, bem como sobre a avaliação final de sua execução, no que se refere ao aproveitamento de um “insumo” básico: a força de trabalho.
A gestão de apontamento em projetos é justamente a metodologia empregada para fazer o monitoramento e controle das horas trabalhadas pela equipe, de forma detalhada e eficiente. Neste artigo, você entenderá melhor o que é a gestão de apontamentos e como ela é realizada na prática.
Por que é importante fazer a gestão de apontamento em projetos?
Ao longo de um projeto, o uso de insumos pode ser a fonte de vários problemas. Se houver mau uso ou mau aproveitamento, o desperdício significa custos adicionais. Por outro lado, devido à alocação incorreta dos suprimentos, também podem surgir gargalos e atrasos no desenvolvimento de etapas do projeto.
Esta mesma lógica se aplica ao emprego da mão de obra na execução do projeto. A falta de controle sobre o uso do tempo de seus funcionários pode levar à baixa produtividade, ociosidade, dedicação de horas de trabalho a tarefas de menor prioridade. Indiretamente, o mau aproveitamento do tempo também encarece o projeto.
Para evitar esses problemas, é indispensável que o gestor possua um sistema e ferramentas para monitorar as horas de trabalho. Assim, ele terá condições de identificar a necessidade de uma intervenção. Ao fim do projeto, ele também terá informações úteis para avaliar o uso da força de trabalho e implementar melhorias nos próximos projetos.
Quais são seus principais benefícios?
O grande benefício da gestão de apontamentos está em permitir a identificação rápida de erros na alocação de um insumo valioso, que não pode ser “esticado” ou reposto: o tempo da equipe. Sem registros, é impossível identificar para onde as horas trabalhadas estão indo.
Com os registros, por outro lado, o gestor consegue comparar as horas realizadas com as horas previstas. Assim, podemos determinar se uma atividade está recebendo mais ou menos tempo do que seria necessário. Esse é o ponto de partida para descobrir se a produtividade da equipe está adequada, inadequada ou até mesmo superando as expectativas.
Mas a gestão de apontamentos não é apenas útil para avaliar a equipe. A demora na execução de certas atividades também pode ser um sinal de que há obstáculos no projeto, ou até mesmo alguma falha em sua estruturação. Em outras palavras, pode haver algum fator alheio aos colaboradores que está atrapalhando o avanço das atividades. Isso pode ser observado rapidamente quando as horas trabalhadas ultrapassam as horas previstas.
Para completar, a gestão de apontamentos ainda permite obter mais assertividade e transparência na cobrança junto aos clientes. Afinal, ele gera relatórios detalhados, que comprovam a dedicação da sua equipe para a execução do projeto, e que asseguram que não houve falha no cálculo das horas trabalhadas.
Como funciona?
Para que a gestão de apontamentos possa ser realizada, é preciso ter uma ferramenta que permita realizar o registro das horas de trabalho. Em princípio, até mesmo uma planilha de dados pode servir para esta finalidade; e também existem softwares, pagos e gratuitos, voltados especificamente para essa função disponíveis no mercado. No entanto, os melhores resultados são obtidos quando seu sistema de gestão de projetos inclui esse recurso.
A gestão de apontamentos pode ser realizada de maneira bastante simples. É preciso que o colaborador registre a data, a atividade desempenhada e a quantidade de horas dedicadas a ela. Note como é prático, já que o próprio colaborador pode fazer o registro; cabe então ao gestor somente fazer o acompanhamento e a análise das horas trabalhadas por sua equipe.
Quais são as vantagens do uso de uma ferramenta voltada à gestão de apontamento em projetos?
Confiabilidade das informações
A primeira vantagem de usar uma ferramenta desenvolvida especificamente para esta finalidade é que o cálculo de horas trabalhadas será automático. Basta acionar a ferramenta para que o contador de tempo comece a funcionar, até o momento em que o próprio colaborador indique que parou de trabalhar naquela atividade. Assim, o tempo registrado é preciso ao nível dos segundos.
Detalhamento de informações
Outra vantagem importante é que essa ferramenta permite maior detalhamento das informações que constam no registro. Além da atividade desempenhada e do tempo dedicado a ela, o contador também inclui a data e a hora de início e término, além do status da atividade. Outros detalhes podem ser incluídos pelo colaborador, na forma de comentários, para que o gestor consiga acompanhar o avanço da atividade.
Controle facilitado
Para o gestor, é muito mais prático ter acesso ao controle de horas da sua equipe por meio de uma ferramenta própria para isso. Todos os registros podem ser visualizados de maneira prática em um painel de controle centralizado. Não é preciso salvar e manusear diversas planilhas separadamente para ter uma visão geral da produtividade dos colaboradores em cada etapa do projeto.
Integração com outros recursos de gestão de projetos
Finalmente, é importantíssimo lembrar que, ao usar uma ferramenta de controle de horas integrada ao sistema de gestão de projetos, você consegue combinar este recurso com outros do sistema. Não é preciso exportar dados de um software para o outro. Os dados inseridos para o controle de horas, como comentários sobre problemas e soluções, podem ser facilmente transportados para outros aspectos da gestão do projeto.
Como você pode perceber, com o auxílio da ferramenta adequada, a gestão de apontamento em projetos é muito simples, prática e eficiente. Ao mesmo tempo, ela é essencial para acompanhar a evolução do trabalho, identificar problemas, avaliar sua equipe e adotar medidas voltadas para a melhoria contínua. Por isso, vale a pena investir em um sistema de gestão de projetos que inclua o recurso do controle de horas trabalhadas.
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