O software para outsourcing certo garante eficiência e produtividade em processos de serviços especializados.
Entre as principais dificuldades em operações de outsourcing está a alocação ineficiente de recursos, atritos de comunicação com o cliente e desequilíbrio entre as horas vendidas e trabalhadas, o que prejudica a rentabilidade.
Softwares para outsourcing reúnem ferramentas que melhoram o planejamento, controle e entrega dos serviços terceirizados, preservando a eficiência nos fluxos de trabalho e lucratividade da empresa.
Você está buscando uma solução? Esse artigo vai mostrar como escolher o melhor software para outsourcing.
O que você vai aprender?
O que é um software para outsourcing?
Um software para outsourcing possui ferramentas que ajudam na organização, operacionalização e monitoramento da prestação de serviços especializados e gestão de projetos, como consultorias, suporte de TI, desenvolvimento e implementação de software.
Ele facilita a comunicação entre a empresa de outsourcing, profissionais alocados nos serviços e clientes, garantindo a qualidade de acordo com os objetivos do contrato.
Quais são os principais benefícios do software para outsourcing?
Os principais benefícios do software para outsourcing são:
- Otimização de processos: ajuda a desenvolver e agilizar fluxos de trabalho, automatizar atividades e reduzir ineficiências;
- Alocação inteligente: facilita a visualização de disponibilidade dos recursos por competência, avaliando sobrecarga e ociosidade;
- Redução de custos: acelera a identificação de oportunidades de economia, o que contribui para reduzir gastos desnecessários;
- Maior controle: permite o monitoramento em tempo real da produtividade dos profissionais e entrega dos serviços de acordo com o contrato com o cliente;
- Escalabilidade: apoia no crescimento e expansão dos negócios de empresas de outsourcing, com flexibilidade e agilidade.
Como escolher um software para outsourcing?
Os principais requisitos que devem ser considerados essenciais em seu processo de escolha são:
Escalabilidade
Uma empresa de outsourcing visa o crescimento e expansão dos negócios. Isso significa conquistar clientes maiores, em novas regiões, com demandas mais complexas e com maior retorno financeiro.
Para isso, novas contratações e aquisições são necessárias. Um software que comporte esse crescimento é essencial, oferecendo uma estrutura adequada para que você não precise trocar de software conforme seu negócio cresce.
Flexibilidade
As operações de outsourcing são diversas e apresentam recursos, ferramentas e regras de negócio diferentes. Mesmo que um software seja robusto e consolidado no mercado, pode não atender a sua empresa por oferecer um pacote amplo de ferramentas (que para você podem não ser úteis) por uma mensalidade alta.
A flexibilidade em um software permite o ajuste de suas ferramentas para o que você realmente precisa, gerando valor real aos seus fluxos de trabalho.
Análise de dados
O acesso a relatórios e dashboards automatizados com dados em tempo real acelera a identificação de ineficiências no projeto, como atrasos, retrabalhos ou até mesmo insatisfação do cliente.
Contar com um software que permita a construção e acompanhamento da performance dos seus serviços é essencial para garantir produtividade e rentabilidade.
Colaboração
A comunicação entre profissionais de outsourcing é essencial, pois em muitos casos trabalham de forma remota. Recursos de colaboração em tempo real são fundamentais para evitar atritos de comunicação e retrabalhos.
Isso inclui a entrega e armazenamento de documentos, construção cooperativa, quadros de trabalho compartilhados e ferramentas de chat.
Rastreamento de tempo
A falta de rastreamento de tempo gera uma má alocação de recursos, com profissionais sobrecarregados ou subutilizados, atrasos em projetos e decisões baseadas em dados inadequados, além de claro, perdas financeiras.
Para evitar esses problemas é essencial que o software permita o apontamento de horas trabalhadas pelos profissionais alocados, definição de regras automatizadas para aprovação e alertas de excedências, e relatórios que facilitem o acompanhamento do esforço em horas realizado.
Automação
Automações aumentam a produtividade de diversas operações em uma consultoria, eliminando falhas humanas e reduzindo custos operacionais. Segundo a CSV Now, 53% das empresas de outsourcing já usam algum tipo de automação em seus processos.
Isso inclui RPA, machine learning e inteligência artificial para aumento de eficiência e redução de custos.
Suporte ao cliente
Um software para outsourcing robusto pode exigir um treinamento adequado para a configuração e seu uso. Nessa jornada diversas dificuldades podem surgir e é muito importante contar com um time de atendimento e suporte eficiente e proativo.
Nesse sentido, plataformas nacionais se destacam por oferecer um atendimento em português com especialistas brasileiros.
Verifique também os canais de atendimento disponíveis, como chat, telefone, e-mail e até videochamadas.
Viabilidade financeira
Mesmo que uma solução seja robusta e reconhecida no mercado, o preço pode não compensar a depender do que você realmente precisa para sua operação. É importante analisar o custo-benefício do pacote funcional de cada software.
Priorize soluções nacionais com preços em Reais (R$) para evitar problemas de flutuação do Dólar ou Euro, pois isso pode causar uma grande diferença em sua fatura mensal.
Checklist básico para escolher um software para outsourcing
Está avaliando softwares para outsourcing? Use esse checklist de requisitos:
- Possui todas as ferramentas de gestão de projetos e serviços especializados (gestão de contratos, portfólio de projetos, gráfico de gantt, apontamento de horas, alocação de recursos, status report, gestão financeira);
- Possui uma interface intuitiva, fácil de usar e em Português-BR;
- É possível acessar de forma remota, via web ou mobile;
- Possui ferramentas de colaboração (compartilhamento de documentos, comentários e notificações em tempo real);
- É possível customizar ferramentas, visões, fluxos de trabalho e relatórios de acordo com suas preferências e necessidades;
- Possui capacidade de atender sua empresa de outsourcing mesmo com um crescimento exponencial;
- Possui segurança de dados, controle de acessos e permissões de usuários, além de conformidade com LGPD;
- Oferece suporte técnico eficiente, material de treinamento e onboarding;
- Possui boas avaliações positivas em portais especializados como Capterra;
- Possui um bom custo-benefício.
Agora que você já conhece todos os critérios e requisitos essenciais para escolher o melhor software de outsourcing, confira a lista dos principais.
Quais são os melhores softwares para outsourcing em 2025?
Confira os melhores softwares para outsourcing por categoria, de acordo os desafios da sua empresa.
Softwares para gestão de projetos de serviços especializados
Ideais para empresas que prestam serviços de desenvolvimento de software, implantação e consultoria.
| Software | Diferenciais | Limitações |
| Artia | Foco em serviços e consultorias, alocação de recursos, aprovação de horas, centralização do portfólio e gestão financeira integrada. Plataforma nacional, com suporte em Português-BR e planos em Reais (R$). | Exige treinamento para uso das ferramentas avançadas |
| Asana | Interface amigável, integrações amplas, ideal para tarefas e times remotos | Pouco robusto para controle financeiro ou SLA |
| ClickUp | Personalizável, cobre tarefas, criação de documentos, rastreamento de tempo e metas | Pode ser complexo de configurar para usuários iniciais |
| Wrike | Bom para equipes mistas (internas e externas), permite controle de tempo e dashboards | Custo elevado em planos completos |
Softwares para gestão de contratos de outsourcing
Ideais para outsourcing de serviços jurídicos, RH, facilities e BPO.
| Software | Diferenciais | Limitações |
| Contractbook | Facilita a criação de contratos e automatiza o fluxo de assinaturas | Poucas funcionalidades além de contratos |
| Agiloft | Plataforma low-code para criar fluxos de gestão de contratos | Alta curva de aprendizado, exige treinamento |
| DocuSign | Integra assinatura eletrônica e gestão do ciclo de vida dos contratos | Preço elevado para pequenas empresas |
Softwares para gestão de prestação de serviços
Ideais para empresas de outsourcing que prestam serviços contínuos
| Software | Diferenciais | Limitações |
| Accelo | Integra CRM e faturamento de horas | Pouco flexível para customizar processos |
| Field Nation | Foco em serviços de campo para colaboração entre profissionais remotos | Limita-se a registro de serviços técnicos e operacionais |
| Zuper | Gestão de ordens de serviços com rastreamento de SLA e performance | Voltado a empresas de manutenção, como TI. |
Softwares para monitoramento de tempo
Ideais para empresas de outsourcing que precisam de um controle minucioso de horas de trabalho
| Software | Diferenciais | Limitações |
| Jira (com plugin Tempo) | Monitoramento de tempo por tarefa, ideal para squads terceirizados | Exige configuração inicial complexa |
| Harvest | Simples e direto para controle de tempo e cobrança de horas | Poucas funcionalidades para gestão do projeto de serviço |
Tabela comparativa dos principais softwares para outsourcing
Compare abaixo os recursos dos principais softwares para outsourcing de 2025:
| Software | Gestão de contratos | Rastreamento de tempo | Alocação de recursos | Controle financeiro | Dashboards |
| Artia | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ |
| Asana | Depende de integrações | Sim ✔ | Sim ✔ | Não ❌ | Sim ✔ |
| ClickUp | Depende de integrações | Sim ✔ | Sim ✔ | Depende de integrações | Sim ✔ |
| Accelo | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ |
| Avaza | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim |
| Wrike | Depende de integrações | Sim ✔ | Sim ✔ | Depende de integrações | Sim ✔ |
| Contractbook | Sim ✔ | Não ❌ | Não ❌ | Não ❌ | Depende de integrações |
| Agiloft | Sim ✔ | Não ❌ | Não ❌ | Sim ✔ | Sim ✔ |
| DocuSign | Sim ✔ | Não ❌ | Não ❌ | Não ❌ | Não ❌ |
| Field Nation | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Depende de integrações |
| Zuper | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ | Sim ✔ |
| Jira | Não ❌ | Sim ✔ | Depende de integrações | Não ❌ | Sim |
Artia: melhor software para outsourcing
Se você está procurando o melhor software para outsourcing, precisa conhecer o Artia. Artia é uma plataforma tudo-em-um para gestão de projetos de serviços especializados, que conta com mais de 30 ferramentas para planejamento, execução e controle de projetos.
É robusta, simples de usar, 100% brasileira, com suporte em português e planos em Reais (R$). Seu preço inicia em R$ 37,35 por usuário / mês, contando também com um plano Free.
Gestão de contratos
Defina regras por contrato, como quais horas devem ou não ser faturáveis e se as despesas dos profissionais alocados precisam de aprovação.
Portfólio de projetos
Visualize todos os projetos de serviços prestados em lista com indicadores para análise, como Desvio de Prazo, % Completo, Esforço Projetado, entre outros.
Gráfico de Gantt
Planeje e acompanhe todos os projetos em linha do tempo, com controle de responsáveis, prazos, dependências, caminhos críticos etc.
Apontamento de horas
Registre as horas gastas em cada tarefa de forma manual ou com o apoio de temporizadores, permitindo um controle preciso da produtividade.
Alocação da equipe
Verifique a relação entre capacidade e demanda dos profissionais disponíveis, considerando as suas competências e atividades previstas.
Relatório e status report
Visualize um panorama claro do andamento de cada projeto, com gráficos de atividades pendentes, burndown, curva S, entre outros.
Financeiro
Monitore a evolução financeira do projeto, com controle de orçamento VS real, lançamento de gastos e receitas, cálculo de mão de obra e identificação de centros de custos.
O Artia ajuda empresas de outsourcing a aumentarem o desempenho dos seus projetos para expandirem seus negócios. Faça um teste gratuito do Artia e entenda como pode ganhar escala, produtividade, fidelização e rentabilidade.
