O que é pipeline de gestão de projetos?

O sucesso no gerenciamento de projetos está intimamente ligado à habilidade da organização em estabelecer prioridades para as demandas que surgem. Com uma seleção bem-feita, os esforços podem ser coordenados de forma racional, de maneira que as decisões e as estratégias culminarão no crescimento da qualidade, da satisfação do cliente e, também, da competitividade da organização frente aos concorrentes.

Portanto, compreender as características da pipeline da gestão de projetos e realizar a sua implementação de maneira correta é muito importante para o planejamento estratégico da organização. Quer saber mais sobre esse assunto? Não deixe de ler a nossa postagem de hoje!

Como funciona a pipeline da gestão de projetos

É importante deixar claro que a pipeline é a fase pela qual uma demanda pode ou não se transformar, efetivamente, em um projeto. De forma mais simples, esse processo pode ser comparado a um filtro. Imagine, por exemplo, que o departamento de recursos humanos apresenta a necessidade de uma plataforma web para os processos seletivos. O intuito é possibilitar o envio virtual de currículos, confrontando os requisitos da vaga com cada perfil cadastrado, o que tornaria o recrutamento mais assertivo. Mas, ao mesmo tempo, vários outros departamentos enviam necessidades para o PMO.

Após um criterioso processo de avaliação, as deficiências mais inadiáveis e com maior potencial de proporcionarem um impacto favorável para os negócios se convertem em projetos reais, enquanto as outras esperam uma fase mais apropriada para terem sua execução aprovada.

Até que uma necessidade venha a se tornar um projeto, e, posteriormente, entrar em andamento, precisa percorrer algumas etapas que servem para filtrar as necessidades dos clientes e assegurar a seleção daquelas demandas mais importantes para a empresa. Ainda que possam ser citadas as fases de conversão de demandas em projeto, determinação das prioridades, autorização de início do projeto e mensuração dos benefícios, essa segunda requer maior destaque no que se refere à pipeline de gestão de projetos.

Como priorizar componentes da pipeline de gestão de projetos na sua empresa

Para colocar em operação um processo de priorização de componentes na organização é necessário, sobretudo, ter objetivos bem definidos e disseminados em toda a empresa. Isso quer dizer que é importante se valer de modelos comparativos para avaliar as diversas oportunidades de investimento, pontuando como prioridade aquelas que mostram maior relevância para a estratégia da companhia.

Quando não existe um modelo de avaliação padronizado, que considera os atores estratégicos importantes, bem como as variáveis relacionadas às prioridades do negócio, qualquer tipo de análise se torna subjetiva e mais suscetível a erros.

O Custo de Oportunidade

Todas as decisões envolvem o chamado “custo de oportunidade”:

Exemplo 1 – Executar o projeto A tem o custo de oportunidade de não executar o Projeto B

Exemplo 2 – Viajar tem o custo de oportunidade de adiar os estudos para a certificação de gerente de projetos PMP.

Conseguir uma coisa significa abrir mão de outra. Como determinar as melhores escolhas?

Os benefícios de implementar uma pipeline de gestão de projetos

Dentre os vários benefícios de uma pipeline de gestão de projetos, podem ser destacados:

A facilidade de identificar oportunidades de negócio que proporcionem maior eficiência às atividades e à organização como um todo;

Processos de trabalho melhor estruturados;

Seleção mais assertiva de projetos;

Redução de custos;

Valorização do PMO, fazendo dele um apoio estratégico para que a empresa alcance seus objetivos de negócio.

Exemplo prático: investindo nos projetos mais adequados

A forma mais comum de priorização de projetos está relacionada a definição de critérios relevantes para a empresa e a pontuação de cada projeto em cada critério, onde aquele que obtiver a melhor nota será considerado o mais prioritário.

Os critérios que podem ser utilizados na sua estrutura de pipeline podem ser estratégicos, financeiros, riscos relacionados aos projetos entre vários outros, cabendo a organização definir quais são os mais relaventes para balizar a priorização dos seus projetos.

Como exemplo simples e prático vamos utilizar dois critérios: Retorno sobre o Investimento (ROI) e Prazos, ou seja, o Projeto com o melhor ROI dentro do menor prazo irá ter preferência na sua execução. Organizamos uma planilha com potuações pré determiadas para auxiliar na tomada de decisão:

Tomando a decisão correta

Conforme o exemplo, conseguimos identificar de forma clara que o projeto 1 apresenta um alto ROI em um curto espaço de tempo, logo este seria o projeto prioridade de execução para a organização.

Importante destacar que os critérios são estimativas e podem não se concretizar na prática, portanto é importante manter as informações dos projetos registradas e sempre que possível acompanhar o seu desenvolvimento, ferramentas como Gráfico de Gantt e painéis de Status report são cruciais para ajustar a sua escolha com os critérios determinados.

Agora, conte para nós: como funciona o processo de priorização de projetos na sua empresa? Você pensa em estabelecer uma pipeline de gestão de projetos no seu negócio? Deixe um comentário e compartilhe as experiências!