WBS: entenda como e por que utilizar uma Estrutura Analítica de Projeto

Atualizado em 14/06/2024

Todo gerente de projetos sabe que, para um projeto dar certo, é necessário prestar atenção em vários detalhes e manter a harmonia entre as expectativas dos stakeholders e o que é entregue na prática. Por isso, um projeto que começa “com o pé direito” (com expectativas e escopo alinhados) tem muito mais chances de obter sucesso. Neste texto, iremos te apresentar uma ferramenta que pode auxiliar nesse alinhamento: a WBS, ou como conhecemos, Estrutura Analítica de Projeto.

O que é WBS?

WBS é a sigla para Work Breakdown Structure, que em português significa Estrutura Analítica de Projetos (EAP). Essa é uma ferramenta utilizada no gerenciamento de projetos para organizar o trabalho de um projeto de maneira simples, visual e hierárquica, a fim de que todos os stakeholders entendam o que precisa ser entregue para o sucesso do projeto.

• Para ser simples, a WBS/EAP deve ser uma referência acessível sobre o escopo do projeto — afinal, se fosse para complicar, qual seria o sentido de utilizar uma ferramenta? Nesse sentido, o ideal é evitar colocar informações demais para não prejudicar a compreensão.
• Visual porque, para ser uma ferramenta prática, os stakeholders precisam ter um vislumbre do escopo do projeto apenas olhando a WBS/EAP. Para isso, utilizam-se recursos visuais como setas e caixas para organizar visualmente cada nível de trabalho.
• Hierárquico no sentido de que a WBS divide o trabalho necessário no projeto em fases, numa abordagem que parte do mais amplo ao mais específico. Como mostramos na imagem abaixo, o primeiro nível corresponde ao nome do projeto, o segundo às fases que o constituem e o último aos pacotes de trabalho.

Algumas pessoas confundem o conceito de WBS com o de cronograma do projeto. Porém, é importante destacar que, enquanto o cronograma descreve o trabalho do projeto até o nível operacional, em atividades escaláveis, a WBS não chega ao mesmo nível de detalhe, pois ela vai apenas até o nível de pacotes de trabalho. Afinal, seu objetivo não é documentar as atividades e recursos do projeto, e sim demonstrar como o projeto será desenvolvido.

Falando em objetivo, a seguir vamos entender melhor para que serve a WBS. Acompanhe!

Para que serve a WBS?

Resumidamente, a WBS tem como objetivo orientar o planejamento do projeto, facilitar o entendimento dos responsáveis por cada etapa, servir como ponto de partida para a construção do cronograma e também favorecer a identificação dos riscos do projeto.

A seguir explicamos em maior detalhe as finalidades da WBS:

Orientar o planejamento de um projeto desconhecido

Papel e caneta (ou, em alguns casos, um software de gerenciamento de projetos) têm o poder de organizar ideias e clarear o entendimento sobre o desenvolvimento do projeto.

Para construir uma WBS, o gerente de projetos precisa coletar informações do projeto com os stakeholders e organizá-las de maneira hierárquica, o que implica que ele entenda as relações entre todas as fases e entregas do projeto. Assim, vai-se entendendo melhor o que será desenvolvido à medida que a WBS é construída.

Facilitar o entendimento dos responsáveis por cada etapa do projeto

Como a WBS organiza o fluxo de trabalho do projeto como um todo, a visualização das etapas e das responsabilidades de cada equipe envolvida fica mais visível. Assim, cada responsável pode identificar de maneira rápida e visual em qual parte do projeto deve atuar e se organizar para isso.

Servir de ponto de partida para a construção do cronograma

O cronograma do projeto é uma das partes mais difíceis de construir, e também uma das que mais sofre alterações ao longo da execução. Para facilitar a criação do cronograma e aumentar a sua precisão, a WBS é uma ótima alternativa.

Isso porque, ao descrever como o projeto deve ser realizado num documento único e dividir o esforço em pacotes de trabalho, no momento de construção do cronograma o gerente de projetos só precisa decompor os pacotes em atividades menores e atribuir prazos e responsáveis.

Favorecer a identificação e o controle dos riscos

Um bom planejamento permite identificar riscos futuros e preparar-se para contorná-los caso eles se confirmem. Afinal, conhecendo todas as partes do projeto, o gerente tem visão abrangente de tudo que pode dar certo e errado.

Ao construir a WBS da construção de um edifício, por exemplo, o Gerente do Projeto irá perceber que várias etapas dependem das anteriores para poderem iniciar: não é possível começar a levantar as paredes sem que a fundação esteja concluída.

Prevendo que possam haver atrasos nessas etapas, o GP pode, então, se prevenir quanto aos riscos (condições climáticas adversas, atrasos na entrega de materiais ou máquinas etc.) e garantir que o que foi previsto na WBS se efetive na prática.

Todos esses benefícios tornam a criação de uma WBS um passo essencial no gerenciamento de projetos. Acompanhe o tópico abaixo e saiba como construí-la do jeito certo.

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Como fazer uma WBS em 4 passos

Como você provavelmente já sabe, a WBS/EAP deve ser feita na etapa de planejamento do projeto, de modo a detalhar a descrição do escopo. A seguir, vamos te explicar como fazer isso passo a passo.

1. Coletar os requisitos

O primeiro passo para construir a sua EAP é investir um bom tempo na coleta dos requisitos do projeto. Isso pois é somente a partir dos requisitos que se pode planejar um projeto que solucione as dores do cliente.

Porém, como mapear os requisitos pode ser um processo complexo (já que muitas vezes os clientes ainda não têm conhecimento do que precisam), é necessário que o gerente de projetos saiba como conduzir entrevistas individuais e coletivas e entender as necessidades do negócio e os objetivos estratégicos.

Por exemplo: quando um arquiteto vai iniciar um projeto, o primeiro passo é sempre conversar com os clientes para entender quais são as necessidades que o empreendimento terá que suprir. Se for o caso de uma família construindo uma casa, por exemplo, o arquiteto deve perguntar o número de quartos, a quantidade de banheiros, como a família espera que sejam os espaços de convivência, etc.

2. Construir o Termo de Abertura do Projeto

Com os requisitos do projeto em mãos, é necessário construir um documento que oficialize o início do projeto: o Termo de Abertura do Projeto (também conhecido como TAP, ou Project Charter). Nesse documento, reúnem-se informações importantes como:

• Título do projeto;
• Gerente de projeto responsável;
• Justificativa do projeto;
• Objetivos e metas do projeto;
• Descrição do projeto;
• Premissas do projeto;
• Restrições do projeto;
• Principais stakeholders do projeto;
• Riscos do projeto;
• Marcos do projeto;
• Custo e prazo estimados.

A partir destes detalhes, o gerente de projetos pode ter uma noção do que tem que ser desenvolvido no projeto (e também do que não deve ser feito) e ser mais assertivo na criação da EAP.

3. Estruturar a WBS

Como comentamos anteriormente, há formas diferentes de estruturar uma EAP: por fases, por entregas e por equipes. A seguir, vamos falar mais detalhadamente sobre cada uma delas.

WBS por fases

A WBS por fases é a forma mais comum de se organizar o escopo do projeto, pois é uma forma simples de organização que facilita o entendimento de todos os stakeholders.

Nesse modelo, divide-se o projeto em fases, e cada fase é dividida em sub-fases, que por sua vez são decompostas em pacotes de trabalho. Sabe quando você clica em uma pasta e ela contém outras sub-pastas dentro dela? É mais ou menos a mesma lógica. Neste exemplo abaixo, a WBS está organizada por fases:

WBS por entregas

A divisão da WBS por entregas é um pouco diferente da WBS por fases, pois não segue uma ordem cronológica para descrever o trabalho do projeto. Apesar disso, a visão por entregas ainda é muito utilizada por facilitar a visualização dos tipos de entregas e, por consequência, de quais equipes deverão atuar em cada momento.

Nesse exemplo de projeto de construção de uma piscina, você pode entender melhor do que estamos falando:

As fases 1.0, 2.0, 3.0 e 4.0 não estão necessariamente em ordem, mas mesmo assim representam as entregas mais importantes do projeto. Cada uma delas está dividida em sub-entregas, que correspondem a ações concretas e fáceis de visualizar.

Isso facilita, inclusive, a percepção de riscos técnicos e a identificação de possíveis melhorias, pois quando se visualiza as entregas num plano macro, as relações de sentido entre elas ficam mais perceptíveis.

WBS por equipes

Por último, mas não menos importante, temos a organização da EAP por equipes. Não é sempre que se vê EAP como essas, provavelmente porque ela se destina a tipos específicos de projetos. Quando um projeto exige a mobilização de várias equipes com responsabilidades diferentes, como é o caso de uma mudança de escritório, por exemplo, essa estrutura de organização é mais efetiva.

Neste exemplo, cada equipe tem funções específicas que não interagem com outras e, por isso, é possível separá-las em fluxos distintos.

Por outro lado, projetos de desenvolvimento de software, que envolvem poucas equipes (como o time de desenvolvimento, o de teste e, em alguns casos, o de design) não têm a necessidade de descrever o trabalho utilizando a WBS por equipes. Além disso, grande parte das entregas desse tipo de projeto se sobrepõem e interagem entre si, tornando difícil segmentá-las entre as equipes.

Sugerimos que você analise os três tipos de estrutura que apresentamos e pondere sobre qual se encaixa melhor com o seu projeto. Tendo um modelo definido, não há mistério: basta reunir-se com os principais stakeholders e detalhar o escopo do projeto de maneira hierárquica, partindo do primeiro nível e chegando até os pacotes de trabalho.

É importante destacar também que você não deve incluir detalhes demais e nem de menos, mantendo os pacotes dentro da regra dos 8 ou 80. Segundo essa regra, você não deve incluir na WBS pacotes de trabalho que durem menos de 8 horas ou mais de 80.

4. Validar com os stakeholders

A última etapa do nosso passo a passo é a de validação da WBS que acabou de ser construída. Aqui, é importante mostrá-la a todos os envolvidos do projeto (stakeholders) para certificar-se de que o planejamento está adequado com as expectativas dos clientes e com a capacidade das equipes envolvidas.

Para operacionalizar esta etapa, uma alternativa é contar com uma ferramenta online de gerenciamento de projetos. Dessa forma, além de facilitar a construção da WBS, ainda é possível compartilhar o acesso a ela entre todos os integrantes da equipe e permitir que eles façam as alterações que julgam necessárias.

Algumas pessoas acabam confundindo o conceito da WBS com o da PBS, que é uma outra ferramenta utilizada no planejamento de projetos. Você sabe qual é a diferença entre as duas?

Diferença entre WBS (Work Breakdown Structure) e PBS (Product Breakdown Structure)

Enquanto a WBS é uma ferramenta presente no PMBOK®, a PBS está presente no PRINCE2, outro guia de gerenciamento de projetos.

A diferença entre as duas é que, apesar de ambas se basearem em uma estrutura hierárquica, a PBS preocupa-se mais com a descrição dos produtos que o projeto deve gerar, e a WBS com as ações que devem ser realizadas para criar esses produtos. Em outras palavras, a PBS se preocupa com o quê, e a WBS com o como.

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