O que é 5W2H e como fazer um plano de ação

Apesar de ser prejudicial para a execução dos projetos, muitas pessoas passam mais tempo planejando do que pondo a mão na massa. A procrastinação, então, torna-se uma das principais culpadas da baixa produtividade e, consequentemente, do atraso nas entregas dos projetos. Mas temos uma boa notícia: existem meios para evitar que isso aconteça! Utilizar metodologias como a 5W2H, que ajuda a estruturar planos de ação rápidos, objetivos e completos. Continue lendo e aprenda o que é e como fazer um plano de ação 5W2H para eliminar a procrastinação e aumentar a produtividade na sua empresa!

O que é 5W2H?

5W2H é uma sigla que representa as 7 perguntas que devem ser feitas ao elaborar um plano de ação (5 que começam com W e 2 com H). São elas:

• “What?”, que significa “o quê?”
• “Why?”, que significa “por quê?”
• “Who?”, que significa “quem?”
• “Where?”, que significa “onde?”
• “When?”, que significa “quando?”
• “How?”, que significa “como?”
• “How much?”, que significa “quanto?”

Por exemplo, ao planejar a execução de uma atividade referente à contratação de um novo colaborador, pode-se fazer um plano de ação 5W2H como este:

• What? (O quê?) Contratar um novo colaborador para o setor administrativo.
• Why? (Por quê?) Porque a demanda está crescendo e se tornou maior do que a capacidade da equipe atual.
• Who? (Quem?)Roberta, profissional de RH.
• Where? (Onde?) No escritório da empresa.
• When? (Quando?)Até o fechamento do mês.
• How? (Como?)Primeiro, será feita a divulgação da vaga. Em seguida, os interessados serão chamados para entrevistas individuais na sede da empresa, e serão entrevistados por Roberta. Seguindo os critérios próprios organização, um dos candidatos será selecionado. Luiza, que é assistente administrativa, será responsável pelos trâmites legais do processo de contratação.
• How much? (Quanto custa?) O orçamento liberado para o processo de contratação é de $50 para divulgação da vaga, 10h de trabalho da profissional de RH e 3h da assistente administrativa.

Este é apenas um exemplo simples de como funciona o plano de ação 5W2H. Agora, vamos entender com mais detalhes o que quer dizer cada W e cada H dessa metodologia:

What (o quê)

Além de servir para a identificação do plano de ação, o “o quê” também ajuda quem está analisando o plano a entender exatamente o que será feito, de maneira clara. Por vezes, atividades similares de um mesmo projeto acabam sendo misturadas e a execução delas fica prejudicada. Por isso, não deixe de dar um título adequado para a sua atividade.

Why (por que?)

Toda ação deve ter uma justificativa já que, além de demandar tempo de trabalho dos colaboradores, pode consumir recursos financeiros da organização. Assim, procure descrever em termos práticos o motivo de a atividade estar sendo desenvolvida.

Isso pode ajudar até mesmo na priorização das atividades dado que, tendo consciência dos porquês, o gestor pode perceber quais atividades são mais críticas e precisam ser concluídas com antecedência.

Who (quem?)

Por mais que possa haver várias pessoas envolvidas na execução de uma atividade, é importante nomear um responsável que responda por cada uma. Afinal, como diz o ditado, cachorro com dois donos morre de fome.

Você pode nomear um departamento como responsável pela execução da tarefa, se ela envolver várias áreas da empresa, mas se a atividade for restrita a um departamento, a melhor opção é nomear apenas uma pessoa.

Where (onde?)

Pode parecer óbvio, mas é muito importante determinar o local onde a atividade será realizada. Em alguns casos, a atividade precisa ser realizada em mais de um lugar, e se isso não constar no plano de ação 5W2H, os custos de deslocamento vão ser esquecidos na hora de fazer o orçamento.

When (quando?)

O “quando” é uma informação primordial para qualquer atividade pois, sem um prazo definido, as tarefas tendem a ser procrastinadas e esquecidas. Por isso, não deixe de estabelecer um prazo claro (e realista) e registrá-lo no plano de ação.

How (como?)

Quando uma pessoa consulta o plano de ação 5W2H, deve ser capaz de saber tudo sobre a atividade, todos os detalhes, inclusive o “modo de fazer”. Conforme a complexidade, você pode descrever o processo em passos e numerá-los ou, se não houver necessidade, fazer apenas uma descrição breve.

De qualquer modo, o importante é que o plano sirva como material de consulta ao longo do processo, afinal, conforme o tempo vai passando, podem surgir dúvidas sobre como se deve executar as atividades propostas.

How much (quanto?)

Por fim, deve-se estimar o orçamento do plano de ação. Em algumas atividades essa etapa pode não ser necessária, como por exemplo a criação de um website para a empresa, feita por um colaborador já contratado, que não requer nenhum custo adicional. Neste caso, pode-se suprimir o H “how much?”, transformando a metodologia em “5W1H”.

Mas, por exemplo, se a organização deseja criar um novo website e não conta com colaboradores qualificados para essa atividade, pode optar por contratar um web designer terceirizado, e então desembolsar um custo adicional pelo serviço. Neste caso, sim, a estimativa do orçamento é necessária, já que não é uma despesa prevista.

Agora que você qual é a ideia por trás da metodologia 5W2H, podemos seguir para o próximo tópico. Vamos aprender como fazer um plano de ação 5W2H?

Como fazer um plano de ação 5W2H

Para fazer um plano de ação 5W2H, a etapa mais importante é responder as 7 perguntas que o método propõe, mas ela não é a única. Atente-se ao nosso passo a passo:

1.      Escolha o suporte

Antes de pensar em responder às perguntas 5W2H, escolha um suporte para abrigar seu plano de ação. O ideal é que seja uma plataforma online, para que o plano possa ser compartilhado e consultado por todos os envolvidos nas atividades, como é possível no Google Planilhas, por exemplo. Além disso, programas de planilhas têm espaço para múltiplos planos de ação, então são uma alternativa interessante para que eles sejam armazenados ao longo do tempo.

Você pode elaborar o plano de ação primeiro no papel, junto aos outros envolvidos na atividade, e depois passar a versão definitiva para o programa, ou já construí-lo direto na ferramenta, se preferir.

2.      Monte o modelo do plano de ação

Depois de escolher o suporte que você vai utilizar para construir seu plano de ação 5W2H, prepare o “esqueleto” que vai servir de modelo para o seu plano. Ele deve ser composto de 7 colunas, para as perguntas “O quê?” “Por quê?” “Quem?” “Onde?” “Quando?” “Como?” e “Quanto custa?”. A linha horizontal servirá para descrever a atividade, logo, se você adicionar mais de uma linha, poderá monitorar várias atividades no mesmo plano de ação.

Se quiser, você pode adicionar mais colunas para numerar as atividades, acompanhar o status (no prazo, em atraso, entregue etc.), a prioridade e assim por diante — fica a seu critério. Aqui, estamos apresentando o modelo clássico. Ao final, seu modelo deve estar parecido com este exemplo:

Com o modelo em mãos, você tem a ferramenta para construir quantos planos de ação forem necessários.

3.      Preencha as informações

Por fim, o último passo é preencher o modelo com as informações das atividades que você quer monitorar. Responda às 7 perguntas de forma clara e objetiva, sem rodeios. Afinal, o plano de ação 5W2H vem para facilitar a comunicação das atividades, não complicar.

Benefícios do plano de ação 5W2H

Reduz a ociosidade e aumenta a produtividade

A ociosidade é uma das maiores inimigas da produtividade, e muitas vezes ela é desencadeada pela falta de informação. Um colaborador que não sabe exatamente o que deve fazer, quais são os prazos, os objetivos e os métodos para realizar determinadas atividades pode ficar “ao léu”, prejudicando a produtividade da equipe e até mesmo o ciclo de vida do projeto.

Por isso é tão importante contar com um documento completo como o plano de ação 5W2H, que não deixa dúvidas sobre as atividades que precisam ser realizadas dentro da organização. Saber o prazo, a maneira de fazer e o motivo por trás da atividade ajuda o colaborador a se mobilizar e se comprometer a executá-la.

Melhora a comunicação

Como mencionamos há pouco, ter um plano de ação 5W2H ajuda muito na comunicação das atividades.

O documento implementa uma linguagem comum entre os colaboradores envolvidos, já que todos podem consultar o mesmo plano para obter as informações de que precisam, que estão centralizadas num lugar só.

Aumenta a capacidade de entregar no prazo

Com a produtividade em dia e a comunicação interna alinhada, é natural que a capacidade de entregas da equipe seja otimizada. Afinal, a equipe utilizará o tempo com mais consciência e não perderá tempo por falta de informação ou por estar “pescando” informações sobre as atividades em vários lugares diferentes.

Ajuda no planejamento dos recursos

Você viu que a construção de um plano de ação 5W2H envolve a definição dos custos que a ação vai demandar, os quais devem ser indicados na coluna “how much?” (“quanto custa?”). A presença desse orçamento vai ajudar a organização a planejar melhor os recursos necessários e ter certeza de quanto terá que gastar em cada atividade.

Essa noção é importante para que a empresa possa planejar futuras iniciativas com base na disponibilidade de recursos financeiros e humanos.

Todos esses benefícios e a simplicidade do plano de ação 5W2H fazem o método ser muito eficiente. Ele é usado há muitos e muitos anos por diversas civilizações, para os mais diferentes objetivos. Há pessoas que utilizam o método para planejar viagens, metas pessoais e até mesmo professores o utilizam para desenvolver planos de aula.

É difícil apontar com precisão quem inventou o 5W2H, mas alguns estudos confirmam que a origem do conceito está relacionada a pensadores como Hermágoras de Temnos, Quintiliano e Aristóteles. Eles acreditavam que, para entender completamente um acontecimento ou um objeto, era necessário obter a resposta para as 7 perguntas propostas.

Hoje, o conceito é adaptado por jornalistas, funcionando como base para investigação e reportagem de fatos, e também por administradores de empresas, como forma para definir os detalhes do plano de ação das atividades de um projeto.

Se você gostou de aprender sobre o plano de ação 5W2H, aproveite e dê uma olhada no nosso post especial com 4 dicas de boas práticas para melhorar a gestão empresarial e conheça algumas outras ferramentas úteis para construir e gerenciar seus planos de ação.