Mesmo que a escolha de uma solução de gerenciamento de projetos para subsidiar os esforços de gestão deva ser uma prioridade, a empresa não deve se deixar levar por propagandas ou considerar a popularidade que determinada tecnologia tem no mercado como critério de decisão. Se assim fizer, se arrisca a arcar com um grande desperdício de recursos, sobretudo, financeiro.
Os gestores devem realizar um diagnóstico de todas as demandas que deverão ser solucionadas pela futura ferramenta. Com essas informações em mãos, poderão compreender melhor como a tecnologia vai interagir, de maneira prática, com os processos existentes da empresa.
Consequentemente, não seria difícil optar por uma solução de gerenciamento de projetos online, dados os seus inúmeros benefícios. Veja por que:
Porque há velocidade de acesso aos arquivos
Fato é que as equipes de projeto já vivem conectadas. Que tal seria se essa conectividade fosse convertida em produtividade? O software de gerenciamento de projetos online é uma outra maneira para os membros interagirem e atuarem em conjunto.
Por sua natureza online, as ferramentas possuem interfaces intuitivas que facilitam o aprendizado, quer dizer, é tão simples como navegar em um site. Ou seja, as ferramentas online viabilizam o acesso aos arquivos de maneira muito mais simples e rápida.
Porque na web é um ambiente colaborativo
As soluções online dispõem de recursos de colaboração. Se for o caso da empresa atuar com equipes virtuais — como costuma acontecer —, discussões, troca de mensagens instantâneas, alertas de e-mail e compartilhamento de arquivos são facilmente viabilizados.
A possibilidade de reunir toda informação em um único espaço poupa muito tempo que seria desperdiçado no envio de vários e-mails, por exemplo. Isso também colabora com o registro de informações, que ficam devidamente arquivadas e organizadas.
Porque os custos são mais baixos
Lá se vão os dias em que era preciso investir um capital grandioso em infraestrutura, tais como servidores e equipe de TI para implementar um Software de Gestão de Projetos na Web. Atualmente, em vez de desembolsar um alto valor, basta aderir a alguma plataforma de gerenciamento de projetos online.
Normalmente, um custo mensal é suficiente para a empresa contar com inúmeros recursos de gestão. Uma boa conexão de internet e alguns computadores baratos são tudo que a organização necessita para fazer uso da solução.
Quer dizer, contar com um enorme aparato de hardware, com um especialista em TI, ou mesmo com fornecedores de suporte técnico é totalmente desnecessário — o que reduz muitos gastos.
Porque há mais flexibilidade na web
Um dos principais benefícios de fazer uso de um software de gerenciamento de projetos online é a sua acessibilidade. Ou seja, com tal ferramenta torna-se possível trabalhar a qualquer hora, em qualquer lugar, desde que haja conexão com a web, é claro.
Mas não só isso: a maioria das soluções baseadas na web atuam em diferentes plataformas, ou seja, o software tem a possibilidade de ser usado em diferentes computadores e sistemas operacionais. Algumas empresas, inclusive, oferecem uma versão de um aplicativo móvel que permite gerenciar os projetos usando smartphone ou tablet.
Resumindo, se comparados aos softwares instalados no próprio desktop, os sistemas de gerenciamento de projetos online trazem vantagens evidentes, e tudo leva a crer que dominarão totalmente o mercado nos próximos anos.
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