GTD Parte 1

No post anterior sobre GTD, vimos o método de coleta, é a forma onde recolhemos todos os conteúdos da nossa “Caixa de Entrada” que estavam pendentes de algum processamento.

Como já foi dito, a coleta é uma fase muito importante do método GTD, mas quem mantém o funcionamento da produtividade pessoal é o processamento, esse é o responsável por analisar cada item e decidir o que fazer com cada um deles.

A idéia é que a cada ciclo de processamento, você esvazie toda a sua “Caixa de Entrada”, e organize cada item em forma de ação, por exemplo: Agendamentos, tarefas pendentes e referencias arquivadas ou terão sido descartados caso não precisem mais ser guardados.

David Allen, no livro “A Arte de Fazer Acontecer” (“Getting Things Done”, origem do acrônimo GTD), define este processamento em três alternativas básicas: Fazer, Delegar e Adiar.

O processamento não pode parar

Não temos controles dos itens que podem chegar na nossa caixa de entrada, por isso o processamento deve ser feito todos os dias e varias vezes por dia.

O primeiro processamento é o mais longo e trabalhoso, já que a primeira vez que se faz essa coleta e sua caixa de entrada fica enorme. Depois do primeiro processamento, os próximos serão mais simples e rápidos, já que a idéia é sempre deixar a caixa de entrada vazia.

Para o processamento no GTD dar certo, você precisa realizá-lo todos os dias, de acordo com o volume que chegam os itens na sua caixa de entrada, para que o excesso de tarefas pendentes de processamento não o sufoque, e falte espaço no seu dia para o que realmente importa.

Vitórias imediatas: itens que não geram pendência

Lembramos que, fazer o processamento todos os dias na sua caixa de entrada, não significa resolver todos os itens naquele instante, assim que eles chegam, esse processamento rápido serve como triagem para organizar as demandas importantes e que realmente interessam.

Devemos dar também uma atenção especial aos itens recebidos, que não devam gerar pendência para você – ou seja, trate rapidamente os itens que você:

  • Pode descartar imediatamente;
  • Pode resolver imediatamente;
  • Pode classificar como referência e simplesmente arquivar, porque o item tem utilidade, mas não exige ação nenhuma.

Classificando conforme a próxima ação

Itens que geram pendências devem ter três destinos diferentes, dependendo da próxima ação exigida por eles:

  • Uma agenda, no caso das ações que têm data e hora para acontecer, chamados de compromissos;
  • Uma lista de próximas ações, que chamaremos de tarefas, que não têm data e hora marcada e podem ser realizadas no momento em que você tiver condições ou que as circunstâncias estejam disponíveis;
  • Uma delegação: Quando a próxima ação associada a este item cabe a mais alguém, encaminhe, mas registre a pendência ou agendamento correspondente à necessidade de esperar o retorno, para ter certeza de que a pessoa recebeu e entendeu a delegação, e verificar posteriormente caso não haja o retorno.

Há também 2 casos específicos em que a ação é colocada em listas à parte:

  • A lista de ações de algum projeto pessoal seu em andamento, que seja complexo a ponto de merecer um processamento à parte;
  • A lista de ações “algum dia/talvez” – ações que você gostaria de manter registradas, mas não são propriamente pendências, porque você ainda não decidiu realizá-las.

As categorias a cima permitem que você comece a tratar seus itens, mas a idéia é que você entenda quais são as classificações existentes.
No próximo post vamos detalhar melhor essa Próxima Ação e apresentar as três leis universais para um processamento bem feito.

Fonte: http://www.efetividade.net/2011/06/21/gtd-e-processamento-como-domar-sua-caixa-de-entrada/